Aneks do umowy KSeF z kontrahentami i zapisy o KSeF w umowie

Krótka odpowiedź: aneks do umowy KSeF z kontrahentem ustala trzy rzeczy: że faktury idą wyłącznie przez KSeF, że za datę otrzymania faktury strony uznają dzień nadania jej numeru w KSeF i że od tej daty liczy się termin płatności. Umowy B2B bez klauzuli formy pisemnej pod rygorem nieważności zmienisz aneksem podpisanym z linku, bez podpisu kwalifikowanego. Przy kilkudziesięciu kontrahentach najszybciej wysłać jeden aneks do wszystkich naraz i odebrać podpisy w panelu.

Ten tekst jest dla osoby, która ma na biurku listę umów z dostawcami i odbiorcami i musi je dostosować do KSeF, zanim zaczną się sankcje. Znajdziesz tu zapisy do skopiowania, odpowiedź na pytanie o formę aneksu i rachunek, ile kosztuje zebranie podpisów.

Które zapisy w umowie z kontrahentem trzeba zmienić pod KSeF

Najwięcej problemów robią umowy, które opisują fakturę jako papier albo PDF wysłany mailem. Po wejściu KSeF nabywca nie dostaje już faktury na skrzynkę, tylko pobiera ją z systemu, więc stare zapisy o „doręczeniu faktury” przestają działać. Przejrzyj w umowie sześć miejsc:

• Sposób wystawiania i doręczania faktur. Zapis, że faktury idą wyłącznie jako faktury ustrukturyzowane przez KSeF, a PDF mailem jest tylko informacyjną wizualizacją.
• Data otrzymania faktury. Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT mówi, że faktura ustrukturyzowana „jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę”. Warto to powtórzyć w umowie.
• Termin płatności. Jeżeli umowa liczy 30 dni „od doręczenia faktury”, dopisz, że doręczeniem jest nadanie numeru KSeF. Bez tego jedna strona liczy od maila, druga od systemu.
• Dane do faktury. Numer zamówienia, numer umowy albo miejsce dostawy, które dziś stoją w stopce PDF-a, trzeba przenieść do pól faktury ustrukturyzowanej. Umowa powinna mówić, które dane nabywca musi podać.
• Tryb awaryjny. Co strony robią, gdy KSeF jest niedostępny, i od kiedy wtedy liczy się termin płatności.
• Kontakt w sprawach faktur. Adres do korekt i reklamacji, bo w KSeF nie ma „odpowiedz na maila z fakturą”.

Przykładowe zapisy o KSeF do aneksu

Trzy zapisy, które pokrywają większość umów handlowych. Dostosuj je do swojej umowy, a przy umowach o dużej wartości daj je do przejrzenia prawnikowi.

„§ 1. Od dnia [data] faktury wynikające z Umowy są wystawiane i udostępniane wyłącznie jako faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Plik PDF przesłany pocztą elektroniczną ma charakter wyłącznie informacyjny.”

„§ 2. Strony uznają za dzień otrzymania faktury dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Termin zapłaty określony w Umowie biegnie od tego dnia.”

„§ 3. W okresie niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur Sprzedawca wystawia faktury w trybie przewidzianym w przepisach o podatku od towarów i usług, a termin zapłaty biegnie od dnia otrzymania faktury przez Nabywcę w sposób wskazany w § 5 Umowy.”

Po stronie zakupów te same faktury trafiają potem do księgowości. Jeżeli w firmie nikt nie chce ręcznie przepisywać dokumentów, sprawdź księgowanie faktur pobieranych prosto z KSeF, a aneksy z kontrahentami zostaw tutaj.

Czy aneks KSeF trzeba podpisać podpisem kwalifikowanym

Zwykle nie. Art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego każe zmieniać umowę w takiej formie, „jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Umowy sprzedaży, dostawy, o świadczenie usług i umowy ramowe między firmami nie mają ustawowej formy szczególnej, więc o formie aneksu decyduje to, co zapisaliście w umowie.

Otwórz klauzulę końcową. Jeżeli mówi „zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”, aneks musi podpisać każda strona odręcznie albo podpisem kwalifikowanym (art. 78(1) § 2 KC). Jeżeli mówi o formie pisemnej bez rygoru, to forma dla celów dowodowych, a art. 74 § 4 KC wyłącza jej skutki między przedsiębiorcami. Jeżeli klauzuli nie ma, wystarczy podpis z linku. Przy tej okazji warto w aneksie zmienić klauzulę na formę dokumentową, żeby kolejne zmiany podpisywać już bez certyfikatów.

Więcej o tym, kiedy aneks podpiszesz online, a kiedy nie, jest na stronie aneks do umowy online.

