Oświadczenie wzór: ogólne oświadczenie do skopiowania i podpisu

Rozróżnienie wydaje się akademickie, ale decyduje o skutkach dokumentu.

• Oświadczenie woli wywołuje skutek prawny: wskazanie rachunku do wypłaty, zrzeczenie się roszczeń, potrącenie, wyrażenie zgody. Art. 60 KC mówi, że wola może być wyrażona przez każde zachowanie, które ją dostatecznie ujawnia, „w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej”. Oświadczenie kierowane do innej osoby jest złożone, gdy doszło do niej tak, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 KC), a w postaci elektronicznej, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób (art. 61 § 2 KC).
• Oświadczenie wiedzy potwierdza fakt: zapoznanie się z regulaminem, otrzymanie pieniędzy, stan techniczny rzeczy. Samo w sobie nie tworzy praw, ale jest dowodem, a nieprawdziwe oświadczenie wiedzy potrafi przesądzić spór o odszkodowanie czy rozliczenie.

Wady oświadczenia woli (brak świadomości, pozorność, błąd, podstęp, groźba) mogą prowadzić do nieważności albo uchylenia się od skutków oświadczenia. Najlepszą ochroną jest jasna treść i dowód, że składający widział dokument przed podpisem. Ten dowód daje ślad audytowy, który opisaliśmy w tekście o śladzie audytowym podpisu.

1. Kto oświadcza. Imię i nazwisko albo firma, dane pozwalające jednoznacznie ustalić osobę.
2. Komu. Adresat decyduje o chwili złożenia oświadczenia woli i o tym, kto może się na nie powołać.
3. Czego dotyczy. Numer umowy, sprawy, zdarzenia. Oświadczenie „w sprawie rozliczeń” bez numeru umowy rodzi pytanie, których rozliczeń.
4. Treść rozdzielona na fakty i wolę. Dzięki temu wiadomo, co jest dowodem, a co czynnością prawną.
5. Data i podpis, a przy firmie podpis zgodny z reprezentacją.

Jeżeli oświadczenie ma dać komuś uprawnienie do działania w Twoim imieniu, to nie jest już oświadczenie, tylko upoważnienie albo pełnomocnictwo. Zobacz upoważnienie wzór.

• Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, procedurą bezpieczeństwa, polityką antykorupcyjną. Firma nie potrzebuje tu formy szczególnej, potrzebuje dowodu. Masowa wysyłka pozwala zebrać to samo oświadczenie od całego zespołu, a każdy dostaje własny egzemplarz z Kartą Podpisów.
• Oświadczenie o numerze konta do wypłaty. Art. 86 § 3 Kodeksu pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia na rachunek wskazany przez pracownika, chyba że złożył on w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę do rąk własnych. Oświadczenie o zmianie numeru konta bankowego dla pracodawcy spokojnie podpiszesz elektronicznie.
• Oświadczenie o potrąceniu. Art. 499 KC: potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie, z mocą wsteczną od chwili, gdy potrącenie stało się możliwe. Przepis nie wymaga formy, ale wymaga dowodu doręczenia, więc podpisany PDF z datą otwarcia jest tu bardzo praktyczny. Sprawdź tylko, czy umowa nie wyłącza potrącenia.
• Oświadczenie o braku roszczeń po rozliczeniu umowy, szkody czy najmu. Pisz konkretnie, jakich roszczeń dotyczy, bo ogólne zrzeczenie się „wszelkich roszczeń” bywa sporne.
• Oświadczenie o przekazaniu pieniędzy lub rzeczy: kwota, tytuł, data, podpis odbierającego.

Tu najczęściej pojawiają się nieporozumienia. Odpowiedzialność karną za fałszywe oświadczenie przewiduje art. 233 § 6 Kodeksu karnego, ale tylko wtedy, gdy przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Przykład takiego przepisu to art. 75 § 2 KPA, który pozwala organowi administracji odebrać od strony oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania, gdy przepis nie wymaga zaświadczenia.

Wnioski dla firmy:

• Dopisek „jestem świadomy odpowiedzialności karnej” w oświadczeniu dla pracodawcy czy kontrahenta, bez ustawowej podstawy, nie tworzy odpowiedzialności z art. 233 § 6 KK. Nie strasz nim, bo podważa wiarygodność całego dokumentu. Kłamstwo w takim oświadczeniu może mieć inne skutki, na przykład cywilne.
• Oświadczenia do urzędu skarbowego, ZUS, KRUS, MOPS czy urzędu pracy mają zwykle urzędowe wzory i kanały składania (e-Urząd Skarbowy, PUE, ePUAP, adres do doręczeń elektronicznych). Podanie elektroniczne do organu wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych albo przez system organu (art. 63 § 1 KPA). Tych oświadczeń u nas nie składaj.
• Oświadczenie o niekaralności pracodawca może zebrać tylko wtedy, gdy przepis szczególny pozwala mu żądać takiej informacji. W pozostałych przypadkach nie zbieraj go wcale.

Dla oświadczeń bez formy zastrzeżonej wystarczy każdy sposób ujawnienia woli, a więc także zwykły podpis elektroniczny (SES). Art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmawiania podpisowi elektronicznemu skutku prawnego i dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

Formę szczególną musisz zachować, gdy wymaga jej ustawa albo umowa stron. Oświadczenie o zrzeczeniu się służebności czy inne oświadczenia dotyczące nieruchomości wymagają zwykle formy notarialnej. Oświadczenie woli w formie pisemnej elektronicznie złożysz wyłącznie podpisem kwalifikowanym (art. 78(1) KC). Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej wymaga natomiast tylko formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną (art. 77 § 2 KC). Szerzej o poziomach podpisu przeczytasz na stronie moc prawna.

1. Uzupełnij wzór i zapisz jako PDF. Dokument wysyłasz kompletny, bo w podpiszmy nie ma pól do wypełniania.
2. Wgraj plik i wskaż składającego oświadczenie jako sygnatariusza. Jeżeli potrzebujesz potwierdzenia przyjęcia, dodaj też adresata.
3. Przy oświadczeniach o dużej wadze, na przykład o potrąceniu czy braku roszczeń, włącz kod SMS lub weryfikację tożsamości.
4. Po podpisaniu obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów: kto, kiedy, z jakiego adresu i czy tożsamość potwierdzono.

To samo oświadczenie dla wielu osób wyślesz masową wysyłką. Sygnatariusz, który się nie zgadza, może odrzucić dokument z uzasadnieniem, a Ty widzisz powód w panelu.