Zaawansowany podpis elektroniczny (AdES), jego różnica wobec kwalifikowanego i podpis umowy bez certyfikatu

Zaawansowany podpis elektroniczny to podpis spełniający cztery wymogi z art. 26 rozporządzenia eIDAS. Definicja jest wyjątkowo krótka i cała mieści się w odesłaniu. Art. 3 pkt 11 eIDAS stanowi:

„zaawansowany podpis elektroniczny” oznacza podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26

A art. 26 wylicza te wymogi:

a) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu; b) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego; c) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą; oraz d) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Zwróć uwagę, czego w tej definicji nie ma. Nie ma dostawcy, nie ma certyfikatu, nie ma nadzoru, nie ma formatu pliku i nie ma ceny. AdES to zbiór cech, a nie produkt na półce. Dlatego dwa rozwiązania sprzedawane pod tą samą nazwą mogą się różnić wszystkim poza tymi czterema punktami, i dlatego nikt nie wystawia zaświadczenia, że dany podpis „jest zaawansowany”.

Podpis kwalifikowany to podpis zaawansowany plus dwa dodatkowe elementy. Art. 3 pkt 12 eIDAS stanowi:

„kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego

Czyli każdy podpis kwalifikowany jest zaawansowany, ale nie odwrotnie. Te dwa dodatki, kwalifikowane urządzenie i kwalifikowany certyfikat od dostawcy z krajowej listy zaufanej, kosztują i wymagają weryfikacji tożsamości u dostawcy. W zamian dają jedną rzecz, której żaden inny podpis nie daje:

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

To art. 25 ust. 2 eIDAS. Cały ustęp 1 tego samego artykułu chroni natomiast wszystkie pozostałe podpisy:

Podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Podsumowując: zaawansowany podpis elektroniczny jest ważny i jest dowodem, ale nie jest podpisem własnoręcznym. Dokładnie to samo można powiedzieć o zwykłym podpisie elektronicznym. Stąd bierze się najważniejszy praktyczny wniosek na tej stronie.

Zapytanie „kwalifikowany a zaawansowany podpis elektroniczny” sprowadza się do jednego pytania: czy dopłata do poziomu zaawansowanego kupuje inny skutek prawny. W polskim prawie cywilnym nie kupuje. Zarówno zwykły podpis elektroniczny (SES), jak i zaawansowany (AdES) zachowują formę dokumentową z art. 77(2) Kodeksu cywilnego. Dopiero podpis kwalifikowany (QES) jest na mocy art. 78(1) § 2 KC równoważny z formą pisemną.

Różnica między AdES a QES nie polega więc na sile technicznej, tylko na tym, kto firmuje certyfikat. Podpis kwalifikowany wymaga certyfikatu wydanego przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania wpisanego do rejestru NCCert i kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. AdES może spełniać wszystkie wymagania art. 26 eIDAS i nadal nie być kwalifikowany, bo brakuje mu tego jednego elementu.

Praktyczna konsekwencja przy zakupie: jeżeli Twoja czynność wymaga formy pisemnej, AdES jej nie zachowa i trzeba sięgnąć po QES. Jeżeli nie wymaga, AdES nie daje Ci nic ponad to, co masz już przy zwykłym podpisie elektronicznym ze śladem audytowym.

Kodeks cywilny nie odwołuje się do stopni podpisu z eIDAS. Odwołuje się do form czynności prawnej. Formę dokumentową opisuje art. 77(2) KC:

„Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Ten przepis nie wymaga żadnego podpisu. Wystarczy dokument i możliwość ustalenia, kto się pod nim wypowiedział. Spełnia go mail z firmowej skrzynki, SMS, zwykły podpis elektroniczny i podpis zaawansowany. Wszystkie lądują w tym samym miejscu.

Drugą stronę granicy wyznacza art. 78(1) § 1 KC:

„Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

oraz § 2 tego artykułu: „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”. Przepis wymienia z nazwy kwalifikowany podpis elektroniczny i nikogo innego.

Wynik jest zerojedynkowy. Po jednej stronie tej granicy leżą razem SES i AdES, obydwa dające formę dokumentową. Po drugiej stronie stoi sam QES, dający formę pisemną. Nie istnieje w Kodeksie cywilnym stopień pośredni, do którego pasowałby podpis zaawansowany. Jeśli więc kontrahent żąda AdES „dla bezpieczeństwa prawnego”, żąda czegoś, co pod względem formy niczego nie zmienia.

