Jak wygląda podpis elektroniczny na dokumencie: co dokładnie widać w pliku PDF

Krótka odpowiedź: podpis elektroniczny nie wygląda w żaden jeden ustalony sposób, bo nie jest obrazkiem, tylko danymi dołączonymi do pliku. To, co widzisz po otwarciu dokumentu, zależy od rodzaju podpisu. Przy podpisie kwalifikowanym program pokazuje panel z nazwiskiem podpisującego i wystawcą certyfikatu. Przy zwykłym podpisie elektronicznym zobaczysz bloki podpisów przy treści i dołączoną stronę z danymi o podpisaniu. Wklejony obrazek podpisu odręcznego nie jest natomiast podpisem elektronicznym w ogóle.

To pytanie pada zwykle w jednej z dwóch sytuacji. Albo ktoś właśnie dostał od kontrahenta plik i nie wie, czy patrzy na coś wiążącego, albo sam ma podpisać dokument i spodziewa się, że na końcu pojawi się jego zamaszysty podpis jak na papierze. Obie intuicje trzeba trochę przestawić, bo podpis elektroniczny działa zupełnie inaczej niż długopis.

Jak wygląda podpis elektroniczny na dokumencie?

Podpis elektroniczny to dane, a nie grafika. Rozporządzenie eIDAS definiuje go w art. 3 pkt 10 jako dane w postaci elektronicznej dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi elektronicznymi, użyte przez podpisującego jako podpis. W tej definicji nie ma ani słowa o wyglądzie. Podpis może więc nie mieć żadnej reprezentacji graficznej i nadal być w pełni skutecznym podpisem.

Dlatego pytanie „jak wygląda podpis elektroniczny” trzeba rozbić na dwa osobne: co widać na kartce dokumentu i co pokazuje program, w którym plik otwierasz. Pierwsze to warstwa wizualna, którą można dowolnie zaprojektować albo pominąć. Drugie to warstwa techniczna, w której siedzi cała moc dowodowa. Ludzie zwykle patrzą na tę pierwszą, a liczy się druga.

Jak wygląda dokument podpisany podpisem kwalifikowanym

Otwórz PDF w Adobe Reader. Jeżeli dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES, u góry okna pojawi się poziomy panel podpisu, a w bocznym menu zakładka z listą podpisów. Po rozwinięciu zobaczysz imię i nazwisko podpisującego, nazwę wystawcy certyfikatu (na przykład KIR, Certum, Cencert albo EuroCert), datę i godzinę złożenia podpisu oraz informację, czy dokument zmieniono po podpisaniu.

Na samej treści dokumentu może przy tym nie być nic. Podpis kwalifikowany bardzo często nie zostawia żadnego znaku wizualnego, bo jest zapisany wewnątrz struktury pliku. Zdarza się też wariant z widocznym prostokątem zawierającym nazwisko i datę, ale to wyłącznie ozdobnik dodany przez aplikację podpisującą. Usunięcie tego prostokąta nie usunęłoby podpisu, a jego domalowanie w edytorze grafiki nie stworzyłoby żadnego podpisu.

Jest jeszcze druga rodzina formatów. XAdES w wariancie zewnętrznym zapisuje podpis w osobnym pliku z rozszerzeniem .xades albo .xml. Wtedy dokument wygląda dokładnie tak jak przed podpisaniem, a cały podpis leży obok, w drugim pliku. Jeżeli dostałeś dwa pliki i drugi wydał ci się śmieciem, prawdopodobnie właśnie wyrzuciłeś podpis. Rozwijamy ten wątek przy okazji podpisywania plików PDF.

Jak wygląda dokument podpisany zwykłym podpisem elektronicznym

Tu wygląd jest znacznie bardziej dosłowny, bo zwykły podpis elektroniczny nie ma certyfikatu, którym mógłby się wylegitymować w programie. Zamiast tego dowody wpisuje się wprost w dokument. W pliku podpisanym u nas zobaczysz dwie rzeczy naraz.

