Podpis elektroniczny dla sklepu internetowego: dostawcy, dystrybucja i powierzenie danych
Klient przy koszyku nie podpisuje nic. Podpisują dostawcy, producenci, magazyn fulfillment, agencja od kampanii i fotograf produktowy. Ta strona porządkuje właśnie te dokumenty.
Umowę powierzenia z nowym dostawcą usług podpisz, zanim dostanie dostęp do bazy klientów.
1. Wgraj
2. Dodaj strony
3. Wyślij
Zacznij: wgraj dokument po założeniu konta
Plik PDF · do 6 MB · 30 sekund, bez karty
Bez karty płatniczej. Darmowe demo: 3 dokumenty na próbę.
Art. 605 KC
Umowa dostawy bez szczególnej formy
Art. 563 KC
Reklamacja między firmami: zbadaj towar i zawiadom niezwłocznie
Art. 28 RODO
Umowa powierzenia na piśmie, także elektronicznie
0 podpisów
Konsument przy zakupie w sklepie nie podpisuje umowy
Krótka odpowiedź: sklep internetowy może podpisywać elektronicznie prawie wszystkie dokumenty zaplecza: umowy dostawy i dystrybucji, warunki współpracy z producentami, umowy powierzenia danych z firmami obsługującymi sklep, protokoły reklamacji hurtowych i umowy z twórcami treści. Żadna z tych umów nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wyjątek to przeniesienie autorskich praw majątkowych, na przykład do zdjęć produktowych albo logo, które wymaga formy pisemnej.
Warto od razu oddzielić dwa światy. Sprzedaż konsumentowi w sklepie to umowa na odległość zawierana kliknięciem, bez podpisu. Podpis elektroniczny przydaje się po drugiej stronie: tam, gdzie właściciel sklepu jest kupującym, zleceniodawcą albo administratorem danych, który coś komuś powierza. Dokumenty te zwykle krążą mailem jako skany, a potem nikt nie wie, która wersja cennika dostawcy obowiązuje.
Dokumenty sklepu internetowego: kto podpisuje i jaka forma wystarczy
| Dokument | Kto podpisuje | Jaka forma wystarczy |
|---|---|---|
| Umowa dostawy z producentem lub importerem | Sklep i dostawca | Brak formy szczególnej (art. 605 KC opisuje umowę, nie narzuca formy). Podpis elektroniczny wystarcza |
| Umowa dystrybucyjna, status autoryzowanego sprzedawcy marki | Producent i sklep | Umowa nienazwana, brak formy szczególnej. Licencję na zarejestrowany znak producenta, jeśli jest w umowie, trzeba zawrzeć na piśmie |
| Umowa powierzenia przetwarzania danych | Sklep jako administrator i podmiot przetwarzający (fulfillment, obsługa klienta, agencja mailingowa) | Forma pisemna w rozumieniu RODO, w tym elektroniczna (art. 28 ust. 9 RODO). Podpis elektroniczny ze śladem audytowym jest w praktyce przyjmowany |
| Protokół reklamacyjny dostawy hurtowej | Magazyn sklepu i przedstawiciel dostawcy | Brak formy. Liczy się termin zawiadomienia o wadzie |
| NDA z producentem marki własnej | Sklep i producent | Brak formy, podpis elektroniczny wystarcza |
| Umowa z twórcą zdjęć lub opisów produktów | Sklep i twórca | Umowa o dzieło i licencja niewyłączna: podpis elektroniczny. Przeniesienie praw i licencja wyłączna: forma pisemna pod rygorem nieważności |
| Zamówienie klienta detalicznego | Nikt nie podpisuje | Umowa na odległość zawarta w sklepie, potwierdzenie na trwałym nośniku (e-mail z danymi zamówienia) |
Klient detaliczny nie podpisuje: co sklep musi mu wysłać
Najczęstsze nieporozumienie: właściciel sklepu szuka podpisu elektronicznego dla klientów, żeby „mieć umowę”. Zakup w sklepie internetowym to umowa zawierana na odległość, a ustawa o prawach konsumenta nie wymaga od konsumenta podpisu. Wymaga za to od sprzedawcy, by przekazał konsumentowi potwierdzenie zawarcia umowy na trwałym nośniku w rozsądnym czasie po jej zawarciu, najpóźniej w chwili dostarczenia towaru (art. 21 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Wystarcza e-mail z regulaminem, danymi zamówienia i informacjami przedumownymi.
