Forma elektroniczna a forma pisemna: co mówi Kodeks cywilny

Art. 78 § 1 KC stanowi: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany”.

Z tego przepisu wynikają dwie rzeczy ważne przy formie pisemnej umowy. Po pierwsze, liczy się własnoręczny podpis, a nie papier jako taki. Wydruk bez podpisu nie jest formą pisemną, a skan podpisanej kartki przesłany mailem daje tylko formę dokumentową. Po drugie, strony nie muszą podpisać jednego egzemplarza. Wystarczy wymiana podpisanych dokumentów, na przykład oferty i jej przyjęcia.

Art. 78(1) § 1 KC: „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. § 2: „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.

Definicja jest wąska i celowo techniczna. Formę elektroniczną dokumentu tworzy tylko połączenie dwóch elementów: pliku i podpisu kwalifikowanego, czyli podpisu opartego na certyfikacie od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Przykłady formy elektronicznej:

• umowa w PDF, którą każda strona podpisała własnym certyfikatem kwalifikowanym (na karcie albo w chmurze dostawcy),
• oświadczenie poręczyciela opatrzone podpisem kwalifikowanym,
• pełnomocnictwo ogólne podpisane kwalifikowanie.

Formą elektroniczną w rozumieniu KC nie są natomiast: mail, SMS, kliknięcie „akceptuję”, podpis narysowany na ekranie, zwykły ani zaawansowany podpis elektroniczny. Jak wygląda podpis kwalifikowany trzymany u dostawcy, a nie na karcie, opisaliśmy na stronie o podpisie kwalifikowanym w chmurze.

To rozróżnienie rozwiązuje większość nieporozumień. Postać mówi, na jakim nośniku zapisano oświadczenie: na papierze albo w pliku. Forma mówi, czy spełniono wymóg prawny postawiony przez ustawę albo umowę. Art. 60 KC wprost dopuszcza wyrażenie woli „w postaci elektronicznej”, i to jest punkt wyjścia: plik jest pełnoprawnym sposobem złożenia oświadczenia.

To samo rozróżnienie stosuje dziś Kodeks pracy. W wielu przepisach o obowiązkach informacyjnych pracodawcy używa zwrotu „w postaci papierowej lub elektronicznej”, co oznacza, że wystarczy np. mail albo plik w systemie kadrowym. Tam, gdzie ten sam kodeks mówi „na piśmie”, chodzi o formę, a nie o postać.

Skutek niezachowania formy zależy od rygoru. Kodeks zna trzy.

• Rygor nieważności (ad solemnitatem). Art. 73 § 1 KC: jeżeli ustawa zastrzega formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, „czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności”. Przykłady: oświadczenie poręczyciela (art. 876 § 2 KC), pełnomocnictwo ogólne (art. 99 § 2 KC). Inne formy szczególne, jak akt notarialny, działają pod nieważnością z mocy art. 73 § 2 KC.
• Forma dla celów dowodowych (ad probationem). Art. 74 § 1 KC: brak formy bez rygoru nieważności nie unieważnia czynności, tylko ogranicza dowód ze świadków i z przesłuchania stron. § 2 przewiduje wyjątki (zgoda obu stron, żądanie konsumenta, uprawdopodobnienie dokumentem), a § 4 wyłącza te ograniczenia w stosunkach między przedsiębiorcami.
• Forma dla wywołania określonych skutków (ad eventum). Czynność jest ważna, ale bez formy nie wywoła konkretnego skutku. Klasyczny przykład to art. 660 KC: najem nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinien być zawarty na piśmie, a bez tej formy umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony.

Co to znaczy w praktyce? Forma pisemna pod rygorem nieważności a forma elektroniczna to dla ustawodawcy to samo, bo art. 78(1) § 2 KC zrównuje je ze sobą. Jeżeli przepis żąda pisma pod nieważnością, elektronicznie zadziała wyłącznie podpis kwalifikowany. Pełną listę takich czynności zebraliśmy na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Rygor może wynikać nie tylko z ustawy, ale też z samej umowy. Art. 76 KC: jeżeli strony zastrzegły szczególną formę, czynność dochodzi do skutku tylko przy jej zachowaniu. Gdy jednak zastrzegły formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, „nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych”.

