Podpis osobisty a podpis kwalifikowany: to nie jest to samo

Krótka odpowiedź: nie, podpis osobisty nie jest podpisem kwalifikowanym. Art. 2 pkt 9 ustawy o dowodach osobistych definiuje go jako zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia eIDAS. Podpis własnoręczny zastępuje wyłącznie w relacji z podmiotem publicznym. W umowie z firmą daje formę dokumentową, czyli ten sam poziom co zwykły podpis elektroniczny.

To rozróżnienie wygląda na akademickie do momentu, w którym ktoś podpisze podpisem osobistym dokument wymagający formy pisemnej. Wtedy przestaje być akademickie i robi się kosztowne. Poniżej rozkładamy trzy rzeczy, które w tym temacie najczęściej się zlewają: co mówi ustawa, co mówi gov.pl, i co z tego wynika dla umowy między dwiema firmami.

Podpis osobisty co to jest, według ustawy

Definicja jest w ustawie z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych i brzmi dosłownie tak:

„podpis osobisty” to, cytując przepis, „zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego”

Ustawodawca nie zostawił tu miejsca na interpretację. Nie napisał „podpis zbliżony do kwalifikowanego” ani „podpis o skutkach podpisu kwalifikowanego”. Odesłał wprost do art. 3 pkt 11 eIDAS, czyli do definicji podpisu zaawansowanego. Podpis kwalifikowany ma w eIDAS własną definicję, w punkcie 12, i wymaga dwóch rzeczy, których w e-dowodzie nie ma: kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu oraz kwalifikowanego certyfikatu wystawionego przez dostawcę z krajowej listy zaufanej.

Certyfikat podpisu osobistego wystawia natomiast minister właściwy do spraw informatyzacji w ramach systemu dowodów osobistych. To dobry, państwowy certyfikat, tylko po prostu nie kwalifikowany w rozumieniu eIDAS. Jak działa cała ta drabinka trzech stopni, opisujemy szczegółowo przy zaawansowanym podpisie elektronicznym.

Skąd wzięło się przekonanie, że podpis osobisty zastępuje podpis odręczny

Z oficjalnej strony gov.pl, i to nie jest niczyj wymysł. Portal e-dowód pisze:

„Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny.”

Zdanie jest prawdziwe, tylko czytane bywa o trzy słowa za krótko. Kluczowe jest „dla podmiotu publicznego”. Równoważność jest przypisana do adresata oświadczenia, a nie do samego podpisu. Wobec urzędu, ZUS-u, gminy czy sądu w sprawach, gdzie przepis to przewiduje, podpis osobisty działa jak podpis odręczny. Wobec spółki z o.o., z którą negocjujesz umowę, ta reguła po prostu nie ma zastosowania, bo spółka nie jest podmiotem publicznym.

Ten sam portal dodaje drugie zdanie, które w podsumowaniach ginie jeszcze częściej:

„Podpis osobisty może być wykorzystywany również w kontaktach z podmiotami innymi niż publiczne, ale tylko jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.”

Czyli w obrocie prywatnym podpis osobisty w ogóle nie działa z automatu. Trzeba się na niego umówić. A nawet gdy obie strony się umówią, sama zgoda nie podnosi go do rangi podpisu kwalifikowanego, bo strony nie mogą umową zmienić tego, co o skutkach podpisu mówi eIDAS i Kodeks cywilny.

Podpis osobisty a forma pisemna: co daje w Kodeksie cywilnym

Tu jest sedno sprawy dla każdego, kto podpisuje umowy. Kodeks cywilny wiąże formę pisemną z jednym konkretnym podpisem. Art. 78(1) § 1 KC:

„Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

a § 2 dodaje, że oświadczenie złożone w formie elektronicznej „jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”. Przepis wymienia z nazwy podpis kwalifikowany. Podpisu zaawansowanego, a więc i podpisu osobistego, nie ma tam ani w domyśle, ani przez analogię.

Podpis osobisty ląduje więc w formie dokumentowej, opisanej w art. 77(2) KC: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Ten przepis nie wymaga żadnego podpisu, więc podpis osobisty spełnia go z ogromnym zapasem. Ale spełnia dokładnie ten sam próg, co zwykły podpis elektroniczny i co mail z firmowej skrzynki. Więcej o samej formie piszemy w tekście forma dokumentowa: co to jest.

Podpis osobisty a podpis zaufany: czym się różnią

Oba są państwowe, oba są darmowe i oba nie są kwalifikowane, więc bywają mylone. Różnic jest kilka i są konkretne.

Podpis osobisty mieszka w warstwie elektronicznej e-dowodu. Żeby go mieć, trzeba zaznaczyć zgodę we wniosku o nowy dowód osobisty, bo certyfikat nie trafia tam z urzędu. Podpis zaufany działa przez profil zaufany, który zakłada się online, najczęściej przez bankowość elektroniczną, i nie wymaga żadnego dokumentu z warstwą elektroniczną.