Po pierwsze, na końcu treści umowy pojawia się blok podpisu każdej ze stron: imię i nazwisko, adres e-mail, na który wysłano dokument, oraz moment złożenia podpisu. Po drugie, na końcu pliku doklejona jest osobna strona zatytułowana Karta Podpisów. Znajdziesz na niej listę wszystkich sygnatariuszy, metodę podpisu, datę i godzinę co do sekundy, adres IP, z którego podpisano, sposób potwierdzenia tożsamości, identyfikator dokumentu oraz skrót SHA-256 pliku oryginalnego.

Ten ostatni element jest najważniejszy, choć wygląda najmniej efektownie. Skrót SHA-256 to ciąg kilkudziesięciu znaków wyliczony z zawartości pliku. Zmiana jednej litery w umowie daje zupełnie inny skrót, więc porównanie skrótu z Karty Podpisów ze skrótem wyliczonym z pliku odpowiada na pytanie, czy treść jest ta sama, którą podpisano. Cała reszta danych z tej strony składa się na ślad audytowy, czyli materiał dowodowy, na którym opiera się taki podpis.

Dlaczego Adobe Reader pisze, że podpis elektroniczny nie został zweryfikowany

To ostrzeżenie najczęściej nie oznacza, że z dokumentem jest coś nie tak. Adobe Reader sprawdza podpisy wobec własnej listy zaufanych wystawców, czyli programu AATL. Jeżeli certyfikat pochodzi od dostawcy, którego nie ma w tej liście, Reader wyświetli komunikat o niezweryfikowanym podpisie, mimo że certyfikat może być w pełni kwalifikowany w rozumieniu prawa unijnego.

Warto zapamiętać to rozróżnienie, bo bywa źródłem realnych pomyłek: lista AATL należy do firmy Adobe, a wykaz kwalifikowanych dostawców usług zaufania prowadzi Unia Europejska w ramach list zaufanych. To dwa niezależne zbiory. Dokument odrzucony przez Readera może być kwalifikowany, a dokument z zielonym paskiem nie musi być.

Drugi powód takiego komunikatu jest prostszy: dokument w ogóle nie zawiera certyfikatu, bo podpisano go zwykłym podpisem elektronicznym. Wtedy brak panelu podpisu w Readerze jest stanem normalnym i oczekiwanym, a nie usterką. Dowodem nie jest tu certyfikat, tylko Karta Podpisów i skrót pliku.

Przy okazji warto rozbroić jeszcze jedną nazwę. To, co program nazywa „podpisem cyfrowym", opisuje wyłącznie mechanizm kryptograficzny i nic nie mówi o tym, jaką formę czynności prawnej zachowałeś. Rozdzieliliśmy te dwie warstwy na stronie o tym, czym różni się podpis cyfrowy od podpisu elektronicznego.

Czy podpis elektroniczny musi wyglądać jak podpis odręczny?

Nie. Żaden przepis nie wymaga, żeby podpis elektroniczny przypominał podpis odręczny, a upodobnienie go do zawijasa nie zwiększa jego mocy prawnej ani o jotę. Działa to nawet odwrotnie: wklejenie skanu własnego podpisu do dokumentu tworzy zwykły obrazek, który nie niesie żadnych danych o osobie podpisującej, o czasie ani o integralności treści.

Taki plik nie przestaje przez to być dowodem w sprawie, bo sąd ocenia wszystkie dowody. Nie korzysta jednak z ochrony, jaką eIDAS daje podpisom elektronicznym, i nie da się na jego podstawie wykazać, kto i kiedy złożył oświadczenie. Rozwijamy to osobno przy pytaniu, czy skan podpisanej umowy jest ważny.

Jak sprawdzić podpis elektroniczny online

Do sprawdzenia podpisu kwalifikowanego służą walidatory udostępniane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania oraz narzędzia unijne, które porównują certyfikat z europejskimi listami zaufanymi. Wgrywasz plik, a walidator odpowiada, czy podpis jest kwalifikowany, kto go złożył i czy dokument zmieniono po podpisaniu. To pewniejsza droga niż poleganie na komunikacie z Adobe Reader, bo walidator sprawdza wykaz unijny, a nie listę jednej firmy.

