Porozumienie o wydłużeniu terminu płatności ze wzorem i podpisem online

Nie zawsze. Zmiana umowy wymaga formy, którą ustawa lub strony zastrzegły dla jej zawarcia (art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeśli umowa sprzedaży albo usług mówi tylko o fakturze z terminem płatności, wystarczy porozumienie w dowolnej formie, także elektronicznej.

Kłopot pojawia się, gdy umowa ramowa zawiera klauzulę typu „zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Wtedy sam mail może okazać się nieskuteczny, a podpis zaawansowany z linku jest dla wielu firm akceptowalnym kompromisem, jeśli umowa dopuszcza formę dokumentową. Przeczytaj klauzulę o zmianach, zanim wyślesz cokolwiek do podpisu. Gdy wymaga ona zwykłego pisemnego aneksu, zobacz aneks do umowy B2B i zasady formy w formie elektronicznej a pisemnej.

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala ustalić termin dłuższy niż 30 dni tylko wtedy, gdy strony wyraźnie się na to zgodzą i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Co do zasady termin nie powinien przekraczać 60 dni od dnia doręczenia faktury. Dla niektórych relacji, na przykład gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, obowiązują krótsze limity.

W praktyce: jeśli faktura miała 30 dni, a kontrahent prosi o kolejne 30, mieścisz się w 60 dniach od doręczenia faktury. Odroczenie o 90 dni od terminu płatności wymaga już uzasadnienia, a w razie sporu sąd może ocenić je jako rażąco nieuczciwe. Sprawdź limity dla swojej branży i relacji, bo przepisy mają wyjątki.

Porozumienie powinno wprost mówić, co dzieje się z odsetkami. Brak takiego zapisu rodzi spór, bo dłużnik uważa, że odroczenie zamyka sprawę, a wierzyciel, że odsetki płyną od pierwotnego terminu. Masz trzy rozsądne opcje.

• Bez odsetek za okres odroczenia. Najprostsze, gdy kontrahent płaci rzetelnie i zależy Ci na relacji.
• Odsetki umowne za okres odroczenia. Wpisujesz stawkę i datę płatności. Dobre przy większych kwotach.
• Odsetki zawieszone. Naliczasz je dopiero wtedy, gdy dłużnik nie dotrzyma nowego terminu (§ 4 we wzorze).

Pamiętaj też o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych. Jeśli chcesz z niej zrezygnować na czas odroczenia, zapisz to wprost, żeby nie było wątpliwości przy późniejszej windykacji.

Zmiana terminu płatności zmienia punkt odniesienia dla ulgi na złe długi w VAT, która jest liczona od terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Po zawarciu porozumienia księgowa powinna wiedzieć, jaki termin obowiązuje, więc dołącz podpisany dokument do kartoteki kontrahenta. Przy fakturach z KSeF liczy się też spójność z danymi w systemie, dlatego w porozumieniu wpisuj numery faktur, a w razie potrzeby numery KSeF.

Roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 118 KC). Przesunięcie terminu płatności przesuwa wymagalność, a jeśli dłużnik po upływie dawnego terminu podpisuje porozumienie, może to zostać potraktowane jako uznanie długu, które przerywa bieg przedawnienia. Szersza analiza jest w opisie uznania długu.

Jeśli należność zabezpiecza poręczenie, zastaw albo weksel, zmiana terminu płatności nie powinna odbyć się za plecami zabezpieczającego. Poręczyciel odpowiada na warunkach zobowiązania głównego, a jego sytuacja pogarsza się, gdy dług trwa dłużej. Najbezpieczniej dołączyć do porozumienia pisemną zgodę poręczyciela (załącznik nr 1 we wzorze) i podpisać oba dokumenty w jednej kopercie, tak by komplet był jednym plikiem z dowodem czasu.

Do 10 dokumentów możesz wysłać razem, korzystając z podpisania kilku dokumentów jednym podpisem.

Różnicę dobrze widać w tabeli.

Jeśli dłużnik w ogóle nie reaguje, porozumienie nie jest właściwym narzędziem. Wtedy pomocne bywa podpisywanie dokumentów w windykacji.