Potwierdzenie salda: wzór druku, jak go czytać i kiedy jest obowiązkowe

Art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości każe inwentaryzować aktywa finansowe na rachunkach bankowych, należności (w tym udzielone pożyczki) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu wykazanego w księgach oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic. Obowiązek dotyczy jednostek prowadzących księgi rachunkowe, czyli firm na pełnej księgowości.

Nie wszystko potwierdza się saldem. Art. 26 ust. 1 pkt 3 UoR przewiduje inną metodę, czyli porównanie danych z księgami i dokumentami (weryfikację), dla:

• należności spornych i wątpliwych,
• należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, a więc także potwierdzenie salda z osobami fizycznymi nie jest obowiązkowe,
• rozrachunków publicznoprawnych (podatki, ZUS),
• pozostałych aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2, w tym zobowiązań.

Potwierdzenie sald zobowiązań nie jest więc wymagane ustawą, ale wiele firm je wysyła, bo wykrywa zagubione faktury kosztowe. Terminy: inwentaryzację należności można rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku, a stan ustala się przez dopisanie lub odpisanie obrotów między datą potwierdzenia a dniem bilansowym (art. 26 ust. 3 pkt 1 UoR). Wynik trzeba udokumentować i powiązać z księgami (art. 27 ust. 1 UoR).

Zwroty na drukach pochodzą z języka księgowego i opisują, komu saldo przysługuje, z perspektywy nadawcy druku:

• „na dobro nasze”, „na naszą korzyść”: to adresat jest winien pieniądze nadawcy. Masz w księgach zobowiązanie wobec firmy, która przysłała druk.
• „na dobro wasze”, „na Państwa korzyść”: to nadawca jest winien pieniądze adresatowi, na przykład z nadpłaty albo korekty.
• saldo zerowe: rozrachunki są rozliczone. Firmy i tak je potwierdzają, gdy w roku były obroty.

Czytając druk, porównaj trzy rzeczy: dzień, na który podano saldo, stronę salda i listę dokumentów. Najczęstsza pozorna różnica to faktura albo przelew „w drodze”: nadawca zaksięgował je w grudniu, adresat w styczniu. Jeżeli różnica wynika tylko z takich pozycji, zaznacz saldo niezgodne i opisz je, zamiast potwierdzać kwotę, której nie masz w księgach.

Kontrahent, który nie zgadza się z saldem, powinien podać swoją kwotę i dokumenty, z których wynika różnica. Nadawca wyjaśnia i rozlicza różnice w księgach roku obrotowego, na który przypadała inwentaryzacja (art. 27 ust. 2 UoR). Typowe przyczyny: brak faktury korygującej po jednej stronie, płatność przypisana do złej faktury, różnice kursowe, kompensata ujęta tylko u jednej strony, faktura zaksięgowana na inny podmiot z grupy.

Gdy kontrahent w ogóle nie odpowie, nadawca nie może uznać salda za potwierdzone. Zwykle wysyła przypomnienie, a na koniec dokumentuje należność weryfikacją, czyli porównaniem z fakturami, umowami i wyciągami. Biegły rewident badający sprawozdanie zwykle sam prosi o potwierdzenia wybranych sald i sprawdza, ile wróciło.

Uwaga dla działów windykacji: podpisane przez dłużnika potwierdzenie salda bywa oceniane przez sądy jako uznanie długu, które przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC). Ocena zależy od okoliczności, dlatego przy przeterminowanych należnościach lepszym narzędziem jest wyraźne uznanie długu albo ugoda.

1. Wygeneruj z systemu księgowego potwierdzenie salda dla kontrahenta jako PDF (programy finansowo-księgowe mają zwykle taki wydruk) albo uzupełnij nasz wzór. Jeden kontrahent to jeden plik, bo salda są różne.
2. Wgraj PDF i dodaj jako sygnatariusza osobę z działu finansowego kontrahenta. Jeżeli po Twojej stronie podpisuje główna księgowa, ustaw ją jako pierwszą.
3. Kontrahent otwiera link, czyta druk i podpisuje część B w przeglądarce, bez konta i bez drukowania. Jeżeli saldo się nie zgadza, odrzuca dokument i wpisuje uzasadnienie, które od razu trafia do Ciebie.
4. Automatyczne przypomnienia e-mail zastępują dzwonienie do kontrahentów w pierwszym tygodniu stycznia.
5. Podpisany PDF z Kartą Podpisów (imię i nazwisko, e-mail, adres IP, znacznik czasu, skrót SHA-256) dołączasz do dokumentacji inwentaryzacji.

Ustawa o rachunkowości nie wymaga żadnej szczególnej formy potwierdzenia, więc podpis elektroniczny wystarczy, o ile pozwala ustalić, kto potwierdził saldo. Podobnie dokumentujesz spis z natury, opisany na stronie arkusz spisu z natury.

• Saldo bez listy dokumentów. Kontrahent nie ma czego porównać i odsyła „niezgodne” albo nic.
• Potwierdzenie wysłane do handlowca. Handlowiec nie ma dostępu do ksiąg. Adresatem powinien być dział finansowy.
• Brak dnia, na który podano saldo. Saldo bez daty nie nadaje się do inwentaryzacji.
• Potwierdzenie należności spornych. Należności sporne inwentaryzuje się weryfikacją, a nie potwierdzeniem salda.
• Brak podpisu osoby upoważnionej. Samo odesłanie maila „zgadza się” trudniej przypisać konkretnej osobie niż podpis z identyfikacją.