Zamówienia i umowy dystrybucyjne online dla hurtowni i dystrybutorów

Najwięcej pieniędzy hurtownia traci nie na cenach, tylko na należnościach. Umowa handlowa z odbiorcą powinna odpowiadać na pytania, które pojawiają się dopiero przy pierwszej zaległości: jaki jest limit kupiecki, co się dzieje po jego przekroczeniu (wstrzymanie wydań, przedpłata), jaki jest termin płatności, od kiedy liczą się odsetki, kto po stronie odbiorcy może składać zamówienia.

Przy terminie płatności pamiętaj o ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Termin zapłaty w umowie nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2). Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały albo średni przedsiębiorca, 60 dni jest granicą, której nie można przesunąć umową (art. 7 ust. 2a). Hurtownia, która kupuje od małego producenta, jest w tej relacji dłużnikiem.

Część hurtowni zastrzega w warunkach sprzedaży, że towar pozostaje ich własnością do zapłaty ceny. Jeżeli rzecz zostaje wydana kupującemu, zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem, a wobec wierzycieli kupującego jest skuteczne, gdy pismo ma datę pewną (art. 590 § 1 KC). Przy zastrzeżeniu, na którym chcesz polegać wobec innych wierzycieli odbiorcy, ostrożniej jest podpisać je odręcznie albo kwalifikowanym podpisem i zadbać o datę pewną. O dacie pewnej piszemy na blogu: data pewna na dokumencie elektronicznym.

Hurtownia z dużą liczbą zamówień zwykle przyjmuje je przez sklep internetowy B2B, telefon albo przedstawiciela. Nie każde zamówienie musi być podpisane. Podpis ma sens przy zamówieniach nietypowych: towar sprowadzany na zamówienie, którego nie da się zwrócić, duża partia z indywidualnym rabatem, zamówienie z przedpłatą albo ze zmienionym terminem płatności.

Dwa przepisy pracują tu na korzyść hurtowni, ale trzeba o nich pamiętać. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał od stałego kontrahenta ofertę w ramach swojej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za jej przyjęcie (art. 68[2] KC). Odbiorca, który przysyła zamówienie, a hurtownia milczy, może więc uznać umowę za zawartą. Drugi przepis dotyczy potwierdzenia: gdy umowę zawartą bez formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie ze zmianami, które nie zmieniają jej istotnie, strony wiąże treść potwierdzenia, chyba że druga strona niezwłocznie się sprzeciwi (art. 77[1] § 2 KC). Potwierdzenie zamówienia wysłane do podpisu przez link zamyka tę niepewność: odbiorca podpisuje albo odrzuca je z opisem, co się nie zgadza.

W górę łańcucha dokumenty są rzadsze, ale ważniejsze: umowa dystrybucyjna z terytorium i celami sprzedażowymi, porozumienie o rabatach posprzedażowych, zasady zwrotu towaru niechodliwego, umowa dostawy przy towarach wytwarzanych na zamówienie. Producent często ma zarząd z reprezentacją łączną, więc w podpiszmy dodajesz dwóch członków zarządu i ustawiasz kolejność: najpierw hurtownia, potem obaj członkowie zarządu producenta. Przy zapisach o wyłączności i cenach odsprzedaży zajrzyj do sekcji o prawie konkurencji na stronie umowa dystrybucyjna.

W dół łańcucha najczęstszy problem to zmiana warunków dla wszystkich odbiorców naraz: nowe ogólne warunki sprzedaży, nowy cennik, zmiana zasad dostaw. Masowa wysyłka daje każdemu odbiorcy własny egzemplarz do akceptacji i własną Kartę Podpisów. Widać, kto zaakceptował nowe warunki, a do kogo trzeba zadzwonić przed kolejną dostawą. Tak samo wysyłasz potwierdzenia sald na koniec roku: jeden dokument na odbiorcę, z odpowiedzią „zgodne” albo odrzuceniem z opisem różnicy.

1. Pakiet nowego odbiorcy: umowa handlowa z ogólnymi warunkami sprzedaży w jednym PDF i upoważnienie do odbioru towaru dla pracowników odbiorcy.
2. Kod SMS albo weryfikacja tożsamości przy odbiorcy, któremu przyznajesz kredyt kupiecki. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, umowa ma poziom podpisu zaawansowanego.
3. Plan Team dla działu sprzedaży: przedstawiciele wysyłają dokumenty ze wspólnego konta firmy, a kierownik widzi, kto czeka na podpis.
4. API i webhooki w planach Business i Team, gdy system ERP ma sam wysyłać potwierdzenia zamówień i WZ do podpisu, a status wracać do systemu.
5. Przypomnienia przy potwierdzeniach sald, które odbiorcy odkładają na później.

Hurtownia z własnym magazynem i transportem znajdzie więcej o dokumentach wydań na stronie dokumenty logistyki i magazynu. Gdy należności od odbiorcy trzeba odzyskiwać, obieg ugód opisujemy na stronie ugoda i uznanie długu online.