Praktyczny wniosek dla firmy: różnica między zwykłym a zaawansowanym podpisem jest różnicą dowodową (jak mocno umiesz udowodnić, kto podpisał), a nie różnicą formalną. A dowody da się budować także wokół zwykłego podpisu: znacznikiem czasu, adresem IP, kodem SMS, skrótem pliku i śladem audytowym. Piszemy o tym szerzej przy umowie podpisanej elektronicznie.

Zamieszanie wokół tego pojęcia bierze się stąd, że jedno określenie obsługuje trzy różne byty. Firma słyszy jedno słowo i zakłada, że rozmawia o jednej rzeczy.

• AdES w rozumieniu eIDAS. Podstawa: art. 3 pkt 11 i art. 26 eIDAS. Nie jest podpisem kwalifikowanym. W Kodeksie cywilnym daje formę dokumentową.
• Podpis osobisty z e-dowodu. Podstawa: art. 2 pkt 9 ustawy o dowodach osobistych, która nazywa go wprost zaawansowanym podpisem elektronicznym. Nie jest podpisem kwalifikowanym. W umowie z firmą daje formę dokumentową.
• AdES oparty na kwalifikowanym certyfikacie. Podstawa: art. 27 eIDAS. Osobna kategoria między AdES a QES, nadal nie jest podpisem kwalifikowanym. W Kodeksie cywilnym daje formę dokumentową.
• Poziom AdES w podpiszmy.pl. Podstawa: art. 26 eIDAS, spełniony przez kod SMS albo weryfikację tożsamości każdego podpisującego i kryptograficzny podpis PAdES. Nie jest podpisem kwalifikowanym, bo certyfikat platformy nie jest kwalifikowany. W Kodeksie cywilnym daje formę dokumentową.

Najciekawszy jest wiersz środkowy, bo dotyczy dokumentu, który ma w portfelu kilkanaście milionów Polaków. Ustawa o dowodach osobistych definiuje podpis osobisty w art. 2 pkt 9 jako „zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (...), weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego”. To ustawowe potwierdzenie, że podpis osobisty jest AdES, a nie QES, mimo że gov.pl pisze o nim, że „wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny”. Kluczowe są tam trzy słowa: dla podmiotu publicznego. Rozwijamy to w tekście podpis osobisty a podpis kwalifikowany.

Wiersz trzeci to kategoria, którą tworzy art. 27 eIDAS, mówiąc o państwie członkowskim, które „wymaga zaawansowanego podpisu elektronicznego opartego na kwalifikowanym certyfikacie do skorzystania z usługi online oferowanej przez podmiot sektora publicznego”. To realny, pośredni poziom między AdES a QES: certyfikat jest kwalifikowany, ale urządzenie do składania podpisu już nie. Dlatego taki podpis nadal nie jest kwalifikowany w rozumieniu art. 3 pkt 12.

Skoro Kodeks cywilny go nie zna, warto wiedzieć, gdzie AdES pojawia się naprawdę. Są to przepisy szczególne, i prawie zawsze chodzi w nich o podpis osobisty z e-dowodu, bo to jedyny powszechnie dostępny w Polsce podpis zaawansowany.

• Zamówienia publiczne poniżej progów unijnych. Art. 63 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych dopuszcza w takich postępowaniach ofertę podpisaną podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Powyżej progów unijnych (art. 63 ust. 1) zostaje wyłącznie podpis kwalifikowany.
• Sprawozdanie finansowe. Art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości dopuszcza wyłącznie trzy podpisy: kwalifikowany, zaufany i osobisty. Zwykły podpis elektroniczny nie jest na tej liście, więc e-sprawozdania u nas nie podpiszesz i nigdy tego nie sugerujemy.
• Usługi online podmiotów publicznych. To obszar art. 27 eIDAS: jeśli państwo wymaga podpisu zaawansowanego do usługi online sektora publicznego, musi uznawać zaawansowane podpisy w formatach wskazanych w aktach wykonawczych.

Wspólny mianownik jest wyraźny: podpis zaawansowany bywa wymagany w relacji z państwem, a nie w umowie między dwiema firmami. W obrocie gospodarczym o formie decyduje Kodeks cywilny, a ten stopnia „zaawansowany” w ogóle nie używa.

Nie, i to jest najczęstszy błąd w tej okolicy. Zależność jest jednokierunkowa: każdy podpis kwalifikowany jest z definicji zaawansowany (art. 3 pkt 12 eIDAS zaczyna się od słów „zaawansowany podpis elektroniczny, który...”), ale ogromna większość podpisów zaawansowanych nigdy kwalifikowana nie będzie. Brakuje im kwalifikowanego urządzenia, kwalifikowanego certyfikatu albo obu naraz. W potocznym języku wszystkie takie podpisy wrzuca się do jednego worka i nazywa podpisem niekwalifikowanym, choć kryją się pod tym dwa różne poziomy z eIDAS.

