Darmowy podpis elektroniczny: podpis zaufany, osobisty i kwalifikowany w mObywatelu

Żadna z tych opcji nie wymaga opłaty za sam podpis. Różnią się tym, kto musi uznać podpis i kto może z niego korzystać.

Art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne stanowi, że dane opatrzone podpisem zaufanym „są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej”. W sprawach urzędowych to pełnowartościowy, bezpłatny podpis.

W umowach między firmami sytuacja jest inna. Kodeks cywilny wiąże formę elektroniczną równoważną pisemnej wyłącznie z podpisem kwalifikowanym (art. 78(1) KC), więc umowa podpisana profilem zaufanym zachowuje formę dokumentową. Do większości umów handlowych to wystarcza, do poręczenia czy pełnomocnictwa ogólnego już nie. Szczegóły, łącznie z tym, jak podpisać plik PDF, żeby kontrahent go otworzył, opisaliśmy na stronie podpisanie umowy profilem zaufanym.

Podpis osobisty to certyfikat zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Od 25 lutego 2025 r. aplikacja mObywatel ma usługę „Podpisz dokument”: przykładasz e-dowód do telefonu z NFC, podajesz numer CAN z dowodu i sześciocyfrowy PIN do podpisu, a aplikacja podpisuje plik PDF (do 10 MB, jeden na raz). Na komputerze potrzebny jest czytnik kart i oprogramowanie udostępniane przez państwo.

Skutek prawny opisuje art. 12d ustawy o dowodach osobistych: wobec podmiotu publicznego podpis osobisty jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, a wobec innych podmiotów wywołuje ten skutek, „jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę”. W umowie z kontrahentem warto więc wpisać taką zgodę do treści, a i tak pamiętać, że druga strona musi mieć własny e-dowód, żeby podpisać tak samo.

Tak, ale w wąskim zakresie. Od 23 października 2025 r. w mObywatelu działa usługa „Podpis kwalifikowany”: bezpłatnie podpiszesz 5 dokumentów PDF miesięcznie, każdy do 5 MB, u wybranego kwalifikowanego dostawcy (Cencert, SimplySign, SIGILLUM, mSzafir albo doPodpisu). Ministerstwo Cyfryzacji opisuje ją jako usługę do spraw prywatnych: wynajem mieszkania, kupno samochodu od osoby prywatnej, pisma do urzędu. Powyżej limitu kolejny podpis kupujesz u dostawcy według jego cennika.

To prawdziwy kwalifikowany podpis elektroniczny, więc zachowuje formę elektroniczną równoważną pisemnej. Nie jest jednak narzędziem dla firmy: limit dotyczy spraw prywatnych, a umowy spółki czy działalności do nich nie należą. Rozpisaliśmy to w tekście podpis kwalifikowany mObywatel w firmie.

Poza mObywatelem kwalifikowany podpis elektroniczny za darmo praktycznie nie występuje, bo certyfikat wymaga potwierdzenia tożsamości przez dostawcę. Najtańszą drogą przy pojedynczej umowie jest jednorazowy podpis elektroniczny, a ceny certyfikatów rocznych porównaliśmy na stronie podpis elektroniczny cena.

Darmowe podpisy są projektowane dla obywatela, który podpisuje swój dokument. W firmie zadanie zwykle wygląda inaczej:

• Podpisuje kilka osób. Każda musi mieć to samo narzędzie, a plik krąży mailem z wersji na wersję.
• Druga strona bywa z zagranicy. Profil zaufany i e-dowód wymagają polskiej tożsamości.
• Nie widzisz statusu. Nie wiesz, kto otworzył dokument i kto zwleka, a przypomnienia wysyłasz ręcznie.
• Brak jednego dowodu. Zostajesz z kilkoma plikami i wymianą maili zamiast jednego dokumentu ze śladem audytowym.

Dla umów, które wymagają formy pisemnej, darmowy kwalifikowany podpis w mObywatelu i tak odpada z powodu limitu do spraw prywatnych. Dla umów w formie dokumentowej wygodniej jest wysłać jeden PDF do podpisu z linku.

Mówimy wprost: podpiszmy.pl nie jest darmowym podpisem elektronicznym i nie ma planu darmowego. Możesz go jednak sprawdzić bez płacenia. Na stronie głównej wgrywasz PDF i widzisz podpisany wynik bez zakładania konta. Nowe konto ma wersję próbną na kilka dokumentów ze znakiem wodnym. Pełne dokumenty bez znaku wodnego są w planach płatnych opisanych w cenniku.

Jak to działa: wgrywasz PDF, dodajesz do 15 sygnatariuszy, a każdy podpisuje z linku na komputerze albo telefonie, bez konta i bez aplikacji. Opcjonalnie włączasz kod SMS i weryfikację tożsamości (zdjęcie dowodu i twarzy). Gdy przejdą ją wszyscy, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego. Każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów. Podpisu kwalifikowanego nie oferujemy, więc tam, gdzie prawo żąda formy pisemnej, sięgnij po QES. Różnice opisaliśmy w poradniku forma elektroniczna a pisemna.