Upoważnienie do odbioru dziecka z przedszkola: wzór i zbieranie online

• Dane dziecka i grupy, żeby nauczyciel na zmianie popołudniowej od razu wiedział, którego dziecka dotyczy dokument.
• Dane rodziców z numerem telefonu. W razie wątpliwości przy odbiorze nauczyciel dzwoni do rodzica, a nie do osoby odbierającej.
• Osoby upoważnione z numerem dokumentu tożsamości. Imię i nazwisko bez dokumentu to za mało: przy dwóch babciach o tym samym nazwisku nie da się ustalić, która jest upoważniona.
• Okres ważności, zwykle rok szkolny, i sposób odwołania.
• Oświadczenia rodziców o tym, że osoby upoważnione zapewniają dziecku bezpieczeństwo i okażą dokument.
• Podpis rodzica, a jeżeli placówka tego wymaga, obojga rodziców.

Upoważnienie jednorazowe, na przykład dla sąsiadki w jeden dzień, zawiera te same dane, ale z konkretną datą. Warto ustalić w statucie, jak rodzic przekazuje je w ciągu dnia, bo to właśnie wtedy powstają najbardziej ryzykowne sytuacje: SMS od numeru, którego nikt nie zna, albo telefon „od mamy”.

Prawo oświatowe nie wymaga, żeby upoważnienie miało formę pisemną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Wymaga, żeby zasady odbierania dzieci określił statut. Sprawdź więc dwie rzeczy:

1. Czy statut lub regulamin mówi o „pisemnym upoważnieniu”. Jeżeli tak, najbezpieczniej doprecyzować przy najbliższej zmianie statutu, że upoważnienie może być złożone także w postaci elektronicznej, na przykład podpisane przez rodzica elektronicznie z potwierdzeniem kodem SMS. Unikniesz sporu o to, czy PDF podpisany na telefonie jest „pisemny”.
2. Kto ma podpisać. Część placówek wymaga podpisu obojga rodziców. Przy obiegu elektronicznym to prostsze niż na papierze, bo każdy z rodziców podpisuje z własnego telefonu, a dokument zamyka się po drugim podpisie.

Podpis w podpiszmy to zwykły podpis elektroniczny (SES) zgodny z eIDAS, a z kodem SMS i weryfikacją dowodu wszystkich podpisujących podpis zaawansowany (AdES). Dla upoważnienia do odbioru dziecka nie ma przepisu wymagającego podpisu kwalifikowanego. Liczy się to, żeby placówka wiedziała, kto upoważnienie wystawił. Karta Podpisów zapisuje imię i nazwisko, adres e-mail, numer IP, czas i metodę identyfikacji każdego rodzica.

Upoważnienia różnią się między rodzinami, a podpiszmy nie ma pól do wypełniania przez rodzica. Dlatego proces dzielimy na dwa rodzaje dokumentów.

1. Dokument wspólny dla wszystkich: masowa wysyłka

Regulamin przyprowadzania i odbierania dzieci z oświadczeniem rodzica o zapoznaniu się z nim jest identyczny dla całej placówki. Wgrywasz jeden PDF i wysyłasz go masowo do wszystkich rodziców. Każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów, a w panelu widzisz, kto jeszcze nie podpisał. Przypomnienia idą same.

2. Upoważnienie imienne: jeden PDF na rodzinę

1. Rodzice przekazują dane osób upoważnionych w karcie zgłoszenia, przez dziennik elektroniczny albo mailem do sekretariatu.
2. Sekretariat uzupełnia wzór, najwygodniej korespondencją seryjną w edytorze tekstu z eksportem do PDF, jeden plik na dziecko.
3. Każdy plik wgrywasz jako dokument z jednym albo dwoma sygnatariuszami, czyli rodzicami. Szablon w panelu przyspiesza kolejne wysyłki.
4. Rodzic, który zauważy błąd, odrzuca dokument z uzasadnieniem, a Ty poprawiasz plik i wysyłasz ponownie.
5. Podpisane PDF z Kartami Podpisów trafiają do dokumentacji grupy, a nauczyciele dostają aktualną listę osób upoważnionych.

Zmiana w ciągu roku wygląda tak samo: rodzic podaje nową osobę, sekretariat wysyła jeden plik, rodzic podpisuje go na telefonie w kilka minut.

• Dowód tożsamości. Nauczyciel porównuje dokument z danymi w upoważnieniu. Podpis elektroniczny rodzica nie zastępuje tego kroku, bo potwierdza, kto upoważnienie wystawił, a nie kto przyszedł po dziecko.
• Wiek osoby odbierającej. Zasady ustala statut. Część placówek dopuszcza starsze rodzeństwo, część wymaga pełnoletności. Wpisz to wprost do statutu i do wzoru.
• Rodzice po rozstaniu. Upoważnienie od jednego rodzica nie ogranicza praw drugiego, jeżeli ma pełnię władzy rodzicielskiej. Ograniczenia wynikają z orzeczenia sądu, które rodzic powinien przedstawić placówce.
• Osoba w stanie wskazującym na spożycie alkoholu. Statut powinien przewidywać odmowę wydania dziecka i procedurę kontaktu z drugim rodzicem.
• Odwołanie upoważnienia. Działa od chwili, gdy dotarło do placówki. Zapisuj datę i godzinę, a przy odwołaniu elektronicznym masz je na Karcie Podpisów.

Ten sam wzór, po zmianie nazwy placówki, sprawdza się w żłobku, w świetlicy szkolnej, w klubie sportowym i w szkole językowej prowadzącej zajęcia dodatkowe. Zmienia się podstawa: w szkole zasady określa jej statut, w żłobku regulamin, a w firmie prowadzącej zajęcia regulamin usługi i umowa z rodzicem.

Odbiór dziecka z wycieczki, półkolonii czy obozu to osobna sytuacja, bo pojawia się zgoda rodzica na udział i dane kontaktowe na czas wyjazdu. Opisaliśmy ją na stronie o zgodzie rodzica na wycieczkę. Jeżeli placówka zbiera od rodziców także zgody na publikację wizerunku, skorzystaj z wzoru zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Administratorem danych osób upoważnionych jest przedszkole, a dane te placówka dostaje od rodzica, nie od samej osoby. Dlatego obowiązek informacyjny wobec osoby upoważnionej realizuje się według art. 14 RODO, najprościej klauzulą informacyjną udostępnioną rodzicom z prośbą o przekazanie jej osobom wskazanym w upoważnieniu. Zbieraj tylko dane potrzebne do identyfikacji przy odbiorze: imię, nazwisko, numer dokumentu, telefon. Po zakończeniu roku szkolnego i okresu przechowywania z instrukcji kancelaryjnej usuń upoważnienia, które straciły ważność.