Praktyczny test, który zajmuje minutę. Otwórz podpisany plik i sprawdź, kto wystawił certyfikat. Jeżeli wystawca figuruje na polskiej liście zaufanej prowadzonej przez NCCert, masz do czynienia z podpisem kwalifikowanym. Jeżeli nie figuruje, podpis może być zaawansowany, ale kwalifikowany nie jest, niezależnie od tego, co obiecywała oferta. Krok po kroku opisujemy to w poradniku jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

Uwaga na pułapkę odwrotną: ostrzeżenie Adobe Readera „podpis nie został zweryfikowany” niczego o statusie podpisu nie przesądza, bo Reader sprawdza listę AATL firmy Adobe i okresowo pobieraną kopię unijnych list zaufanych, więc ostrzeżenie pojawia się też przy nieaktualnych listach albo nieudanym sprawdzeniu unieważnienia certyfikatu.

Włącz przy każdym podpisującym kod SMS albo weryfikację tożsamości, a dokument zostanie zamknięty na poziomie AdES. Warunek jest jeden i twardy: kod SMS albo weryfikacja tożsamości musi objąć każdą osobę, która złożyła podpis. Jeśli choć jedna podpisze samym linkiem z maila, cały dokument zostaje na poziomie zwykłego podpisu elektronicznego (SES). Ustawienie działa osobno dla każdej osoby, więc możesz wymagać kodu od klienta, a od własnego wspólnika nie, tylko wtedy poziomem całego pliku jest SES.

Równolegle warto ustalić źródło wymogu, bo czasem okaże się, że nie trzeba było nic zmieniać. Zadaj jedno pytanie: na jaki przepis się Państwo powołują?

Scenariusz 1: wymóg wynika z przepisu szczególnego. Zdarza się w zamówieniach publicznych i sprawozdawczości. Tam lista dopuszczalnych podpisów jest zamknięta i zwykle kończy się na podpisie kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Wtedy nie jesteśmy właściwym narzędziem i mówimy to wprost.

Scenariusz 2: wymóg wynika z klauzuli w umowie. Najczęstszy przypadek w B2B. Art. 76 KC pozwala stronom zastrzec formę szczególną, ale zdanie drugie tego przepisu zmienia obraz: jeżeli strony zastrzegły formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną „nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych”. Przy umowie między przedsiębiorcami dochodzi art. 74 § 4 KC, który wyłącza stosowanie przepisów o skutkach niezachowania formy dowodowej. Mimo to podpis na poziomie AdES zamyka dyskusję, więc zwykle szybciej jest włączyć kod SMS niż negocjować klauzulę.

Scenariusz 3: wymóg jest polityką wewnętrzną drugiej strony. Tu liczy się materiał dowodowy. Karta Podpisów w finalnym PDF nazywa poziom podpisu, wymienia użyte metody identyfikacji, podaje znacznik czasu, adres IP i skrót SHA-256 pliku, a nota prawna powołuje art. 26 eIDAS. Działowi compliance zwykle wystarcza właśnie ten dokument, bo można go podpiąć do akt sprawy.

Art. 26 nie wymienia żadnej technologii. Poniżej wprost, czym odpowiadamy na każdy z czterech warunków i gdzie kończy się to, co dostajesz.

• Lit. a, unikalne przyporządkowanie podpisującemu. Każdy sygnatariusz dostaje własny, jednorazowy token podpisu przypisany do jego adresu e-mail, a przy kodzie SMS także do konkretnego numeru telefonu. Link służy jednej osobie, a każde jego otwarcie i podpis zapisują się w śladzie audytowym z adresem IP i czasem.
• Lit. b, możliwość ustalenia tożsamości. To ten warunek, który przesądza. Służy mu jednorazowy kod SMS wysyłany na numer podany przez nadawcę, który wiąże podpis z tym numerem telefonu, albo weryfikacja tożsamości ze zdjęciem dowodu, paszportu, karty pobytu lub prawa jazdy i zdjęciem twarzy, z porównaniem imienia i nazwiska. Samą tożsamość osoby potwierdza dopiero weryfikacja dokumentem, dlatego przy ważnych umowach wybierz ją zamiast samego kodu.
• Lit. c, wyłączna kontrola nad danymi podpisu. Dane służące do złożenia podpisu to jednorazowy token w linku oraz kod przychodzący na telefon podpisującego. Każde użycie zapisuje się w śladzie audytowym z adresem IP i czasem.
• Lit. d, wykrywalność późniejszej zmiany. Finalny PDF dostaje kryptograficzny podpis PAdES (adbe.pkcs7.detached) certyfikatem platformy. Każda zmiana pliku po podpisaniu jest wykrywalna przez walidatory PDF, a niezależnie od tego skrót SHA-256 dokumentu sprawdzisz w naszym walidatorze podpisanych dokumentów, bez zakładania konta.

