Aneks do umowy z biurem rachunkowym KSeF i aneks KSeF podpisany online przez każdego klienta

Tak, w zdecydowanej większości biur. Umowa o prowadzenie księgowości to umowa o świadczenie usług, do której art. 750 KC każe stosować przepisy o zleceniu, a te nie przewidują formy szczególnej. Art. 77 § 1 KC brzmi: „Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia”. Skoro ustawa żadnej formy dla tej umowy nie przewiduje, o formie aneksu decyduje to, co biuro i klient zapisali w umowie.

Jest jeden przepis, o który pytają księgowi. Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości mówi, że przyjęcie odpowiedzialności przez biuro „powinno być stwierdzone w formie pisemnej”. To forma zastrzeżona dla celów dowodowych, bez rygoru nieważności. Między przedsiębiorcami jej niezachowanie nie ogranicza nawet dowodów (art. 74 § 4 KC), a podpisany elektronicznie PDF z Kartą Podpisów jest dokumentem, który przedstawisz w każdym sporze.

Dokładnie trzy sytuacje wymagają kwalifikowanego podpisu albo papieru:

• Klauzula w umowie. Zapis „zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności” oznacza, że formę pisemną zastąpi tylko podpis kwalifikowany obu stron (art. 78(1) § 2 KC).
• Pełnomocnictwo do urzędu w aneksie. Pełnomocnictwo ogólne do spraw podatkowych (UPL-1) składa się w urzędowym trybie, nie w aneksie z linku.
• Klient wymaga tego sam. Część spółek ma wewnętrzny regulamin podpisywania umów. Wtedy wysyłasz dokument z podpisem kwalifikowanym albo drukujesz.

KSeF zmienia sposób, w jaki faktury trafiają do biura. Zamiast skanów i maili biuro pobiera dokumenty z systemu, więc umowa, która mówi o „przekazywaniu dokumentów do 10 dnia miesiąca”, przestaje opisywać rzeczywistość. Aneks porządkuje pięć spraw:

• Zakres czynności w KSeF. Czy biuro tylko pobiera i księguje faktury, czy też wystawia faktury sprzedażowe w imieniu klienta.
• Uprawnienia. Jakie uprawnienia klient nadaje na NIP biura i co się dzieje, gdy je odbierze.
• Odpowiedzialność za treść faktury. Biuro odpowiada za ujęcie dokumentu w księgach, klient za dane, które przekazał do faktury.
• Tryb awaryjny. Co robicie, gdy KSeF jest niedostępny albo klient wystawił fakturę poza systemem.
• Wynagrodzenie. Jeżeli biuro bierze na siebie wystawianie faktur, to nowa usługa i zwykle nowa stawka.

Każdy z tych punktów jest we wzorze powyżej. Jeżeli w biurze obsługujecie klientów na pełnej księgowości i na KPiR, przygotujcie dwa warianty aneksu i wyślijcie je dwiema wysyłkami.

Podpisany aneks nie daje biuru dostępu do faktur klienta. Uprawnienia nadaje klient w KSeF, w zakładce zarządzania uprawnieniami, logując się profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią elektroniczną. Biuro można upoważnić jako cały podmiot, wskazując jego NIP, albo dodać konkretne osoby. Klient, który nie ma pieczęci elektronicznej z NIP, najpierw składa zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym albo przez ePUAP, żeby wskazać osobę, która będzie nadawać dostępy.

Dlatego aneks i uprawnienia to dwa kroki, które warto zgrać w czasie. Najwygodniej wysłać aneks z krótką instrukcją w treści wiadomości: podpisz aneks z linku, a potem nadaj nam w KSeF uprawnienie do przeglądania faktur na NIP biura. Panel pokazuje, kto podpisał, więc wiesz, do kogo dzwonić w sprawie uprawnień.

Klient dostaje wiadomość z linkiem. Otwiera aneks w przeglądarce telefonu albo komputera, czyta go w całości, podpisuje palcem, myszą albo wpisanym imieniem i nazwiskiem i potwierdza. Nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji i nie kupuje certyfikatu.

Przy każdym kliencie możesz włączyć kod SMS albo weryfikację tożsamości ze zdjęciem dokumentu i twarzy. Gdy każdy podpisujący przejdzie jedno z tych potwierdzeń, dokument kończy się na poziomie AdES. Po podpisie obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów: czas każdego podpisu, adres IP, metoda potwierdzenia i skrót SHA-256 pliku. To ten dokument odkładasz do teczki klienta.

Jeżeli klient nie podpisze w ciągu kilku dni, wysyłasz przypomnienie jednym kliknięciem. Link jest ważny 14 dni.

Są dwie drogi i obie działają w tym samym planie.

• Masowa wysyłka. Jeden PDF idzie do maksymalnie 200 odbiorców w jednym uruchomieniu. Każdy klient dostaje własny egzemplarz z sobą jako podpisującym i własną Kartą Podpisów, więc nikt nie widzi danych innych klientów. Sprawdza się przy aneksie, który odwołuje się do „umowy łączącej Strony” bez wpisywania danych klienta w treść.
• Osobne aneksy z szablonu. Gdy w aneksie są dane klienta, numer umowy albo nowa stawka, zapisujesz wzór raz jako szablon i wysyłasz kolejne dokumenty z uzupełnionymi danymi. Biuro może podpisać jako pierwsze, a klient po nim, w ustalonej kolejności.

Rejestr wszystkich wysłanych aneksów wyeksportujesz do CSV albo XLSX, a miesięczny raport podpisanych dokumentów pobierzesz w PDF. To przydaje się przy kontroli jakości w biurze i przy rozmowie z ubezpieczycielem OC.

Jeżeli biuro szuka też narzędzia do pracy z klientami na co dzień, zobacz program dla biura rachunkowego z tablicą wszystkich klientów. Podpisy aneksów i umów zostają u nas, a obsługa dokumentów księgowych tam.

W podpiszmy.pl plan Business kosztuje 1188 zł netto rocznie (99 zł miesięcznie) albo 199 zł netto przy płatności miesięcznej, bez limitu dokumentów. Plan Team dla 5 księgowych to 2388 zł netto rocznie, a każde kolejne miejsce 288 zł netto rocznie. Do kwot doliczamy 23% VAT.

Dla porównania trzy inne sposoby na te same podpisy:

• Papier i kurier. Przy 150 klientach to 300 przesyłek (tam i z powrotem) i kilka tygodni zbierania. Sam koszt kuriera zwykle przekracza roczny abonament.
• Podpis kwalifikowany po obu stronach. Klient bez certyfikatu musiałby kupić podpis jednorazowy, od 14 zł netto w Cencert. 150 klientów to około 2100 zł netto po stronie klientów i zniechęcające tłumaczenie, co mają kupić.
• Skan podpisanej kartki. Darmowy, ale klient musi wydrukować, podpisać i zeskanować, a biuro ręcznie pilnuje, kto odesłał.

Na start masz demo na 3 dokumenty, bez karty płatniczej, więc aneks sprawdzisz na sobie i dwóch zaufanych klientach, zanim wyślesz go do wszystkich.