Podpis elektroniczny a profil zaufany: czym się różnią i co wybrać do umów

Krótka odpowiedź: profil zaufany to darmowe narzędzie do podpisywania spraw urzędowych na ePUAP i platformach administracji, a podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS to szersza kategoria, którą podpisujesz umowy z kontrahentami. Podpisem zaufanym (składanym profilem zaufanym) podpiszesz wniosek do urzędu, ale poza administracją druga strona, na przykład Twój kontrahent, nie zawsze może i chce go zweryfikować. Do umów B2B, zleceń i NDA praktyczniejszy jest zwykły podpis elektroniczny w narzędziu, które zostawia ślad audytowy i nie wymaga od drugiej strony żadnego konta.

Te dwa pojęcia bardzo często się myli, a pomyłka bywa kosztowna. Rozłóżmy je po kolei.

Czym jest profil zaufany

Profil zaufany to bezpłatny środek identyfikacji elektronicznej udostępniany przez państwo. Zakładasz go raz, potwierdzasz tożsamość (na przykład przez bankowość elektroniczną) i od tej pory logujesz się nim do usług administracji publicznej oraz składasz podpis zaufany na pismach urzędowych.

Jego naturalne środowisko to sprawy z państwem: wnioski do ZUS, urzędu skarbowego, gminy, rejestracja działalności, pisma na ePUAP czy mObywatel. W tym obszarze działa świetnie i nic nie kosztuje. Podpis zaufany jest przy tym powiązany z Twoją potwierdzoną tożsamością, więc urząd wie, kto podpisał.

Czym jest podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS

Podpis elektroniczny to pojęcie z rozporządzenia eIDAS i jest szersze. eIDAS wyróżnia trzy poziomy: zwykły podpis elektroniczny (SES), zaawansowany (AES) i kwalifikowany (QES). Zwykłym podpisem elektronicznym są dane w postaci elektronicznej dołączone do dokumentu i użyte do jego podpisania, na przykład podpis złożony w przeglądarce w narzędziu do e-podpisu.

Kluczowa cecha eIDAS jest taka sama dla każdego z tych podpisów: zgodnie z art. 25 ust. 1 podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w sądzie tylko dlatego, że jest elektroniczny albo że nie jest kwalifikowany. Do większości umów w obrocie gospodarczym taki zwykły podpis w zupełności wystarcza.

Podpis elektroniczny a profil zaufany: najważniejsze różnice

Najprościej ująć to przez zastosowanie. Profil zaufany zaprojektowano do relacji obywatel administracja, a podpis elektroniczny w narzędziu e-podpisu do relacji między firmami i osobami.

• Do czego służy. Profil zaufany: sprawy urzędowe. Podpis elektroniczny w e-podpisie: umowy i dokumenty z kontrahentami.
• Kto weryfikuje podpis. Profil zaufany: systemy administracji publicznej. Podpis elektroniczny ze śladem audytowym: każda strona, na podstawie danych dołączonych do pliku.
• Czego wymaga od drugiej strony. Profil zaufany: druga strona też musi go mieć i umieć zweryfikować. Dobre narzędzie e-podpisu: kontrahent podpisuje przez link, bez konta i bez profilu.
• Koszt. Profil zaufany jest darmowy. Narzędzia e-podpisu mają zwykle plan darmowy i plany płatne od wolumenu.
• Ślad dowodowy. Podpis zaufany opiera się na potwierdzonej tożsamości; narzędzie e-podpisu dokłada ślad audytowy z IP, znacznikiem czasu i skrótem SHA-256 dokumentu.

Czy profilem zaufanym można podpisać umowę z firmą?

Formalnie podpis zaufany jest ważnym podpisem elektronicznym, więc umowę, która nie wymaga formy pisemnej, można nim podpisać. Problem jest praktyczny. Poza administracją weryfikacja podpisu zaufanego bywa kłopotliwa, a druga strona, żeby złożyć swój podpis w tym samym trybie, także musi mieć profil zaufany i wiedzieć, jak z niego skorzystać. Przy umowie z kontrahentem, kliencie zagranicznym czy freelancerze bez profilu cały proces się zacina.