Dwie typowe klauzule i ich skutek:

• „Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.” Aneks mailem albo zwykłym podpisem elektronicznym będzie nieważny. Zadziała papier albo podpis kwalifikowany.
• „Zmiany umowy wymagają formy dokumentowej pod rygorem nieważności.” Aneks podpisany zwykłym podpisem elektronicznym jest w porządku, bo spełnia formę dokumentową.

Przy wypowiedzeniu pamiętaj o art. 77 § 2 KC: jeżeli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, wypowiedzenie, odstąpienie i rozwiązanie za porozumieniem wymagają formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną. Jeśli więc w umowie jest zapis o wypowiedzeniu „na piśmie pod rygorem nieważności”, wzór wypowiedzenia trzeba podpisać odręcznie albo kwalifikowanie. Bez takiego zapisu wystarczy dokument podpisany elektronicznie.

Wiele ustaw nie używa słów „forma pisemna”, tylko „na piśmie”. Co do zasady czyta się to jako wymóg formy pisemnej w rozumieniu art. 78 KC, który elektronicznie spełnia podpis kwalifikowany. Kilka przykładów, na które trafiają firmy:

• Kodeks pracy. Art. 29 § 2: „Umowę o pracę zawiera się na piśmie”. Art. 30 § 3: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia „powinno nastąpić na piśmie”. Obok tego kodeks w wielu przepisach o informowaniu pracownika pozwala na „postać papierową lub elektroniczną”.
• Kodeks cywilny. Poręczenie (art. 876 § 2) i najem na czas dłuższy niż rok (art. 660) posługują się zwrotem „na piśmie”, a skutki są różne: nieważność albo zmiana czasu trwania umowy.
• Kodeks spółek handlowych. Art. 227 § 2: uchwałę wspólników sp. z o.o. można powziąć bez zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą „na piśmie” zgodę na postanowienie albo na głosowanie pisemne. Z kolei art. 180 § 1 wymaga do zbycia udziałów formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a § 2 dla spółek zawartych przy wykorzystaniu wzorca dopuszcza podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty. To przykład, że ustawa szczególna może sama wskazać dopuszczalne podpisy.

Zasada praktyczna: zawsze czytaj konkretny przepis. Zwrot „na piśmie”, „w postaci elektronicznej” albo „w formie dokumentowej” to trzy różne wymagania.

Zwykły (SES) i zaawansowany (AES) podpis elektroniczny zachowują formę dokumentową. Art. 77(2) KC wymaga do niej tylko tego, żeby oświadczenie złożono w postaci dokumentu „w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Czym dokładnie jest ta forma, opisaliśmy w tekście forma dokumentowa: co to jest.

SES lub AES wystarczy więc przy:

• umowach, dla których przepis nie zastrzega żadnej formy (większość umów B2B, zlecenia, umowy o dzieło, NDA, zamówienia),
• czynnościach, dla których ustawa żąda formy dokumentowej (pożyczka powyżej tysiąca złotych, leasing, wypowiedzenie z art. 77 § 2 KC),
• formie pisemnej zastrzeżonej tylko dla celów dowodowych, zwłaszcza między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC).

W podpiszmy.pl wgrywasz PDF, dodajesz sygnatariuszy i ewentualnie kolejność podpisywania. Każdy podpisuje z linku w przeglądarce, bez konta. Gdy wszyscy potwierdzą się kodem SMS lub weryfikacją tożsamości, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego. Na końcu każda strona otrzymuje PDF z Kartą Podpisów: dane sygnatariuszy, adresy IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256. Podpisu kwalifikowanego nie oferujemy, więc formy elektronicznej ani pisemnej ten obieg nie zastępuje. Podstawy prawne ważności podpisu zebraliśmy na stronie moc prawna.