Jak podpisać aneks KSeF ze wszystkimi kontrahentami naraz

Przy dziesięciu umowach da się to zrobić mailem i skanami. Przy pięćdziesięciu zaczyna się arkusz z kolumną „odesłał / nie odesłał” i telefony do tych, którzy zapomnieli. W podpiszmy.pl robisz to tak:

• Jeden aneks do wielu firm. Masowa wysyłka bierze jeden PDF i wysyła go do maksymalnie 200 odbiorców. Każdy kontrahent dostaje własny egzemplarz z własną Kartą Podpisów i nie widzi innych firm.
• Aneks z danymi kontrahenta. Gdy w treści jest numer umowy albo nowy termin płatności, zapisujesz wzór jako szablon i wysyłasz kolejne dokumenty. Ty podpisujesz pierwszy, kontrahent po Tobie.
• Dwie osoby po stronie spółki. Jeżeli kontrahent to spółka z reprezentacją łączną, dodajesz obu członków zarządu jako podpisujących w jednym dokumencie.
• Status i rejestr. Panel pokazuje, kto podpisał. Przypomnienie wysyłasz jednym kliknięciem, a rejestr wszystkich aneksów eksportujesz do CSV albo XLSX.

Kontrahent podpisuje z linku na telefonie albo komputerze, bez zakładania konta. Przy każdej osobie możesz włączyć kod SMS albo weryfikację tożsamości ze zdjęciem dokumentu i twarzy, a gdy każdy podpisujący przejdzie jedno z tych potwierdzeń, dokument kończy się na poziomie AdES. Biura rachunkowe robią to samo z klientami, opisaliśmy to osobno na stronie aneks do umowy z biurem rachunkowym KSeF.

Ile kosztuje zebranie podpisów pod aneksem KSeF

Plan Business kosztuje 1188 zł netto rocznie (99 zł miesięcznie) albo 199 zł netto przy płatności miesięcznej, bez limitu dokumentów. Plan Team dla 5 osób to 2388 zł netto rocznie. Do kwot doliczamy 23% VAT. Kontrahent nie płaci nic i niczego nie kupuje.

Dla porównania: przy 80 kontrahentach papierowa wersja to 160 przesyłek kurierskich i kilka tygodni czekania. Podpis kwalifikowany po obu stronach wymaga, żeby każda firma po drugiej stronie miała certyfikat, a jednorazowy kosztuje od 14 zł netto. Szczegółowe ceny podpisów są na stronie podpis elektroniczny cena. Aneks sprawdzisz w demo na 3 dokumenty, bez karty płatniczej, zanim wyślesz go do wszystkich.

Pytania o aneks do umowy KSeF

Czy aneks do umowy w związku z KSeF jest obowiązkowy?

Nie ma przepisu, który nakazuje aneks. Jeżeli jednak umowa liczy termin płatności od doręczenia faktury mailem albo papierowo, po wejściu KSeF strony mogą liczyć go różnie. Aneks usuwa ten spór i ustala, że faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru w KSeF.

Czy aneks KSeF można podpisać elektronicznie?

Tak, jeżeli umowa nie zastrzega dla zmian formy pisemnej pod rygorem nieważności. Umowy handlowe między firmami nie mają ustawowej formy szczególnej, więc aneks podpisany z linku jest ważny. Przy klauzuli z rygorem nieważności potrzebny jest podpis kwalifikowany obu stron albo papier.

Od kiedy liczy się termin płatności faktury z KSeF?

Ustawa o VAT uznaje fakturę za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF (art. 106na ust. 3). Termin płatności z umowy liczy się od dnia otrzymania faktury, dlatego warto wpisać to wprost w aneksie, zamiast zostawiać zapis o doręczeniu mailem.

Czy każdy kontrahent musi podpisać osobny aneks?

Tak, bo każdy ma osobną umowę. Nie znaczy to, że musisz przygotować każdy dokument ręcznie. Jeden aneks, który odwołuje się do „umowy łączącej Strony”, wyślesz masowo do 200 firm naraz, a każda dostanie własny egzemplarz do podpisu.

Czy kontrahent musi mieć konto, żeby podpisać aneks?

Nie. Kontrahent dostaje link w wiadomości, czyta aneks w przeglądarce i podpisuje go na telefonie albo komputerze. Konto ma tylko firma, która wysyła dokumenty.

Ile kosztuje wysłanie aneksu KSeF do wszystkich kontrahentów?

Plan Business kosztuje 1188 zł netto rocznie albo 199 zł netto miesięcznie, bez limitu dokumentów, a plan Team dla 5 osób 2388 zł netto rocznie, do tego 23% VAT. Kontrahenci nic nie płacą. Na start jest demo na 3 dokumenty.