Gdzie kończy się to, co dostajesz, powiedziane wprost. Certyfikat platformy pochodzi z naszego wewnętrznego urzędu certyfikacji i nie jest certyfikatem kwalifikowanym. Nie jesteśmy kwalifikowanym dostawcą usług zaufania, nie wystawiamy certyfikatów użytkownikom, nie składamy podpisu kwalifikowanego (QES), nie stawiamy kwalifikowanego znacznika czasu ani pieczęci. Nikt zresztą zgodności z art. 26 urzędowo nie potwierdza: nie istnieje lista zaufana podpisów zaawansowanych, a w sporze ocenia to sąd.

Nie podpiszesz u nas: umowy o pracę (art. 29 § 2 i art. 30 § 3 Kodeksu pracy prowadzą do formy pisemnej), sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości), przeniesienia autorskich praw majątkowych i licencji wyłącznej, przejęcia długu i poręczenia (art. 522 i art. 876 § 2 KC), pełnomocnictwa ogólnego (art. 99 § 2 KC) ani niczego, co wymaga aktu notarialnego. Mapę tego, co wolno, trzymamy na stronie rodzaje podpisów elektronicznych.

Podpiszesz natomiast wszystko, gdzie wystarcza forma dokumentowa albo swoboda formy, czyli zdecydowaną większość codziennego obrotu B2B: umowy B2B, zlecenia, NDA, zamówienia, aneksy bez formy szczególnej, umowy pożyczki i umowy leasingu.

U nas AdES nie jest osobną pozycją na fakturze. Płacisz za plan, a nie za podpis: Business to 24 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (288 zł netto za rok) albo 49 zł netto przy rozliczeniu miesięcznym, Team 74 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym (888 zł netto za rok) dla pięcioosobowego zespołu. Do tych kwot doliczamy 23% VAT, więc Business kosztuje brutto 29,52 zł albo 60,27 zł miesięcznie. Kod SMS i weryfikacja tożsamości, czyli dokładnie to, co podnosi dokument na poziom AdES, są w każdym planie płatnym bez dopłaty. Na start jest darmowe demo na 3 dokumenty, jednorazowo, bez karty płatniczej.

Rynek rozlicza to inaczej i dlatego porównanie bywa mylące. Dwa polskie punkty odniesienia, ceny sprawdzone u źródła 23 września 2026 roku:

• SIGNIUS sprzedaje podpis zaawansowany za sztukę. Subskrypcja odnawiana co 30 dni: 10 podpisów 16 zł, 50 podpisów 33 zł, 100 podpisów 59 zł. Pakiety jednorazowe: 10 za 19 zł, 30 za 39 zł, 120 za 119 zł, 600 za 229 zł, 1200 za 419 zł. Ceny brutto, pierwsze 10 podpisów zaawansowanych za darmo. Szczegóły rozbieramy na stronie SIGNIUS cennik.
• Autenti w planach PRO (139 zł netto miesięcznie) i PREMIUM (199 zł netto miesięcznie) przy pozycji „zaawansowany e-podpis (AES) dla nadawcy i odbiorcy” odsyła do kontaktu ze sprzedawcą. Konkretna liczba pojawia się dopiero w planie CORPORATE, wycenianym indywidualnie. Porównanie planów mamy na stronie Autenti cennik i alternatywa.

Praktyczny wniosek: przy kilku podpisach miesięcznie model za sztukę wychodzi taniej, a od około 50 podpisów miesięcznie koszt jest zbliżony (33 zł brutto w SIGNIUS wobec 29,52 zł brutto za Business w rozliczeniu rocznym). Abonament wybiera się też dla reszty: bez limitu dokumentów, wielu sygnatariuszy z kolejnością podpisywania, ślad audytowy z Kartą Podpisów, kod SMS bez dopłat i ta sama cena niezależnie od miesiąca. Pełne zestawienie kosztów różnych rodzajów podpisu trzymamy na stronie ile kosztuje podpis elektroniczny.