Umowa z fotografem online: sesje, prawa do zdjęć i zgody na wizerunek

Umowa, która nie zawiera wyraźnego postanowienia o przeniesieniu praw, jest licencją (art. 65 ustawy o prawie autorskim). Licencja bez wskazania czasu i terytorium uprawnia do korzystania z utworu przez pięć lat na terytorium państwa, w którym licencjobiorca ma siedzibę albo miejsce zamieszkania (art. 66 ust. 1), a po tym czasie wygasa. Licencja niewyłączna nie wymaga formy, więc podpiszesz ją online.

W praktyce klient rzadko potrzebuje przeniesienia praw. Dobrze opisana licencja niewyłączna zwykle wystarcza:

• Para młoda: użytek prywatny, publikacja w mediach społecznościowych, druk odbitek i albumu. Czas nieoznaczony.
• Firma po sesji wizerunkowej zarządu: strona internetowa, materiały prasowe, raport roczny, LinkedIn. Czas nieoznaczony, terytorium całego świata.
• Sklep po sesji produktowej: sklep internetowy, platformy sprzedażowe, reklamy w internecie. Obieg tych dokumentów po stronie sklepu opisujemy przy podpisie elektronicznym dla sklepu internetowego.

Jeżeli klient chce wyłączności, na przykład agencja reklamowa kupuje zdjęcia do kampanii i nie chce, żeby trafiły do banku zdjęć, potrzebna jest licencja wyłączna albo przeniesienie praw. Obie wymagają formy pisemnej. Najprościej podpisać odręcznie krótką umowę o prawach, a resztę obiegu (zamówienie, harmonogram, odbiór zdjęć) prowadzić online.

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie (art. 81 ust. 1). Zezwolenia nie wymaga też wizerunek osoby, która jest jedynie szczegółem całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza (art. 81 ust. 2 pkt 2). Co to oznacza w codziennej pracy:

• Portfolio i profil w mediach społecznościowych: nawet jeśli zapłacił klient, na zdjęciu są konkretne osoby. Zgoda pary młodej na publikację ich zdjęć w portfolio to osobny punkt, który powinni móc odznaczyć.
• Goście weselni: nie podpisują umowy z fotografem. Do portfolio wybieraj ujęcia, na których są szczegółem tłumu, albo proś o zgodę.
• Płatna modelka: zapłata za pozowanie działa jak zgoda, chyba że model wyraźnie zastrzeże inaczej. Mimo to opisz w umowie, gdzie zdjęcia się pojawią, bo zakres zgody bywa sporny.
• Sesja dziecięca i noworodkowa: zgodę na publikację podpisuje rodzic lub opiekun.

Fotograf przetwarza też dane osobowe klientów, więc potrzebuje informacji o przetwarzaniu danych, a przy zdjęciach dla firmy, której pracowników fotografuje, sprawdź, kto jest administratorem tych danych.

1. Szablony na każde zlecenie: umowa ślubna, sesja rodzinna, sesja biznesowa, zdjęcia produktowe. Uzupełniasz datę, miejsce i cenę, zapisujesz PDF.
2. Dwoje zamawiających: przy umowie ślubnej dodaj oboje narzeczonych jako sygnatariuszy, każde podpisuje z własnego telefonu.
3. Zgoda na portfolio osobno: przygotuj dwa warianty zgody (z publikacją w portfolio i bez niej), a klient podpisuje ten, który wybiera.
4. Kod SMS: przy zadatku za odległy termin włącz kod SMS dla zamawiającego, a przy sesji biznesowej podpis osoby umocowanej po stronie firmy.
5. Masowa wysyłka zgód: sesja zespołu w firmie albo zdjęcia drużyny, jeden PDF zgody, każda osoba podpisuje własny egzemplarz.
6. Karta Podpisów: każdy dostaje podpisany PDF z imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail, IP, znacznikami czasu i skrótem SHA-256.

• „Klient otrzymuje wszystkie prawa do zdjęć” w umowie podpisanej mailem: przeniesienie jest nieważne z braku formy, a klient zostaje najwyżej z licencją.
• Licencja bez czasu i pól eksploatacji: działa pięć lat i tylko na polach wymienionych w umowie, co zaskakuje firmę po kilku latach.
• Portfolio bez zgody: para młoda widzi swoje zdjęcia w reklamie fotografa i żąda usunięcia.
• Brak terminu oddania i liczby zdjęć: spór o to, czy 300 zdjęć po obróbce to wykonanie umowy.
• Pliki RAW: umowa nie mówi, czy klient je dostaje. Zapisz to wprost.

Zlecenia od agencji eventowych i organizatorów konferencji omawiamy na stronie podpis elektroniczny dla agencji eventowej.