Podpis elektroniczny na uczelni: umowy ze studentami, praktyki i współpraca z wykładowcami

Poprzednia ustawa o szkolnictwie wyższym wymagała umowy ze studentem w formie pisemnej pod rygorem nieważności i wiele uczelni nadal działa według tego nawyku. Obecna ustawa z 20 lipca 2018 r. (Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce) określa, za co uczelnia publiczna może pobierać opłaty i jak je ustala, ale nie zawiera przepisu, który narzucałby formę umowy o warunkach odpłatności. Formę określa więc sama uczelnia: w regulaminie studiów, uchwale senatu albo zarządzeniu rektora.

Jeśli Twoja uczelnia przewiduje formę pisemną, trzymaj się jej. Jeśli nie, umowę możesz zawrzeć w formie dokumentowej, a podpis przez link z Kartą Podpisów daje przy tym mocny dowód, że konkretny student zaakceptował konkretną wersję opłat. Przy studiach niestacjonarnych przydaje się to zwłaszcza we wrześniu, gdy część przyjętych kandydatów mieszka daleko i nie przyjedzie do dziekanatu przed inauguracją.

Pamiętaj, że niewniesienie opłat może skończyć się skreśleniem z listy studentów, a skreślenie następuje w drodze decyzji administracyjnej (art. 108 ust. 3 ustawy). Umowa podpisana online jest dowodem w sprawie cywilnej o należność, ale decyzji nie zastępuje.

Studia podyplomowe ustawa reguluje w osobnym dziale, obok studiów, a relację słuchacza z uczelnią w praktyce opisuje umowa cywilna. To zwykle osoba pracująca, często z innego województwa, a za studia płaci jej pracodawca. W papierowym obiegu umowa trójstronna potrafi krążyć miesiąc.

• Kolejność podpisów. Ustaw najpierw słuchacza, potem reprezentanta pracodawcy, na końcu kierownika studiów. Każdy dostaje link dopiero wtedy, gdy przyjdzie jego kolej.
• Słuchacz płacący sam. Jest konsumentem. Umowa zawarta zdalnie daje mu 14 dni na odstąpienie, więc przy zjazdach startujących wcześniej dołącz oświadczenie o żądaniu rozpoczęcia zajęć przed upływem terminu.
• Pracownik i lojalka. Jeśli pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostania w firmie po studiach, zawiera z nim osobną umowę szkoleniową na piśmie. Uczelnia nie jest jej stroną i nie powinna wpisywać takich klauzul do swojej umowy.

Porozumienia o praktykach

Biuro karier albo opiekun praktyk zawiera porozumienie z firmą przyjmującą studenta. Firma bywa w innym mieście, a jej zarząd reprezentuje dwóch członków łącznie. W podpiszmy dodajesz obie osoby jako sygnatariuszy, ustawiasz kolejność i nie musisz czekać, aż obaj spotkają się w biurze. Student może podpisać ten sam dokument jako trzecia strona, jeśli porozumienie opisuje jego obowiązki.

Wykładowcy spoza uczelni

Praktyk z branży, który prowadzi jeden przedmiot, recenzent pracy, członek komisji: każdy z nich podpisuje umowę zlecenia albo o dzieło, a na koniec rachunek. Podpis przez link wystarcza. Uwaga na materiały dydaktyczne: jeśli uczelnia chce nabyć autorskie prawa majątkowe albo licencję wyłączną, ustawa o prawie autorskim wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wtedy tę część podpisuje się odręcznie albo podpisem kwalifikowanym (więcej: przeniesienie praw autorskich, jaki podpis). Z pracownikami etatowymi uczelni umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 Kodeksu pracy), więc też nie przez nasz podpis.

Projekty i badania

Umowy o poufności z partnerami przemysłowymi, listy intencyjne przed wnioskiem grantowym, zgody uczestników badań ankietowych i wywiadów. Dla badań medycznych i eksperymentów obowiązują odrębne przepisy o zgodzie, które sprawdza komisja bioetyczna, i tam nie zakładaj, że podpis przez link wystarczy.

1. Wgraj PDF przygotowany według wzoru uczelni, bez zmian w treści zatwierdzonej przez radcę prawnego.
2. Dodaj sygnatariuszy: druga strona, a po stronie uczelni osoba z upoważnieniem rektora (dziekan, kierownik studiów podyplomowych, kanclerz). Do 15 osób w jednym dokumencie.
3. Kolejność: najpierw zewnętrzny partner, na końcu przedstawiciel uczelni, żeby nie podpisywał wersji, którą druga strona jeszcze odrzuci.
4. Silna identyfikacja przy umowach z osobami, których uczelnia nie zna z systemu studenckiego: kod SMS albo weryfikacja tożsamości przez zdjęcie dowodu i twarzy.
5. Karta Podpisów trafia do akt sprawy. Podpis sprawdzisz później w walidatorze.

Masowa wysyłka pozwala wysłać ten sam dokument, na przykład regulamin studiów podyplomowych albo zgodę na nagrywanie zajęć, całej grupie słuchaczy. Wydział może pracować jako zespół na wspólnych szablonach, a system rekrutacyjny podłączyć przez API.