Umowa lojalnościowa: wzór umowy szkoleniowej z pracownikiem

Kodeks nie wymienia katalogu postanowień, ale z art. 103(4) i 103(5) KP wynika, bez czego umowa szkoleniowa nie zadziała:

• oznaczenie szkolenia, organizatora i terminu, żeby było wiadomo, od kiedy biegnie okres odpracowania;
• wykaz kosztów, które ponosi pracodawca (opłaty za naukę, przejazdy, podręczniki, zakwaterowanie, czyli dodatkowe świadczenia z art. 103(3) KP);
• okres pozostawania w zatrudnieniu po szkoleniu, nie dłuższy niż 3 lata;
• zdarzenia, które rodzą obowiązek zwrotu, zgodne z art. 103(5) KP.

Zasada proporcjonalności działa tak: jeżeli pracownik miał zostać 24 miesiące, a odszedł po 18, zwraca jedną czwartą kosztów. Obowiązku zwrotu nie ma, gdy pracownik wypowiada umowę z powodu mobbingu (art. 94(3) KP) ani gdy to pracodawca wypowiada umowę bez winy pracownika.

Najczęstszy błąd to lojalnościówka na szkolenie, którego koszty i tak obciążają pracodawcę. Art. 94(13) KP stanowi, że szkolenia niezbędne do wykonywania pracy, których obowiązek wynika z przepisów prawa, układu zbiorowego, regulaminu albo umowy o pracę, a także szkolenia odbywane na polecenie przełożonego, odbywają się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy. Szkolenie BHP, obowiązkowe uprawnienia na stanowisku czy kurs, na który pracownika po prostu wysłano, nie są więc podstawą do żądania zwrotu.

Umowa lojalnościowa nie jest też zakazem konkurencji. Zakaz konkurencji to osobna umowa z art. 101(1) i 101(2) KP, która wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 101(3) KP). Łączenie obu w jednym dokumencie jest możliwe, ale każda część podlega własnym zasadom.

Art. 103(4) § 1 KP mówi: „Umowę zawiera się na piśmie”. Forma pisemna to podpis własnoręczny (art. 78 § 1 KC) albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78(1) KC). Zwykły i zaawansowany podpis elektroniczny, który oferujemy, tej formy nie spełniają.

Przepis nie przewiduje rygoru nieważności, więc umowa zawarta bez pisma nie jest z samego tego powodu nieważna. Problem pojawia się przy dochodzeniu zwrotu: to pracodawca musi wykazać, że pracownik przyjął zobowiązanie do pozostania w firmie na określony czas i zgodził się na zwrot kosztów. Bez dokumentu podpisanego odręcznie albo kwalifikowanie pracodawca naraża się na spór o to, czy i na jakich warunkach umowa w ogóle została zawarta. Dlatego rekomendujemy: projekt uzgodnij online, a samą umowę podpisz odręcznie albo podpisem kwalifikowanym obu stron.

Inaczej jest przy umowach cywilnych. Jeżeli firma finansuje szkolenie współpracownikowi na B2B albo na zleceniu, klauzula lojalnościowa jest zwykłym postanowieniem umowy cywilnej, dla którego ustawa nie wymaga formy. Taką umowę, a także jej aneks, podpiszesz w całości online, na przykład jako część umowy B2B.

• Umowa podpisana po odbytym szkoleniu. Przepis mówi o umowie z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje. Umowa zawarta już po zakończeniu nauki jest ryzykowna, bo pracownik zgodził się na szkolenie bez zobowiązania. Podpisuj ją przed rozpoczęciem kursu.
• Zwolnienie z pracy przez pracodawcę. Jeśli pracodawca wypowiada umowę o pracę (na przykład z przyczyn ekonomicznych), obowiązek zwrotu nie powstaje. Zwrot dotyczy dyscyplinarki z winy pracownika, a nie każdego rozstania.
• Wypowiedzenie przez pracownika. W okresie odpracowania rodzi obowiązek proporcjonalnego zwrotu. Szczegóły rozstania opisujemy w poradniku wypowiedzenie umowy o pracę elektronicznie.
• Rozwiązanie za porozumieniem stron. Nie jest wymienione w art. 103(5) KP. Jeżeli strony rozstają się w okresie odpracowania, zapiszcie rozliczenie kosztów w samym porozumieniu, zobacz rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.
• Okres dłuższy niż 3 lata. Postanowienie przekraczające limit jest mniej korzystne niż Kodeks i w tej części nie wiąże.

W podpiszmy obsłużysz wszystko wokół umowy. Wgrywasz projekt umowy lojalnościowej wraz z programem szkolenia i ofertą organizatora jako jeden PDF i wysyłasz pracownikowi do zapoznania. Pracownik może dokument zaakceptować podpisem albo odrzucić z uzasadnieniem (na przykład z prośbą o skrócenie okresu odpracowania), a odpowiedź trafia do Ciebie. Po uzgodnieniu treści drukujecie finalną wersję i podpisujecie odręcznie, albo obie strony podpisują ją poza naszym serwisem podpisem kwalifikowanym.

Online podpiszesz bez zastrzeżeń dokumenty towarzyszące: wniosek pracownika o skierowanie na szkolenie, potwierdzenie ukończenia kursu, rozliczenie kosztów przejazdów czy wniosek o urlop szkoleniowy. Każdy z nich dostaje Kartę Podpisów z datą i skrótem SHA-256.