Ugoda i uznanie długu online dla firm windykacyjnych: dokumenty, które dłużnik podpisuje przez link

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem trzech lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata (art. 118 KC). Dla portfeli z fakturami sprzed kilku lat uznanie długu jest więc często najważniejszym dokumentem w sprawie. Działa pod trzema warunkami:

• Podpisuje właściwa osoba. Uznanie złożone przez kogoś innego niż dłużnik, na przykład przez członka rodziny, który odebrał e-mail, nie przerywa biegu przedawnienia. Przy dłużniku, którego nie znasz osobiście, włącz weryfikację tożsamości albo co najmniej kod SMS na numer z umowy.
• Podpis jest złożony przed upływem terminu. Uznanie po przedawnieniu nie przerywa biegu, którego już nie ma. Może być najwyżej oceniane jako zrzeczenie się zarzutu przedawnienia (art. 117 § 2 KC), a to wymaga jasnej treści.
• Treść wskazuje dług. Tytuł, numer faktury albo umowy, kwota główna. Ogólne „uznaję swoje zadłużenie” rodzi spór o to, co dłużnik uznał.

Uwaga na konsumentów: po upływie terminu przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przysługującego przeciwko konsumentowi (art. 117 § 2[1] KC). Nie przedstawiaj osobie prywatnej przedawnionego długu tak, jakby musiała go zapłacić, i nie proś o podpis pod dokumentem, którego skutków nie wyjaśniłeś.

Firma, która kupuje wierzytelności, podpisuje umowę cesji ze zbywcą. Jeżeli wierzytelność jest stwierdzona pismem, przelew też powinien być stwierdzony pismem (art. 511 KC). Przepis nie przewiduje rygoru nieważności, a w stosunkach między przedsiębiorcami nie stosuje się skutków niezachowania formy pisemnej przewidzianej dla celów dowodowych (art. 74 § 4 KC). Przy cesji między dwiema firmami podpis elektroniczny z Kartą Podpisów wystarcza. Przy portfelu obejmującym długi konsumentów część nabywców zawiera umowę odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, żeby nie mieć ograniczeń dowodowych w sporach z dłużnikami.

Dopóki zbywca nie zawiadomi dłużnika o przelewie, zapłata do rąk poprzedniego wierzyciela jest skuteczna wobec nabywcy (art. 512 KC). Zawiadomienie to jednostronna informacja, a nie dokument do podpisu przez dłużnika. Warto natomiast dołączyć je do pierwszej propozycji ugody, żeby dłużnik wiedział, dlaczego pisze do niego inna firma. Więcej o rodzajach cesji na stronie umowa cesji.

Podpis przez link ułatwia dłużnikowi zawarcie ugody, ale nie zmienia zasad prowadzenia windykacji. Kilka reguł, które chronią i dłużnika, i firmę:

• Nie wysyłaj dokumentu do podpisu z sugestią, że pochodzi od sądu, komornika albo innego organu. Nagłówek, nazwa nadawcy i treść e-maila mają jasno wskazywać firmę windykacyjną.
• Nie ponawiaj wysyłek i przypomnień w sposób, który ma charakter nękania. Uporczywe nękanie jest przestępstwem. Ustaw rozsądne przypomnienia i szanuj odmowę.
• Dłużnik, który kwestionuje dług, może odrzucić dokument z uzasadnieniem, na przykład „faktura zapłacona przelewem 12 marca”. To informacja, którą musisz sprawdzić, zanim podejmiesz dalsze kroki.
• Dane dłużnika przetwarzasz w granicach celu, dla którego je masz. Nie dodawaj do ugody jako sygnatariuszy osób, które nie są stroną długu.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: oświadczenia poręczyciela, weksla, aktu notarialnego z poddaniem się egzekucji i dokumentów wymagających podpisu kwalifikowanego. O tym, kiedy wystarczy zwykły podpis, piszemy na stronie moc prawna podpisu.

1. Szablony ugody dla typowych wariantów: spłata jednorazowa z rabatem, raty miesięczne, raty z odroczeniem. Kwoty i terminy uzupełniasz w PDF przed wysłaniem, bo w podpiszmy nie ma pól formularza.
2. Kolejność podpisów: najpierw dłużnik, potem osoba uprawniona po stronie firmy albo wierzyciela. Nie podpisujesz ugody, której dłużnik jeszcze nie zaakceptował.
3. Silna identyfikacja przy każdym uznaniu długu. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą kod SMS albo weryfikację tożsamości, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.
4. Karta Podpisów z czasem złożenia podpisu, istotnym przy liczeniu terminu przedawnienia.
5. API i webhooki w planach Business i Team: system do obsługi spraw wysyła ugodę po rozmowie z dłużnikiem i dostaje informację o podpisie albo odrzuceniu.

Dla hurtowni i dystrybutorów, którzy sami pilnują należności od odbiorców, pierwszym narzędziem jest potwierdzenie salda. Opisujemy to na stronie zamówienia i umowy dystrybucyjne online dla hurtowni.