Dlatego do obrotu gospodarczego wygodniejsze jest narzędzie e-podpisu, w którym Ty wysyłasz dokument, a druga strona podpisuje jednym kliknięciem przez link, bez zakładania czegokolwiek. Efekt prawny jest ten sam, a szansa, że umowa wróci podpisana tego samego dnia, znacznie większa.

Czego żadnym z nich nie podpiszesz

Ani profil zaufany, ani zwykły podpis elektroniczny nie zastąpią formy pisemnej pod rygorem nieważności tam, gdzie prawo jej wymaga. Umowa o pracę i przeniesienie majątkowych praw autorskich wymagają formy pisemnej, której elektronicznym odpowiednikiem jest wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). Podpis zaufany nim nie jest, mimo że opiera się na potwierdzonej tożsamości.

Czynności wymagającej formy aktu notarialnego, jak sprzedaż nieruchomości, nie zastąpi żaden podpis elektroniczny, także kwalifikowany. Granicę między tym, co podpiszesz zwykłym e-podpisem, a co wymaga QES, rozpisaliśmy w tekście o podpisie elektronicznym a kwalifikowanym.

Co wybrać: praktyczna ściąga

Wybierz profil zaufany, gdy załatwiasz sprawę z urzędem: wniosek, pismo, rejestracja, ZUS, skarbówka. Jest darmowy i do tego stworzony.

Wybierz zwykły podpis elektroniczny w narzędziu e-podpisu, gdy podpisujesz umowę z kontrahentem, klientem albo współpracownikiem: umowę B2B, zlecenie, NDA, zamówienie, protokół odbioru czy aneks. Zależy Ci wtedy na tym, żeby druga strona podpisała szybko i bez przeszkód, a Ty miał ślad audytowy jako dowód. Takie dokumenty wyślesz do podpisu na stronie podpisywania umów online, a jak zrobić to krok po kroku, opisaliśmy w poradniku jak podpisać umowę elektronicznie. Gdy zleceniobiorca albo freelancer podpisze już umowę, kolejnym krokiem jest zwykle rozliczenie, czyli wystawienie faktury za wykonaną pracę.

Wybierz podpis kwalifikowany (QES), gdy dokument wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, przede wszystkim przy umowie o pracę i przeniesieniu praw autorskich.

Ślad audytowy: dlaczego e-podpis daje mocniejszy dowód

Sama ważność to jedno, a możliwość udowodnienia podpisu w razie sporu to drugie. Tu wygrywa narzędzie e-podpisu ze śladem audytowym. Do podpisanego dokumentu dołącza ono kartę podpisów z danymi, które trudno podważyć: imię i nazwisko oraz adres e-mail podpisującego, dokładny znacznik czasu, adres IP, metodę uwierzytelnienia i skrót SHA-256 pliku. Skrót działa jak pieczęć. Jeśli ktoś zmieni w dokumencie choćby przecinek, skrót przestaje się zgadzać i manipulacja od razu wychodzi na jaw.

Przy podpisie zaufanym poza systemami administracji odtworzenie takiego zestawu dowodów bywa trudne. Profil zaufany potwierdza tożsamość wobec urzędu, ale nie generuje karty podpisów, którą łatwo pokażesz kontrahentowi czy sądowi. Dlatego w obrocie gospodarczym, gdzie liczy się szybkie wykazanie kto, co i kiedy podpisał, ślad audytowy z narzędzia e-podpisu jest po prostu praktyczniejszy.

Warto też pamiętać o archiwizacji. Podpisany plik PDF wraz z kartą podpisów przechowaj tak, żeby dało się go odtworzyć za kilka lat, bo termin przedawnienia roszczeń z umowy bywa długi. Kopia u obu stron i porządne miejsce składowania to minimum, o które warto zadbać od razu po podpisaniu.

Jak podpisać PDF profilem zaufanym?

