Zgoda na wykorzystanie wizerunku: wzór dla dorosłych i dla dziecka

Art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych stanowi: „Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie”. Ust. 2 wymienia dwa wyjątki, w których zezwolenie nie jest potrzebne:

• osoba powszechnie znana, gdy wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych,
• osoba stanowiąca jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Wyjątek „szczegółu całości” bywa nadużywany. Zdjęcie całej widowni na festynie może się w nim zmieścić. Zdjęcie trojga dzieci przy stoliku z rysunkami już nie, bo to one są tematem zdjęcia. Wyjątek z prawa autorskiego nie zwalnia też z RODO: publikacja zdjęcia, na którym da się rozpoznać konkretną osobę, nadal wymaga podstawy przetwarzania danych.

Zapłata za pozowanie zastępuje zgodę tylko wtedy, gdy nie zastrzeżono inaczej. W sesjach dla firm i agencji warto więc spisać umowę z zakresem publikacji, zamiast polegać na samym fakcie zapłaty.

Dziecko nie wyraża zgody samodzielnie. Rodzice są przedstawicielami ustawowymi dziecka pozostającego pod ich władzą rodzicielską (art. 98 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego), więc zgodę na publikację wizerunku dziecka podpisuje rodzic albo opiekun prawny. Przy starszych dzieciach i nastolatkach dobrą praktyką jest zapytanie także samego dziecka, zwłaszcza gdy chodzi o media społecznościowe.

Wystarczy zwykle zgoda jednego rodzica, ale gdy rodzice się nie zgadzają, sprawy istotne rozstrzygają wspólnie. Jeżeli placówka wie o konflikcie, bezpieczniej zebrać zgodę od obojga albo nie publikować. Sprzeciw jednego rodzica zgłoszony placówce traktuj poważnie, nawet gdy drugi zgodę podpisał.

Co wyróżnia zgodę na wizerunek dziecka w szkole i w przedszkolu:

• osobne zgody na kanały: zgoda na publikację wizerunku dziecka na tablicy w holu i zgoda na udostępnienie wizerunku dziecka na Facebooku to dla rodzica dwie różne decyzje,
• brak nazwisk: dziecko na zdjęciu podpisane imieniem, nazwiskiem i klasą staje się łatwe do odnalezienia,
• okres: zgoda na rok szkolny, odnawiana we wrześniu, jest czytelniejsza niż zgoda na cały pobyt w placówce.

Zgodę na udział w wycieczce zbiera się osobnym dokumentem, opisanym na stronie zgoda na wycieczkę szkolną. Warto nie łączyć tych dwóch zgód: rodzic może chcieć puścić dziecko na wycieczkę bez zgody na publikację zdjęć z niej.

Z punktu widzenia RODO zgoda na wizerunek to zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, a administrator musi umieć wykazać, że ją otrzymał. Osoba, która wyraziła zgodę, może ją wycofać w dowolnym momencie, a wycofanie musi być tak samo łatwe jak jej wyrażenie (art. 7 ust. 3 RODO).

Praktyczne skutki dla zgody na wizerunek RODO:

• dobrowolność: nie uzależniaj udziału dziecka w zajęciach ani zatrudnienia pracownika od zgody na publikację,
• konkretność: stąd lista kanałów z polami TAK i NIE we wzorze,
• wycofanie: wskaż adres, na który można je przesłać, i termin usunięcia materiałów,
• obowiązek informacyjny: dołącz informację o administratorze, celu, okresie przechowywania i prawach osoby.

Wycofanie zgody nie działa wstecz, ale zobowiązuje do zaprzestania dalszego rozpowszechniania. Wydrukowanego folderu nie da się wycofać, dlatego materiały drukowane i publikacje internetowe dobrze rozdzielić w zgodzie.

Firmy najczęściej potrzebują zgody pracownika na zdjęcie w zakładce „zespół”, na nagranie do rekrutacji albo na relację z firmowego wydarzenia. Zgoda pracownika budzi wątpliwości co do dobrowolności, bo pracownik zależy od pracodawcy. Dlatego odmowa nie może mieć żadnych konsekwencji, a zgoda powinna być osobnym dokumentem, nie punktem w umowie o pracę.

Po zakończeniu współpracy nie trzeba automatycznie usuwać wszystkich zdjęć, ale jeśli były pracownik wycofa zgodę, trzeba zdjąć jego wizerunek z kanałów prowadzonych przez firmę. Profil zaktualizujesz, archiwalnych postów z udostępnieniami innych użytkowników już nie, co warto opisać w zgodzie wprost.

Przy klientach, na przykład w salonie urody pokazującym efekty metamorfoz, zgoda na zdjęcie przed i po jest osobną zgodą od zgody na sam zabieg. Opisaliśmy to na stronie zgoda na zabieg kosmetyczny.

1. Przygotuj PDF ze zgodą i informacją RODO jako jednym plikiem, z zaznaczonymi kanałami. Nasz serwis nie ma pól formularza do klikania w PDF, więc jeśli rodzice mają wybierać kanały, przygotuj dwie lub trzy wersje dokumentu (na przykład „tylko materiały wewnętrzne” i „wszystkie kanały”) i wyślij właściwą.
2. Użyj masowej wysyłki: jeden plik do wszystkich rodziców z grupy. Każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.
3. Rodzic podpisuje z telefonu, bez zakładania konta. Kto nie chce się zgodzić, może dokument odrzucić z uzasadnieniem, a Ty widzisz odmowę w panelu.
4. Automatyczne przypomnienia trafiają do tych, którzy nie podpisali. Masz listę zgód przed pierwszą publikacją, a nie po niej.