Zgoda na wycieczkę szkolną: wzór zgody rodzica i zasady formy

Organizację wycieczek w placówkach publicznych reguluje rozporządzenie MEN z 25 maja 2018 r. (Dz. U. poz. 1055). Najważniejsze dla dokumentów przepisy:

• § 6 ust. 1 i 3: zgodę na zorganizowanie wycieczki wyraża dyrektor, zatwierdzając kartę wycieczki, a do karty dołącza się listę uczniów z imieniem, nazwiskiem i telefonem rodzica, podpisaną przez dyrektora.
• § 7: przy wycieczce za granicą dyrektor informuje organ prowadzący i organ nadzoru pedagogicznego, szkoła zawiera umowę ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia, a kierownik lub opiekun zna język obcy w stopniu pozwalającym się porozumieć.
• § 8: zgoda rodziców na udział niepełnoletniego ucznia jest wyrażana w formie pisemnej.
• § 10 pkt 2: kierownik wycieczki zapoznaje uczniów, rodziców i opiekunów z programem i regulaminem oraz informuje o celu i trasie.

Przepisy nie narzucają wzoru zgody. Wzór na tej stronie zawiera elementy, które w praktyce rozstrzygają spory: termin z godzinami, miejsce powrotu, kontakt z rodzicem i sposób odbioru dziecka.

Forma pisemna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to podpis własnoręczny (art. 78 § 1 KC) albo podpis kwalifikowany, który jest z nim równoważny (art. 78(1) KC). Ani zwykły podpis elektroniczny, ani kliknięcie w dzienniku elektronicznym tej formy nie dają. Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego, więc w szkole publicznej samą zgodę zbierz na papierze. Szerzej o poziomach podpisu przeczytasz w przewodniku po rodzajach podpisów elektronicznych.

Zgoda to jedna kartka. Wokół niej krąży kilka innych dokumentów, dla których przepisy nie przewidują formy pisemnej:

• Potwierdzenie zapoznania z programem i regulaminem wycieczki. § 10 pkt 2 każe kierownikowi zapoznać z nimi rodziców, a podpisany PDF z Kartą Podpisów to dowód, że rodzic dokument otrzymał i otworzył przed wyjazdem.
• Deklaracja udziału i zobowiązanie do wpłaty, zbierane tygodnie przed wycieczką, zanim szkoła zarezerwuje autokar i noclegi.
• Dane kontaktowe na czas wyjazdu potrzebne do listy uczniów z § 6 ust. 3.
• Zgoda na publikację zdjęć z wycieczki, która wynika z przepisów o ochronie wizerunku i danych, a nie z rozporządzenia. Wzór znajdziesz na stronie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.

Program i regulamin są identyczne dla całej klasy, więc wysyłasz je masowo: jeden PDF, każdy rodzic dostaje własny egzemplarz, a w panelu widzisz, kto jeszcze nie potwierdził. Automatyczne przypomnienia zdejmują z wychowawcy obowiązek dzwonienia do rodziców.

Dotyczy placówek niepublicznych i organizatorów, których regulamin dopuszcza zgodę w postaci elektronicznej.

1. Przygotuj dokumenty. Program, regulamin i zgodę scal w jeden PDF, bo podpis obejmuje tylko ten plik, na którym go złożono. W podpiszmy nie ma pól do wypełniania, więc dane dziecka wpisujesz przed wysyłką.
2. Wybierz sposób wysyłki. Zgodę imienną, z imieniem i nazwiskiem dziecka, przygotuj jako osobny PDF dla każdej rodziny, na przykład korespondencją seryjną w edytorze tekstu. Dokument wspólny dla wszystkich, bez danych dziecka, wyślesz masowo, a dziecko przypiszesz do rodzica według listy uczestników i adresu e-mail z Karty Podpisów.
3. Dodaj sygnatariuszy. Jeżeli regulamin wymaga zgody obojga rodziców, dodaj oboje. Przy wyjazdach za granicę rozważ kod SMS dla każdego rodzica.
4. Odbierz PDF z Kartą Podpisów i zabierz listę zgód na wyjazd w telefonie kierownika. Rodzic, który nie zgadza się z programem, odrzuca dokument z uzasadnieniem.

• Zgoda bez godziny i miejsca powrotu. Spór o to, kto miał czekać na dziecko o 22:00 pod szkołą, rozstrzyga treść zgody.
• Zbieranie pełnej dokumentacji medycznej w zgodzie. Potrzebne są informacje dla bezpieczeństwa w czasie wyjazdu, nie wypisy ze szpitala. Dane o zdrowiu są szczególną kategorią danych w RODO.
• Zgoda zebrana w dzienniku elektronicznym w szkole publicznej. Nie spełnia formy pisemnej z § 8. Traktuj ją jako informację, a podpis na papierze jako zgodę.
• Zmiana programu po zebraniu zgód. Jeżeli zmienia się trasa, termin albo koszt, zbierz potwierdzenie od nowa. Przy obiegu elektronicznym wyślesz nową wersję w kilka minut.
• Brak ustaleń o odbiorze dziecka po powrocie. Jeżeli dziecko odbiera inna osoba, potrzebne jest upoważnienie, takie jak opisane na stronie o upoważnieniu do odbioru dziecka.