Ważniejsza jest jednak różnica w klasyfikacji. Podpis osobisty ma ustawową kwalifikację jako AdES. Podpis zaufany takiej kwalifikacji nie ma: to krajowy instrument, którego przepisy szczególne wymieniają z nazwy tam, gdzie jest dopuszczony. W praktyce oznacza to, że przepis mówiący „podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty” trzeba czytać dosłownie, bo żaden z tych trzech nie zastępuje pozostałych. Rozwijamy ten wątek w artykule podpis elektroniczny a profil zaufany.

Gdzie podpis osobisty realnie wystarcza

Jest kilka miejsc, w których polskie przepisy dopuszczają go wprost, i warto je znać, bo bywa najtańszą drogą do celu.

• Zamówienia publiczne poniżej progów unijnych. Art. 63 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych dopuszcza w takich postępowaniach ofertę podpisaną podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Powyżej progów unijnych, na mocy ust. 1, zostaje wyłącznie kwalifikowany.
• Sprawozdanie finansowe. Art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości dopuszcza dokładnie trzy podpisy: kwalifikowany, zaufany i osobisty. Zwykły podpis elektroniczny nie jest na tej liście. Piszemy o tym w tekście o tym, kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe.
• Poświadczanie odpisów w postępowaniu administracyjnym. Art. 76a § 2a KPA pozwala poświadczyć odpis elektroniczny podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

Wspólna cecha tych trzech przypadków rzuca się w oczy: za każdym razem po drugiej stronie stoi państwo. W umowie między dwoma przedsiębiorcami żaden przepis podpisu osobistego nie wymienia, bo w obrocie cywilnym liczy się forma czynności, a nie nazwa narzędzia.

Czego podpisem osobistym nie podpiszesz

Wszystkiego, co wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności albo formy szczególnej. Skoro podpis osobisty nie jest kwalifikowany, nie daje formy pisemnej w rozumieniu art. 78(1) KC, więc odpadają między innymi:

• umowa o pracę i wypowiedzenie umowy o pracę (art. 29 § 2 i art. 30 § 3 KP prowadzą do pisma);
• przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencja wyłączna;
• umowa o przejęcie długu i zgoda wierzyciela na przejęcie długu (art. 522 KC, pod nieważnością na piśmie);
• poręczenie, w części dotyczącej oświadczenia poręczyciela (art. 876 § 2 KC);
• pełnomocnictwo ogólne (art. 99 § 2 KC);
• wszystko, co wymaga aktu notarialnego, w tym umowa przenosząca własność nieruchomości (art. 158 KC).

Ta lista ma jedną praktyczną konsekwencję dla firm, które kompletują dokumenty nowych osób. Jeżeli w Twoim procesie rekrutacyjnym kandydat na etacie i współpracownik B2B dostają ten sam pakiet do podpisu, to dwa różne reżimy formy jadą jedną ścieżką i prędzej czy później coś się rozjedzie. Warto rozdzielić je już na poziomie systemu, w którym prowadzisz rekrutację i zbierasz dokumenty kandydatów, a nie dopiero w chwili wysyłania pliku do podpisu: umowa o pracę idzie na papier albo pod podpis kwalifikowany, a umowa B2B, zlecenie i NDA spokojnie zamykają się elektronicznie.

Czy podpis osobisty można podrobić albo zakwestionować

Podrobić jest bardzo trudno, bo klucz prywatny nie opuszcza warstwy elektronicznej dowodu i jest chroniony kodem PIN. Zakwestionować w sądzie natomiast można, i tu leży prawdziwa różnica względem podpisu kwalifikowanego.

Przy podpisie kwalifikowanym działa domniemanie płynące z art. 25 ust. 2 eIDAS w połączeniu z art. 245 KPC: dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie. Przy podpisie osobistym w umowie z firmą nie ma formy pisemnej, więc nie ma i tego domniemania. Podpis nadal jest pełnoprawnym dowodem, bo chroni go art. 25 ust. 1 eIDAS, tylko jego moc ocenia sąd swobodnie, razem z resztą materiału.

W praktyce oznacza to, że przy podpisie osobistym, podobnie jak przy zwykłym podpisie elektronicznym, warto zadbać o obudowę dowodową: znacznik czasu, ślad audytowy, historię korespondencji, potwierdzenie odbioru. O tym, jak taki materiał wygląda i co realnie waży w sporze, piszemy przy śladzie audytowym podpisu elektronicznego.

Czy warto mieć podpis osobisty w dowodzie

Dla osoby prywatnej: raczej tak, bo nic nie kosztuje, a bywa przydatny w sprawach urzędowych. Trzeba tylko pamiętać, żeby zaznaczyć zgodę we wniosku o dowód, bo certyfikat podpisu osobistego nie znajdzie się w dokumencie automatycznie, a po odbiorze dowodu nie da się tego dograć.

