Krótka odpowiedź: żeby podpisać umowę elektronicznie, wgraj plik PDF do narzędzia do e-podpisu, dodaj adresy e-mail osób podpisujących, rozmieść pola podpisu i wyślij dokument. Druga strona dostaje bezpieczny link, otwiera umowę w przeglądarce i podpisuje ją rysunkiem, wpisaniem imienia i nazwiska lub kliknięciem. Po ostatnim podpisie wszystkie strony dostają finalny PDF ze śladem audytowym. Cały proces zajmuje kilka minut i nie wymaga drukarki, skanera ani konta po stronie kontrahenta.

Poniżej rozpisujemy to szczegółowo, razem z rzeczami, o których łatwo zapomnieć, a które decydują o tym, czy w razie sporu będziesz miał czym się bronić.

Zanim zaczniesz: sprawdź, jakiej formy wymaga Twoja umowa

To jedyny krok, którego nie wolno pominąć, bo pomyłka tutaj może kosztować nieważność umowy.

Zasadą polskiego prawa cywilnego jest swoboda formy. Jeśli przepis nie mówi inaczej, umowę można zawrzeć w dowolny sposób, także elektronicznie. Zgodnie z art. 25 rozporządzenia eIDAS podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w sądzie tylko dlatego, że jest elektroniczny.

Zwykłym podpisem elektronicznym (SES) podpiszesz między innymi umowę o współpracy B2B, umowę zlecenia, NDA, umowę sprzedaży rzeczy ruchomych, umowę najmu na okres do roku, zamówienia, protokoły odbioru i aneksy do umów, które same nie wymagają formy szczególnej.

Podpisu kwalifikowanego (QES) wymagają natomiast czynności, dla których prawo zastrzega formę pisemną, przede wszystkim umowa o pracę i przeniesienie autorskich praw majątkowych. Formy aktu notarialnego, na przykład przy sprzedaży nieruchomości, nie zastąpi żaden podpis elektroniczny. Szczegółowo rozpisaliśmy to w artykule o tym, czym różni się podpis elektroniczny od kwalifikowanego.

Jeśli Twoja umowa jest na pierwszej liście, możesz działać dalej.

Krok 1: przygotuj dokument

Miej gotową, ostateczną treść umowy w pliku PDF. Brzmi banalnie, ale to najczęstsze źródło bałaganu: dokument wysłany do podpisu, a potem poprawiany, trzeba wysłać ponownie, bo podpis dotyczy konkretnej wersji pliku.

Zanim wyślesz, sprawdź trzy rzeczy. Czy w umowie są poprawne dane obu stron, łącznie z numerami NIP i adresami. Czy treść jest już uzgodniona i nie czeka na akceptację prawnika. Czy w dokumencie zostawiono miejsce na podpisy wszystkich stron.

Dobre narzędzie policzy skrót kryptograficzny SHA-256 pliku już w chwili wgrania. Od tego momentu masz dowód treści dokumentu, który wysłałeś, i nikt nie podmieni go po cichu.

Krok 2: dodaj osoby podpisujące

Podaj imię, nazwisko i adres e-mail każdej osoby, która ma podpisać umowę. Adres e-mail jest tu ważniejszy, niż się wydaje, bo to on wiąże podpis z konkretną osobą i trafia do śladu audytowego jako dowód.

Zwróć uwagę na reprezentację. Jeżeli po stronie kontrahenta umowę muszą podpisać dwie osoby (na przykład przy reprezentacji łącznej w spółce), dodaj obie jako osobnych sygnatariuszy. Każda dostanie własny link i własne pola podpisu. Sprawdź w KRS, kto faktycznie jest uprawniony do reprezentacji, bo podpis osoby bez umocowania to problem, którego żadne narzędzie za Ciebie nie rozwiąże. Zasady rozpisaliśmy na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o.

Jeśli dokument ma być podpisywany etapami, na przykład najpierw przez kierownika projektu, a dopiero potem przez zarząd i klienta, ustaw kolejność podpisywania. Kolejna osoba dostanie link dopiero wtedy, gdy poprzednia złoży podpis.

Krok 3: rozmieść pola podpisu

Wskaż w dokumencie miejsca, w których mają znaleźć się podpisy, daty i ewentualnie inicjały na poszczególnych stronach. Przypisz każde pole do konkretnego sygnatariusza.

Dzięki temu każda osoba widzi tylko swoje pola i nie podpisze się przypadkiem w cudzym miejscu. To drobiazg, ale przy umowach wielostronnych oszczędza sporo poprawek i tłumaczenia przez telefon, gdzie kliknąć.

Krok 4: wyślij umowę do podpisu

Po wysłaniu każdy sygnatariusz dostaje e-mail z unikalnym, bezpiecznym linkiem. Klika, otwiera umowę w przeglądarce, czyta ją i podpisuje. Podpis składa rysunkiem palcem lub myszą, wpisaniem imienia i nazwiska albo kliknięciem przycisku, zależnie od narzędzia.

Kluczowe jest to, czego druga strona nie musi robić: nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji, nie kupuje certyfikatu i nie potrzebuje czytnika kart. Podpisuje też z telefonu. To brzmi jak szczegół, a jest najczęstszym powodem, dla którego umowy w ogóle wracają podpisane. Każdy dodatkowy krok po stronie kontrahenta to kolejny procent umów, które utykają na tydzień.