Wejdź na gov.pl do usługi podpisywania dokumentów elektronicznych, zaloguj się profilem zaufanym, wgraj plik i wybierz podpis. Po chwili pobierasz podpisaną wersję dokumentu. Przy plikach PDF usługa potrafi zapisać podpis wewnątrz dokumentu w formacie PAdES, przy innych formatach powstaje osobny plik XML z podpisem w formacie XAdES, który trzeba przesyłać razem z dokumentem.

To rozwiązanie dobrze działa, kiedy podpisujesz sam. Gorzej wygląda przy umowie dwustronnej, bo drugą stronę też musisz przekonać do założenia profilu zaufanego, wgrania pliku i odesłania go z powrotem. W praktyce właśnie na tym kroku obieg umowy potrafi stanąć na tydzień. Jeśli zależy ci na tym, żeby kontrahent podpisał bez zakładania czegokolwiek, prostszą drogą jest podpis elektroniczny PDF przez link w przeglądarce.

Jak sprawdzić, czy dokument został podpisany profilem zaufanym?

Otwórz plik PDF w Adobe Acrobat Reader. Jeśli podpis zapisano w formacie PAdES, nad dokumentem pojawi się pasek podpisu, a w panelu Podpis zobaczysz dane z certyfikatu podpisu zaufanego i znacznik czasu. Gdy podpis ma postać osobnego pliku XML, Adobe Reader nic nie pokaże i trzeba użyć walidatora zgodnego z eIDAS. Całą procedurę, razem ze sprawdzaniem skrótu SHA-256, opisujemy w tekście o tym, jak zweryfikować podpis elektroniczny w PDF.

Najczęstsze pytania

Czy profil zaufany to podpis elektroniczny?

Tak, podpis zaufany składany profilem zaufanym jest podpisem elektronicznym i jest ważny. Nie jest jednak podpisem kwalifikowanym, więc nie spełnia formy pisemnej pod rygorem nieważności. W praktyce służy głównie do spraw urzędowych, bo poza administracją jego weryfikacja bywa niewygodna.

Czy podpis zaufany jest równy podpisowi kwalifikowanemu?

Nie. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia formę pisemną. Podpis zaufany jest ważnym podpisem elektronicznym, ale nie ma tej równoważności, więc nie podpiszesz nim umowy o pracę ani przeniesienia praw autorskich.

Czy druga strona musi mieć profil zaufany, żeby podpisać ze mną umowę?

Jeśli chcesz podpisać w trybie profilu zaufanego, to tak, obie strony muszą go mieć i umieć zweryfikować. Dlatego do umów z kontrahentami wygodniejsze jest narzędzie e-podpisu, w którym druga strona podpisuje przez link, bez profilu zaufanego i bez zakładania konta.

Czy umowę B2B lepiej podpisać profilem zaufanym czy e-podpisem?

Do umowy B2B praktyczniejszy jest zwykły podpis elektroniczny w narzędziu e-podpisu. Efekt prawny jest taki sam jak przy podpisie zaufanym, ale kontrahent podpisuje jednym kliknięciem, a Ty dostajesz ślad audytowy z adresem IP, znacznikiem czasu i skrótem dokumentu, który stanowi mocny dowód w razie sporu.

Czy podpis elektroniczny jest ważny bez profilu zaufanego?

Tak. Zwykły podpis elektroniczny w narzędziu e-podpisu jest ważny niezależnie od profilu zaufanego, bo opiera się na rozporządzeniu eIDAS, a nie na koncie w administracji. Do podpisania umowy z kontrahentem nie potrzebujesz profilu zaufanego, wystarczy link do dokumentu, w którym druga strona składa podpis.

Czy urząd przyjmie umowę podpisaną e-podpisem, a nie profilem zaufanym?

Do samego zawarcia i wykonania umowy między firmami urząd nie jest stroną, więc forma podpisu to sprawa stron. Jeśli jednak składasz pismo bezpośrednio do urzędu na ePUAP, tam zwykle wymagany jest podpis zaufany lub kwalifikowany. Rozdziel więc dwa światy: umowy z kontrahentami podpisuj e-podpisem, a pisma do administracji profilem zaufanym.