Uznanie długu: oświadczenie o uznaniu długu, wzór i skutki dla przedawnienia

Kodeks cywilny nie ma rozdziału „uznanie długu”. Podstawą prawną jest przepis o przerwaniu przedawnienia: bieg przedawnienia przerywa się przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje (art. 123 § 1 pkt 2 KC). Po każdym przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo (art. 124 § 1 KC).

Przykład. Faktura za usługę była płatna 10 kwietnia 2024 r. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem trzech lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC), więc bez uznania wierzyciel ma czas do 31 grudnia 2027 r. Jeżeli dłużnik podpisze oświadczenie o uznaniu długu 15 października 2026 r., trzyletni termin liczy się od tego dnia i kończy się 31 grudnia 2029 r.

Drugi skutek jest dowodowy. W procesie wierzyciel musi wykazać istnienie i wysokość długu. Uznanie przerzuca praktyczny ciężar na dłużnika: skoro sam potwierdził dług, to on musi wykazać, dlaczego jednak nie płaci. Dlatego uznanie ma sens także wtedy, gdy przedawnienie jest jeszcze daleko.

Uznanie właściwe to wyraźne oświadczenie dłużnika, że dług istnieje, najczęściej w formie pisma, jak we wzorze powyżej, albo jako umowa uznania długu podpisana przez obie strony. Jest oświadczeniem woli.

Niewłaściwe uznanie długu nie jest oświadczeniem woli, tylko zachowaniem, z którego wynika, że dłużnik wie o długu. W orzecznictwie Sądu Najwyższego utrwalił się pogląd, że takim uznaniem może być każde zachowanie dłużnika, które choćby nie zmierzało do przerwania przedawnienia, dowodzi świadomości istnienia roszczenia, pod warunkiem że dotarło do wierzyciela. Przykłady niewłaściwego uznania długu:

• prośba o rozłożenie długu na raty albo o odroczenie terminu płatności,
• częściowa zapłata ze wskazaniem, na poczet której faktury,
• prośba o umorzenie odsetek przy jednoczesnym potwierdzeniu należności głównej,
• podpisanie potwierdzenia salda bez zastrzeżeń,
• e-mail „zapłacimy, jak tylko klient nam zapłaci”.

Uwaga na drugą stronę medalu. Samo milczenie, zignorowanie wezwania do zapłaty albo zapłata bez wskazania tytułu zwykle uznaniem nie są. Nie jest nim też odpowiedź, w której dłużnik kwestionuje dług, czyli „nie uznanie długu”. Potwierdzenie salda to częsty przypadek z pogranicza: omawiamy go szerzej na stronie potwierdzenie salda. Jeśli zależy Ci na przerwaniu przedawnienia, nie polegaj na niewłaściwym uznaniu, tylko poproś o oświadczenie na piśmie albo podpis online.

Uznanie przerywa bieg przedawnienia tylko wtedy, gdy przedawnienie jeszcze biegnie. Po jego upływie nie ma czego przerywać. Przedawnienie nie kasuje jednak długu. Dłużnik może się uchylić od zaspokojenia roszczenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia; zrzeczenie się przed upływem terminu jest nieważne (art. 117 § 2 KC).

Uznanie długu po upływie terminu przedawnienia bywa w orzecznictwie traktowane jako zrzeczenie się zarzutu przedawnienia, ale nie automatycznie. Liczy się, czy dłużnik wiedział o przedawnieniu i czy jego oświadczenie da się odczytać jako rezygnację z tego zarzutu. Niewłaściwe uznanie, np. prośba o raty, zwykle na to nie wystarczy. Jeśli dłużnik świadomie chce zapłacić przedawniony dług, oświadczenie powinno mówić to wprost.

Konsumenci. Po upływie terminu przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przysługującego przeciwko konsumentowi (art. 117 § 2(1) KC), a sąd bierze przedawnienie pod uwagę sam. W wyjątkowych przypadkach sąd może nie uwzględnić upływu terminu, jeżeli wymagają tego względy słuszności (art. 117(1) KC). Ta strona dotyczy przede wszystkim relacji między firmami.

Kodeks nie zastrzega formy dla uznania długu. Uznanie może być ustne, mailowe, przez SMS, a niewłaściwe nawet dorozumiane. Forma ma znaczenie wyłącznie dowodowe: w sporze to wierzyciel musi wykazać, że dłużnik uznał dług i kiedy.

Z tego powodu oświadczenie o uznaniu długu podpisane w podpiszmy jest dobrym rozwiązaniem. Spełnia formę dokumentową (art. 77(2) KC), a Karta Podpisów zapisuje imię i nazwisko, adres e-mail, adres IP, znacznik czasu i skrót SHA-256 pliku. Przy większej kwocie włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości; gdy dłużnik ją przejdzie, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego. Data złożenia oświadczenia jest istotna, bo od niej przedawnienie biegnie na nowo.

Czego oświadczenie o uznaniu długu nie zrobi:

• nie jest tytułem egzekucyjnym; do egzekucji potrzebny jest nakaz zapłaty albo wyrok, ewentualnie akt notarialny z poddaniem się egzekucji (art. 777 KPC), którego nie zastąpi żaden podpis elektroniczny,
• nie zmienia warunków spłaty, jeśli wierzyciel na nic się nie zgodził; do tego potrzebna jest ugoda,
• nie wiąże osoby, która nie mogła reprezentować dłużnika.

Cofnięcie uznania długu w zwykłym sensie nie jest możliwe: skutek w postaci przerwania przedawnienia następuje w chwili uznania. Dłużnik może jedynie uchylić się od skutków uznania właściwego jak od każdego oświadczenia woli, jeśli złożył je pod wpływem błędu co do treści czynności albo groźby, w terminach z przepisów o wadach oświadczenia woli. Uznania niewłaściwego nie da się „odwołać”, bo nie jest oświadczeniem woli.

Wezwanie do zapłaty i uznanie długu w jednym piśmie. Wierzyciel może dołączyć do wezwania do zapłaty gotowe oświadczenie o uznaniu długu z prośbą o podpis. W podpiszmy wysyłasz dłużnikowi PDF, a on podpisuje z telefonu. Jeśli dłużnik kwestionuje część kwoty, odrzuci dokument z uzasadnieniem i od razu wiesz, o co jest spór.

Najczęstsze błędy:

• uznanie bez numerów faktur i kwot („uznaję zadłużenie wobec firmy X”),
• podpis pracownika działu księgowości zamiast osoby uprawnionej do reprezentacji,
• liczenie na to, że uznanie po upływie przedawnienia „przywróci” dług,
• przekonanie, że potwierdzenie salda zawsze jest uznaniem długu,
• mylenie uznania długu z ugodą: jeśli są ustępstwa wierzyciela, to jest ugoda.