Kompensata wzór umowy kompensaty i porozumienia trójstronnego z podpisem online

Nie zawsze. Kompensata ustawowa, czyli potrącenie z art. 498 Kodeksu cywilnego, to jednostronne oświadczenie i zgoda drugiej strony nie jest potrzebna. Zgoda jest potrzebna przy kompensacie umownej: gdy któraś faktura jest jeszcze przed terminem płatności, gdy w rozliczeniu bierze udział trzecia firma albo gdy chcecie z góry ustalić kwoty, kurs waluty i datę.

Art. 498 § 1 KC brzmi: „Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.” § 2 dodaje: „Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.”

W praktyce księgowej oba warunki rzadko spełniają się jednocześnie. Faktura kontrahenta jest już po terminie, ale Twoja ma termin płatności za trzy tygodnie, więc Twoja wierzytelność nie jest jeszcze wymagalna i jednostronnie jej nie potrącisz. Umowa kompensaty omija ten problem, bo strony mogą umówić się na potrącenie niezależnie od terminów. Do tego podpisana umowa kończy dyskusję, czy kompensata w ogóle nastąpiła, a to przy jednostronnym oświadczeniu bywa przedmiotem sporu.

Dobra umowa kompensaty wymienia każdą fakturę z numerem, datą i kwotą, wskazuje kwotę potrącenia, datę, na którą strony ją rozliczają, i saldo, które zostaje do zapłaty. Bez listy faktur księgowa drugiej strony nie wie, które pozycje rozliczyć, a wtedy po miesiącu przychodzi wezwanie do zapłaty za fakturę, która dawno została skompensowana.

• Dane stron z NIP i osobą, która podpisuje w imieniu każdej firmy, zgodnie z zasadami reprezentacji z KRS albo pełnomocnictwem.
• Należności każdej strony jako osobne listy faktur, a przy fakturach z KSeF także numer KSeF, który ułatwia znalezienie dokumentu w systemie.
• Kwota kompensaty, czyli niższa z dwóch sum, i informacja, które faktury zostają rozliczone w całości, a które częściowo.
• Dzień kompensaty, od którego strony uznają zobowiązania za umorzone. Przy fakturach w walucie obcej także kurs przeliczenia.
• Saldo i termin jego zapłaty z numerem rachunku. Bez terminu dłużnik salda płaci według faktury, z której saldo zostało.
• Oświadczenie o braku dalszych roszczeń w zakresie skompensowanych faktur, w tym odsetek, jeśli strony tak się umawiają.

Wzór poniżej możesz pobrać w PDF albo zapisać w panelu jako szablon z polami danych. Przy kolejnej kompensacie z tym samym kontrahentem wpisujesz tylko nowe faktury i kwoty.

Kompensata trójstronna zawsze wymaga umowy podpisanej przez wszystkie trzy firmy. Kodeks cywilny przewiduje potrącenie tylko między dwiema stronami, które są jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem, więc rozliczenie w trójkącie (A jest winna B, B jest winna C, C jest winna A) opiera się wyłącznie na swobodzie umów z art. 353(1) KC.

Typowy przykład: generalny wykonawca, podwykonawca i dostawca materiałów na tej samej budowie. Każda z trzech firm ma u jednej z pozostałych niezapłaconą fakturę. Zamiast trzech przelewów strony podpisują jedną umowę, w której każda wierzytelność zostaje umorzona do najniższej kwoty w łańcuchu, a różnice płaci się przelewem.

W podpiszmy.pl dodajesz trzech podpisujących do jednego dokumentu i ustawiasz kolejność. Gdy firma działa przez dwóch członków zarządu łącznie, dodajesz obu. Dokument może mieć do 15 podpisujących, a każdy dostaje link dopiero wtedy, gdy przyjdzie jego kolej. Karta Podpisów na końcu PDF pokazuje, kto podpisał, kiedy i jaką metodą potwierdził tożsamość.

Do umowy trójstronnej warto dołączyć zestawienia faktur każdej firmy jako osobne pliki. Koperta przyjmuje do 10 plików PDF i wszystkie trafiają pod jeden podpis, więc nikt nie podpisze umowy bez załączników. Więcej o tym, jak działa podpisanie kilku dokumentów jednym podpisem, opisujemy na osobnej stronie.

Tak. Przepisy nie wymagają dla umowy kompensaty ani dla oświadczenia o potrąceniu żadnej szczególnej formy, więc PDF podpisany z linku jest ważny. Art. 499 KC mówi tylko: „Potrącenia dokonywa się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe.”

Podpis elektroniczny z linku daje formę dokumentową z art. 77(2) KC, bo z dokumentu da się ustalić, kto złożył oświadczenie. Karta Podpisów zapisuje adres e-mail, numer telefonu z kodu SMS, adres IP, godzinę i skrót SHA-256 pliku. Na planach płatnych, gdy każdy podpisujący potwierdzi się kodem SMS albo weryfikacją tożsamości, plik dostaje pieczęć platformy na poziomie podpisu zaawansowanego (AdES).

Dwa wyjątki trzeba sprawdzić przed wysyłką:

• Umowa handlowa z klauzulą formy. Jeżeli umowa ramowa z kontrahentem zastrzega, że rozliczenia albo jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, podpisz kompensatę odręcznie albo podpisem kwalifikowanym.
• Zakaz potrącenia w umowie. Część umów, zwłaszcza z dużymi sieciami i w zamówieniach publicznych, wyłącza potrącenie. Wtedy jednostronne oświadczenie nie zadziała, a umowa kompensaty wymaga zgody tej strony, na rzecz której zakaz zapisano.

Gdy kontrahent jest Ci winien więcej, niż Ty jemu, kompensata to najtańszy sposób odzyskania części pieniędzy, bo nie wymaga od niego przelewu. Umarzasz własne zobowiązanie, a resztę długu masz potwierdzoną jego podpisem.

Podpisana umowa kompensaty z kwotą salda działa jak uznanie długu w tej części. Art. 123 § 1 pkt 2 KC przerywa bieg przedawnienia przez uznanie roszczenia, więc saldo z podpisem dłużnika jest mocniejsze niż sama faktura. Jeśli dłużnik chce rozłożyć saldo na raty, dopisz harmonogram albo wyślij osobną ugodę z uznaniem długu w tej samej kopercie.

Wierzytelność przedawnioną też da się potrącić, ale z ograniczeniem z art. 502 KC: „Wierzytelność przedawniona może być potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło.” Nie potrącisz też wierzytelności wymienionych w art. 505 KC, na przykład wynikających z czynów niedozwolonych.