Dokładanie podpisu do koszyka tylko wydłuża zakup. Wyjątki są rzadkie i zwykle dotyczą klientów firmowych: indywidualna oferta hurtowa dla firmy, umowa ramowa na stałe dostawy albo zamówienie towaru robionego na specyfikację klienta. Wtedy podpisana akceptacja oferty zamyka spór o cenę, ilość i termin.
Reklamacja dostawy hurtowej: termin liczy się od rozładunku
Gdy to sklep kupuje towar od hurtowni albo producenta, obie strony są przedsiębiorcami i obowiązuje surowsza reguła. Kupujący traci uprawnienia z tytułu rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie (art. 563 § 1 KC). Do zachowania terminu wystarczy wysłanie zawiadomienia przed jego upływem (§ 2). Umowa może rękojmię rozszerzyć, ograniczyć albo wyłączyć, więc sprawdź najpierw warunki dostawcy.
W praktyce sklep, który przyjmuje dostawę na magazyn i wystawia towar do sprzedaży po tygodniu, sam skraca sobie ochronę. Dobry obieg wygląda tak:
- magazynier przy przyjęciu robi zdjęcia uszkodzonych kartonów i spisuje braki,
- protokół rozbieżności ze zdjęciami trafia do przedstawiciela dostawcy tego samego dnia jako link do podpisu,
- dostawca podpisuje albo odrzuca z uzasadnieniem, a Karta Podpisów pokazuje datę i godzinę wysyłki zawiadomienia.
Po stronie hurtowni ten sam proces opisujemy na stronie dla hurtowni i dystrybutora.
RODO w sklepie: komu powierzasz dane klientów
Sklep jest administratorem danych kupujących. Każda firma, która przetwarza te dane w jego imieniu, potrzebuje umowy powierzenia, a art. 28 ust. 9 RODO wymaga dla niej formy pisemnej, w tym formy elektronicznej. Typowa lista w małym sklepie jest dłuższa, niż się wydaje:
- operator fulfillmentu, który pakuje paczki i widzi adresy,
- zewnętrzne biuro obsługi klienta albo freelancer od czatu,
- agencja prowadząca newsletter i kampanie remarketingowe,
- biuro rachunkowe z dostępem do faktur imiennych,
- programista z dostępem do bazy produkcyjnej sklepu.
Nie każdy kontrahent to podmiot przetwarzający. Firma kurierska czy operator płatności często działa jako odrębny administrator na własnych warunkach i nie podpisze Twojego wzoru. Oceń rolę każdej firmy, zanim wyślesz dokument. Umowę powierzenia podpisuj przed udostępnieniem danych, a nie przy pierwszej kontroli.
Jak ułożyć obieg dokumentów sklepu w podpiszmy
- Szablony: zapisz w panelu umowę powierzenia, NDA i protokół rozbieżności. Nowy kontrahent dostaje gotowy PDF po uzupełnieniu danych.
- Sygnatariusze po stronie dostawcy: umowę podpisuje osoba umocowana do reprezentacji, a nie handlowiec, który ją negocjował. Jeśli nie wiesz, kto to jest, poproś o odpis z KRS albo pełnomocnictwo.
- Kolejność podpisów: najpierw dostawca, na końcu właściciel sklepu. Podpisujesz dopiero wersję, którą zaakceptowała druga strona.
- Kod SMS przy nowych kontrahentach: przy pierwszej umowie z firmą, której nie znasz, włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości. Gdy wszyscy przejdą silną identyfikację, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.
- Karta Podpisów w archiwum: podpisany PDF z imieniem, nazwiskiem, adresem e-mail, IP, znacznikami czasu i skrótem SHA-256 trafia do folderu dostawcy.
- API dla sklepów z własnym systemem: jeśli dostawców obsługujesz w systemie ERP, wysyłasz umowy przez API i webhooki w planach Business i Team.
Typowe sytuacje w sklepie internetowym
- Nowy cennik dostawcy „od jutra”: zmiana cen hurtowych bez podpisanego aneksu to spór przy pierwszej fakturze. Aneks podpisany linkiem w dniu zmiany to rozwiązuje.
- Zdjęcia produktowe od freelancera: umowa podpisana online daje licencję niewyłączną. Jeśli sklep chce praw na wyłączność, na przykład do sprzedaży marki z bazą zdjęć, potrzebna jest forma pisemna. Szczegóły na stronie umowa z fotografem online.
- Współpraca z influencerem: umowę i akceptację publikacji podpiszesz online, przeczytaj też, czy to dzieło, czy zlecenie.
- Marka własna u producenta: NDA przed wysłaniem projektu, potem umowa produkcyjna i protokół odbioru pierwszej partii.