Przy zwykłym podpisie elektronicznym weryfikacja wygląda inaczej i nie potrzebuje żadnego zewnętrznego serwisu. Bierzesz skrót SHA-256 z Karty Podpisów i porównujesz go ze skrótem wyliczonym z pliku, który masz na dysku. Zgodność oznacza, że treść nie zmieniła się od momentu podpisania. Resztę, czyli kto i kiedy podpisał, odczytujesz wprost z tej samej strony.

Osobną sprawą jest data. Ani panel w Readerze, ani Karta Podpisów nie dają same z siebie daty pewnej w rozumieniu art. 81 § 2 KC. Daje ją dopiero kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu albo wzmianka notariusza, i co ciekawe, sam podpis kwalifikowany też jej nie zapewnia.

Jak wygląda podpis zaufany i podpis osobisty

Podpis zaufany składany przez profil zaufany daje w efekcie plik z rozszerzeniem .xml albo podpisany PDF, w zależności od wybranej opcji w usłudze rządowej. Podpis osobisty z e-dowodu wymaga czytnika kart i aplikacji, a efektem jest dokument z certyfikatem podpisu osobistego. Oba wyglądają więc dość podobnie do podpisu kwalifikowanego i to bywa mylące, bo żaden z nich kwalifikowany nie jest.

Wygląd niczego tu nie przesądza i to jest chyba główna lekcja z całego tematu. O tym, jaką formę czynności prawnej zachowałeś, decyduje rodzaj podpisu, a nie to, jak ładnie prezentuje się plik. Uporządkowaliśmy całą hierarchię w osobnym opracowaniu o rodzajach podpisów elektronicznych, razem z tabelą pokazującą, który z nich zachowuje formę pisemną.

Po czym poznasz rodzaj podpisu w pliku, który dostałeś

Poniższa tabela porządkuje to, co realnie widać po otwarciu dokumentu, i mówi, co z tego wynika.

Co z tym zrobić w praktyce

Jeżeli dostałeś dokument i zastanawiasz się, czy jest wiążący, kolejność pytań jest odwrotna niż podpowiada intuicja. Najpierw ustal, jakiej formy prawo wymaga dla tej konkretnej czynności, a dopiero potem sprawdzaj plik. Przy umowie B2B, zleceniu, NDA czy sprzedaży samochodu żadna forma szczególna nie obowiązuje, więc wystarczy zwykły podpis elektroniczny i dokument jest wiążący niezależnie od tego, czy Reader pokazuje zielony pasek. Przy umowie o pracę albo przeniesieniu praw autorskich nawet najładniejszy podpis nie pomoże, jeżeli nie jest kwalifikowany. Szerzej o tym w opracowaniu o mocy prawnej podpisu elektronicznego.

Warto też zawczasu przemyśleć, co się stanie, gdy umowa przestanie być wykonywana. Podpisany plik razem ze śladem audytowym jest dokładnie tym materiałem, który trafia potem do wezwania do zapłaty, a przy uporczywym milczeniu kontrahenta do windykacji należności. Dane o tym, kto kliknął „Podpisuję”, o której godzinie i z jakiego adresu IP, mają wtedy większą wartość niż to, czy podpis ładnie wyglądał na ostatniej stronie.

Na koniec praktyczna uwaga o archiwizacji. Przechowuj plik dokładnie w tej postaci, w jakiej go otrzymałeś, razem z ewentualnym drugim plikiem podpisu. Ponowne zapisanie dokumentu przez edytor, wydrukowanie i zeskanowanie albo „skompresowanie dla wygody” niszczy wszystko, o czym była mowa wyżej: skrót przestaje się zgadzać, a certyfikat traci ważność. Jak wygląda gotowy, prawidłowo zarchiwizowany plik, pokazujemy przy okazji umowy podpisanej elektronicznie.