W panelu widzisz na bieżąco, kto otworzył dokument, a kto już podpisał. Jeżeli ktoś zwleka, wysyłasz przypomnienie zamiast dzwonić i pytać, czy mail nie wpadł do spamu.

Krok 5: odbierz finalny dokument i zarchiwizuj dowód

Gdy podpisze ostatnia osoba, wszystkie strony dostają finalny PDF. I tu jest część, którą większość firm robi źle: archiwizują samą treść umowy, a nie dowód.

Zapisz finalny plik razem z Kartą Podpisów, czyli stroną dołączaną na końcu dokumentu, która zawiera listę sygnatariuszy, metodę podpisu, datę i godzinę, adres IP, metodę uwierzytelnienia, identyfikator dokumentu i jego skrót SHA-256. To właśnie ten zestaw danych stanowi Twój ślad audytowy, a nie sam obrazek podpisu.

Trzymaj kopię w co najmniej dwóch miejscach, tak jak każdy inny dokument księgowy. Jeśli za trzy lata ktoś zakwestionuje umowę, wrócisz dokładnie do tego pliku. Zasady przechowywania zebraliśmy w poradniku o tym, jak archiwizować dokumenty podpisane elektronicznie.

Dlaczego skan podpisanej umowy to nie to samo

Bardzo wiele firm uważa, że wydrukowanie umowy, podpisanie długopisem, zeskanowanie i odesłanie mailem jest tym samym co e-podpis. Formalnie taki skan może wystarczyć do zawarcia umowy, dla której nie zastrzeżono formy pisemnej. Kłopot zaczyna się w chwili sporu.

Skan jest po prostu obrazem. Nie niesie informacji o tym, kto go wykonał, kiedy i z jakiego urządzenia. Widoczny na nim podpis można skopiować z innego dokumentu, a treść umowy podmienić i zeskanować ponownie. Udowodnienie, że druga strona podpisała dokładnie tę wersję, bywa bardzo trudne. Rozstrzygamy to szczegółowo w artykule o tym, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Podpis elektroniczny ze śladem audytowym działa inaczej. Wiąże czynność podpisania z konkretnym adresem e-mail, adresem IP, dokładnym momentem w czasie i skrótem kryptograficznym dokumentu. Zmiana choćby jednego znaku w podpisanej umowie sprawia, że skrót przestaje się zgadzać. Dodatkowo wpisy audytu tworzą łańcuch, w którym każdy zawiera skrót poprzedniego, więc nie da się po cichu wyciąć fragmentu historii.

Co jeszcze warto ustawić

Przypomnienia. Umowa, która czeka na podpis tydzień, to umowa, przy której klient zdąży zmienić zdanie. Automatyczne przypomnienie po dwóch, trzech dniach realnie podnosi odsetek podpisanych dokumentów.

Termin ważności linku. Przy umowach z ofertą cenową warto ograniczyć czas na podpis, żeby oferta nie żyła wiecznie.

Kopia dla wszystkich stron. Upewnij się, że finalny PDF trafia do każdego sygnatariusza automatycznie. Kontrahent, który musi prosić o kopię podpisanej umowy, zapamiętuje to gorzej niż całą resztę współpracy.

Gdy umowa jest już podpisana, zaczyna się zwykle druga część historii, czyli płatność. Jeśli kontrahent zwleka z zapłatą, a Ty nie chcesz kredytować go z własnych pieniędzy, niezapłaconą fakturę można wystawić i porównać oferty jej sfinansowania, zamiast czekać do skutku.

Najczęstsze pytania

Jak podpisać umowę elektronicznie za darmo?

Wybierz narzędzie z planem darmowym i wgraj do niego umowę. W podpiszmy.pl plan darmowy obejmuje 5 dokumentów miesięcznie, bez karty płatniczej. Osoba podpisująca nigdy nie płaci nic, niezależnie od planu. Uważaj natomiast na darmowe narzędzia bez śladu audytowego, bo bez niego zostaje Ci sam obrazek podpisu.

Czy druga strona musi mieć to samo oprogramowanie?

Nie. Kontrahent podpisuje przez link w przeglądarce i nie musi mieć żadnego konta, aplikacji ani certyfikatu. Działa to na komputerze i na telefonie.

Jak podpisać umowę PDF na telefonie?

Otwórz link z e-maila na telefonie, przewiń dokument i podpisz się palcem w polu podpisu. Nie potrzebujesz osobnej aplikacji. To zresztą najczęstszy sposób, w jaki kontrahenci podpisują dokumenty, bo maila otwierają zwykle właśnie w telefonie.

Ile trwa podpisanie umowy elektronicznie?

Wysłanie dokumentu zajmuje kilka minut. Po stronie podpisującego złożenie podpisu to zwykle kilkadziesiąt sekund od otwarcia linku. Realny czas obiegu zależy więc głównie od tego, jak szybko druga strona zajrzy do skrzynki, a nie od technologii.

Czy mogę podpisać elektronicznie umowę o pracę?

Nie zwykłym podpisem elektronicznym. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej, a jej elektronicznym odpowiednikiem jest wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). Do umowy zlecenia i umowy o współpracy B2B zwykły e-podpis w zupełności wystarcza.

Jak podpisać umowę elektronicznie: instrukcja krok po kroku