Jak podpiszmy pomaga sklepowi internetowemu
Mniej skanów w skrzynce, jasna wersja każdej umowy z dostawcą.
Protokół rozbieżności tego samego dnia
Magazyn wysyła protokół z przyjęcia dostawy od razu, a data wysyłki zostaje w Karcie Podpisów.
Szablon umowy powierzenia
Jeden wzór dla każdego nowego podmiotu przetwarzającego, bez przepisywania danych od zera.
Odrzucenie z uzasadnieniem
Dostawca, który nie zgadza się z reklamacją, odrzuca protokół z opisem. Masz jego stanowisko na piśmie.
Masowa wysyłka zmian
Nowe zasady współpracy albo aktualizacja umowy powierzenia trafiają do wielu kontrahentów naraz, każdy podpisuje własny egzemplarz.
Umowa powierzenia z operatorem fulfillmentu
Zanim magazyn zobaczy pierwszy adres klienta.
Przeciągnij PDF
Uzupełnij wzór
Zakres danych (imię, adres, telefon), cel, czas przetwarzania, dalsze podmioty przetwarzające i środki bezpieczeństwa.
Dodaj sygnatariuszy
Osoba reprezentująca operatora, potem właściciel sklepu. Ustaw kolejność.
Złóż podpis · rysowany
PodpisanoPodpisy przez link
Operator podpisuje w przeglądarce, przypomnienia e-mail pilnują terminu startu współpracy.
Archiwum na kontrolę
Podpisany PDF z Kartą Podpisów trafia do rejestru umów powierzenia sklepu.
Kto w sklepie internetowym podpisuje dokumenty online
Właściciel małego sklepu
Umowy z trzema dostawcami, fulfillment i biuro rachunkowe. Wszystko w jednym panelu zamiast w wątkach mailowych.
Marka D2C z produkcją zleconą
NDA, umowa produkcyjna, protokół odbioru partii i umowa z agencją kampanii.
Sklep sprzedający także firmom
Akceptacja oferty hurtowej i umowa ramowa z klientem firmowym zamiast potwierdzeń w komunikatorze.
Pytania o podpis elektroniczny w sklepie internetowym
Czy klient sklepu internetowego musi podpisać umowę sprzedaży?
Nie. Zakup w sklepie to umowa zawarta na odległość bez podpisu konsumenta. Sprzedawca musi natomiast przekazać potwierdzenie zawarcia umowy na trwałym nośniku, zwykle e-mailem (art. 21 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta).
Czy umowę powierzenia danych mogę podpisać elektronicznie?
Tak. Art. 28 ust. 9 RODO dopuszcza formę pisemną, w tym elektroniczną. Podpis elektroniczny z Kartą Podpisów pokazuje, kto, kiedy i którą wersję podpisał. Więcej na stronie o umowie powierzenia.
Ile mam czasu na reklamację dostawy od hurtowni?
Przy sprzedaży między przedsiębiorcami trzeba zbadać towar w czasie przyjętym przy rzeczach tego rodzaju i niezwłocznie zawiadomić sprzedawcę o wadzie (art. 563 KC). Ustawa nie podaje liczby dni, dlatego protokół najlepiej wysłać w dniu przyjęcia dostawy. Umowa z dostawcą może zmienić zasady rękojmi.
Czy przeniesienie praw do zdjęć produktowych podpiszę przez link?
Nie. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim), czyli podpisu odręcznego albo kwalifikowanego. Licencję niewyłączną podpiszesz elektronicznie.
Czy mogę połączyć podpisywanie umów z moim systemem?
Tak, w planach Business i Team przez API i webhooki. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.
Dokumenty sklepu internetowego do podpisu online
Umowa dostawy online
Wzór umowy na dostawy częściowe i periodyczne.
Umowa dystrybucyjna online
Dystrybucja wyłączna, terytorium, ceny odsprzedaży.
Umowa powierzenia RODO z podpisem elektronicznym
Forma z art. 28 RODO i elementy obowiązkowe.
Protokół reklamacyjny online
Protokół rozbieżności i reklamacja towaru między firmami.
Podpis elektroniczny dla branż
Obieg dokumentów w innych branżach.
Moc prawna podpisu
Kiedy SES i AES wystarczą, a kiedy nie.
Umowa z dostawcą podpisana, zanim przyjedzie pierwsza dostawa
Wgraj PDF, dodaj osobę reprezentującą dostawcę i wyślij link. Podpisany dokument z Kartą Podpisów wróci do obu stron.
Wyślij umowę z dostawcą do podpisu