Dla firmy, która chce zbierać podpisy od kontrahentów: nie jest to droga, na której warto budować proces. Podpis osobisty ma po drugiej stronie wymóg, którego nie kontrolujesz, czyli posiadanie e-dowodu z aktywną warstwą elektroniczną, pamiętanie kodu PIN i możliwość odczytu dokumentu. Statystycznie kończy się to porzuceniem podpisywania w połowie, a formalnie i tak lądujesz w formie dokumentowej, czyli tam, gdzie dojdziesz zwykłym podpisem elektronicznym w przeglądarce, bez żadnego sprzętu po stronie drugiej osoby.

Czym się różni podpis osobisty od kwalifikowanego

Podpis osobisty i podpis kwalifikowany różnią się poziomem w hierarchii eIDAS oraz zakresem, w jakim zastępują podpis własnoręczny. Podpis osobisty jest podpisem zaawansowanym (AdES) i zastępuje podpis odręczny wobec podmiotu publicznego, a wobec firmy tylko wtedy, gdy obie strony się na to zgodzą. Podpis kwalifikowany (QES) zastępuje podpis odręczny zawsze i wobec każdego, bo tak stanowi art. 78(1) § 2 Kodeksu cywilnego. To jest cała różnica, reszta z niej wynika.

Odpowiedź na pytanie, czy podpis osobisty jest podpisem kwalifikowanym, brzmi więc: nie jest. Ustawa o dowodach osobistych nazywa go wprost zaawansowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem podpisu osobistego, a poziom kwalifikowany wymaga certyfikatu od dostawcy z listy zaufania i urządzenia spełniającego wymagania eIDAS. E-dowód takiego statusu nie ma.

W praktyce ta jedna linijka o zgodzie obu stron przesądza o wszystkim. Kontrahent nie ma obowiązku uznać twojego podpisu osobistego i najczęściej nie ma nawet narzędzia, żeby go zweryfikować. Dlatego do umów handlowych firmy nie używają ani podpisu osobistego, ani podpisu kwalifikowanego, tylko podpisu zdalnego na platformie, gdzie zgoda obu stron wynika z samego przystąpienia do procesu, a ślad audytowy powstaje automatycznie.

Certyfikat podpisu osobistego: co to jest, ile kosztuje i czy warto

Certyfikat podpisu osobistego to certyfikat zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego, którym potwierdzasz swoją tożsamość przy podpisywaniu dokumentów. Nie kupuje się go osobno. Zgodę na jego zamieszczenie zaznacza się we wniosku o dowód osobisty, a certyfikat jest ważny tak długo, jak sam dowód.

Do jego użycia potrzebujesz trzech rzeczy: e-dowodu z aktywną warstwą elektroniczną, kodu PIN2 oraz czytnika, którym odczytasz kartę. PIN2 ma sześć cyfr i ustawiasz go sam przy odbiorze dowodu w urzędzie. Trzykrotne wpisanie błędnego PIN2 blokuje certyfikat, a do odblokowania służy kod PUK z koperty wydanej przy odbiorze. Odblokowanie i zmianę PIN2 można dziś przeprowadzić samodzielnie w usłudze Podpisz dokument w aplikacji mObywatel.

Czy warto mieć certyfikat podpisu osobistego w dowodzie? Jeżeli i tak wymieniasz dowód, to tak, bo nie kosztuje nic ponad to, co i tak płacisz, czyli nic. Jeżeli miałbyś wymieniać dowód wyłącznie po to, żeby go zdobyć, policz najpierw, do czego go użyjesz. Do spraw urzędowych bezpłatny profil zaufany daje bardzo podobny efekt bez czytnika i bez karty. Do umów z firmami certyfikat podpisu osobistego nie rozwiązuje problemu, bo druga strona i tak musi wyrazić zgodę i mieć czym zweryfikować plik.

Jak wygląda podpis osobisty na dokumencie? Nie jest to grafika ani zeskanowany autograf. To dane kryptograficzne dołączone do pliku, które program do weryfikacji odczytuje i pokazuje jako imię, nazwisko i numer PESEL podpisującego wraz z czasem złożenia podpisu. Na wydruku nie zobaczysz go wcale, i to jest normalne.

Co z tego wynika w praktyce

Trzy zdania na wynos. Po pierwsze, podpis osobisty jest podpisem zaawansowanym, a nie kwalifikowanym, i mówi to wprost art. 2 pkt 9 ustawy o dowodach osobistych. Po drugie, równoważność z podpisem własnoręcznym dotyczy relacji z podmiotem publicznym, a nie umowy z kontrahentem. Po trzecie, w umowie między firmami podpis osobisty daje formę dokumentową, czyli dokładnie to samo, co zwykły podpis elektroniczny, tylko wymaga od drugiej strony dowodu z warstwą elektroniczną i czytnika.

Jeżeli podpisujesz umowy, w których wystarcza forma dokumentowa, a to zdecydowana większość obrotu B2B, wybór jest prostszy niż się wydaje: wyślij umowę do podpisu online i zachowaj ślad audytowy. Jeżeli natomiast przepis żąda formy pisemnej, ani podpis osobisty, ani zaufany, ani zwykły nie wystarczą, i trzeba sięgnąć po podpis kwalifikowany.