Podpis elektroniczny dla firmy szkoleniowej: klienci, uczestnicy i trenerzy

Klient firmowy zwykle kupuje szkolenia w jednym z dwóch układów. Albo jednorazowa umowa na konkretne szkolenie, albo umowa ramowa na rok i osobne zamówienia na kolejne edycje. W obu przypadkach po stronie klienta podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji, a nie kierownik działu, który szkolenie zamówił mailem. Sprawdź to w KRS przed wysłaniem dokumentu i dodaj właściwą osobę jako sygnatariusza. Gdy spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, dodaj obu.

Umowa powinna rozstrzygać to, o co spierają się firmy szkoleniowe najczęściej:

• odwołanie lub przesunięcie szkolenia przez klienta: do kiedy bez kosztów, ile po terminie,
• zmiana liczby uczestników i minimalna grupa,
• kto zapewnia salę, sprzęt i catering,
• zastępstwo trenera w razie choroby,
• jak klient potwierdza wykonanie i od kiedy biegnie termin płatności.

Ostatni punkt najłatwiej załatwić protokołem wykonania usługi wysłanym do klienta w dniu szkolenia. Klient podpisuje na telefonie albo odrzuca z opisem zastrzeżeń, a Ty wiesz od razu, czy faktura przejdzie.

Na szkolenie otwarte zapisuje się często pracownik, a płaci jego pracodawca. W zgłoszeniu warto rozdzielić te role: płatnik akceptuje warunki i cenę, uczestnik regulamin zajęć. W podpiszmy dodajesz obie osoby do jednego dokumentu i ustawiasz kolejność.

Inaczej jest, gdy za szkolenie płaci osoba prywatna, na przykład księgowa podnosząca kwalifikacje na własny koszt. Jest konsumentem, a zgłoszenie podpisane zdalnie to umowa na odległość z prawem odstąpienia w ciągu 14 dni (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Jeśli szkolenie odbywa się wcześniej, potrzebne jest wyraźne żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem terminu. Mechanikę opisujemy przy umowach szkoły językowej, gdzie problem wraca co semestr.

Szkolenia z dofinansowaniem publicznym mają własne wymagania co do dokumentów, list obecności i potwierdzeń, określane przez operatora albo urząd. Zanim zastąpisz papierową listę podpisem przez link, sprawdź, czy regulamin programu dopuszcza formę elektroniczną.

Trener na B2B albo na zleceniu podpisuje umowę przez link bez przeszkód. Warto dołączyć do niej zasady zastępstw, rozliczenia dojazdów i zakaz bezpośredniego pozyskiwania klientów firmy przez określony czas.

Uważaj na materiały. Jeśli firma chce, żeby prezentacje, ćwiczenia i scenariusze zajęć przygotowane przez trenera należały do niej, potrzebuje przeniesienia autorskich praw majątkowych albo licencji wyłącznej, a obie umowy ustawa o prawie autorskim wymaga zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Tę część podpisujecie odręcznie albo podpisem kwalifikowanym. Zwykła licencja niewyłączna formy pisemnej nie wymaga i może być częścią umowy podpisanej przez link (więcej: umowa licencyjna online).

Przy szkoleniach prowadzonych na danych klienta, na przykład warsztatach na jego procesach albo systemach, klient często wymaga od trenera osobnej umowy o poufności. Wyślij ją razem z umową ramową, zanim trener dostanie materiały.

Klienci pytają czasem firmę szkoleniową o umowę lojalnościową dla pracowników. Taką umowę zawiera pracodawca z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje, na piśmie (art. 103⁴ § 1 Kodeksu pracy), i tylko wtedy, gdy chce zobowiązać pracownika do pozostania w firmie (art. 103⁴ § 3). Firma szkoleniowa nie jest jej stroną. Możesz odesłać klienta do wzoru umowy lojalnościowej.

Szkolenia BHP mają osobną dokumentację po stronie pracodawcy: kartę szkolenia wstępnego i zaświadczenia. Omawiamy je na stronach karta szkolenia BHP online i podpis elektroniczny w BHP. Dokumenty kadrowe uczestników zostają w dziale HR klienta (podpis elektroniczny w HR).

1. Przed szkoleniem wysyłasz umowę albo zamówienie reprezentantowi klienta, z kodem SMS przy większych kontraktach. Trener dostaje swoją umowę i NDA.
2. W dniu szkolenia wysyłasz listę obecności do uczestników (do 15 osób w jednym dokumencie, większe grupy dzielisz na części) i protokół wykonania do klienta.
3. Po szkoleniu masz w panelu komplet z Kartami Podpisów: kto, kiedy, z jakiego adresu IP, ze skrótem SHA-256 każdego dokumentu. Klient dostaje ten sam PDF.

Szablony umów i protokołów zapisujesz raz, a opiekunowie klientów korzystają z nich wspólnie w planie Team. Jeśli sprzedajesz szkolenia przez własny system zapisów, podpis możesz uruchamiać przez API i webhooki w planach Business i Team (cennik). Moc prawną poszczególnych poziomów podpisu omawiamy na stronie moc prawna.