Podpisanie kilku dokumentów jednym podpisem elektronicznym i umowa z załącznikami w jednym linku

Wgrywasz dokument główny, dokładasz do tej samej koperty do 9 kolejnych plików PDF i wysyłasz jeden link. Podpisujący przewija komplet od pierwszej do ostatniej strony i składa jeden podpis, który obejmuje wszystkie pliki, bo przy wysyłce sklejamy je w jeden PDF. Nie ma pięciu maili do pięciu dokumentów ani pytania, czy ktoś podpisał umowę, a cennik w załączniku pominął.

Każdy plik przechodzi przy wgraniu tę samą kontrolę co dokument główny: czy to naprawdę PDF, czy się otwiera i czy nie ma hasła. Jeden plik może mieć do 6 MB, cała koperta do 18 MB. Kolejność ustalasz sam, a plik dodany przez pomyłkę usuwasz jednym kliknięciem przed wysyłką.

Co widzi osoba, która podpisuje

Na ekranie podpisu stoi spis plików z nazwami i zakresem stron, więc podpisujący wie, że strony od 9 do 13 to umowa powierzenia danych, a nie dalszy ciąg umowy głównej. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji. Klika link z e-maila, czyta, podpisuje palcem albo myszką, a gdy włączysz kod SMS albo weryfikację tożsamości, potwierdza się przed podpisem.

Tak, jeżeli wszystkie dokumenty leżą w jednym pliku, który podpisujący widzi w całości przed podpisem. Podpis odnosi się wtedy do każdej strony tego pliku, a zmiana choćby jednego znaku w którymkolwiek załączniku zmienia skrót SHA-256 i od razu wychodzi przy weryfikacji.

Kodeks cywilny mówi o tym wprost przy formie pisemnej. Art. 78 § 1 KC: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.” Liczy się dokument, który obejmuje treść oświadczenia, a nie liczba plików, na które ktoś ją podzielił. To samo rozumowanie działa przy formie dokumentowej z art. 77(2) KC, do której wystarcza „złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Plik z umową i trzema załącznikami to jeden dokument w rozumieniu art. 77(3) KC, czyli „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Dlaczego jeden plik bije pięć osobnych podpisów

Przy pięciu osobnych plikach spór zaczyna się od pytania, który z nich druga strona otworzyła. Przy jednym pliku z jednym podpisem tego pytania nie ma. Karta Podpisów zapisuje czas, adres IP, adres e-mail, metodę potwierdzenia i skrót SHA-256 całości oraz osobno skrót każdego pliku wgranego do koperty. Po latach sprawdzisz, że cennik z załącznika 1 jest dokładnie tym cennikiem, który klient zobaczył w dniu podpisu.

Koperta pasuje wszędzie tam, gdzie umowa nie żyje bez załączników, a przepis nie wymaga formy pisemnej ani kwalifikowanego podpisu. W praktyce to większość umów między firmami i z klientami.

• Umowa o świadczenie usług z cennikiem i SLA. Cennik zmienia się co rok, więc trzyma się go w osobnym pliku, a podpis i tak obejmuje oba.
• Umowa z biurem rachunkowym z umową powierzenia danych. Art. 28 ust. 9 RODO wymaga dla powierzenia formy pisemnej, w tym elektronicznej, a podpis z linku daje dokument w postaci elektronicznej z dowodem, kto go podpisał.
• Umowa najmu z protokołem zdawczo odbiorczym i zdjęciami stanu lokalu. Protokół z 20 stronami zdjęć idzie jako osobny PDF w tej samej kopercie.
• Umowa B2B z NDA i oświadczeniem o prawach autorskich do kodu. Jeden link zamiast trzech wysyłek na start współpracy.
• Dokumenty wdrożeniowe nowej osoby na zleceniu. Umowa, klauzula informacyjna, oświadczenie do ZUS i regulamin pracy zdalnej podpisane jednym przejściem.

Gdy wysyłasz to samo komuś wiele razy, zapisz dokument główny jako szablon z polami danych, a załączniki dokładaj przy każdej wysyłce. Do 200 odbiorców pójdzie to masową wysyłką, każdy dostaje własny link i własną Kartę Podpisów.

Regulamin, ogólne warunki umów i cennik wiążą drugą stronę, jeżeli dostała je przed zawarciem umowy. Art. 384 § 1 KC: „Ustalony przez jedną ze stron wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy.” Przy postaci elektronicznej § 4 dodaje, że wzorzec trzeba udostępnić „w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności”.

Link do regulaminu w stopce maila to słaby dowód doręczenia, bo strona się zmienia. Regulamin w tej samej kopercie co umowa rozwiązuje oba wymogi naraz: druga strona widzi go przed podpisem, a po podpisie dostaje PDF z całym kompletem do własnego archiwum. Skrót SHA-256 pokazuje, którą wersję regulaminu podpisała.

Uczciwie: koperta nie zmienia formy prawnej dokumentu. Jeśli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, potrzebujesz podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 78(1) § 1 KC), a my kwalifikowanego podpisu nie wydajemy. Dotyczy to między innymi przeniesienia autorskich praw majątkowych (art. 53 prawa autorskiego), poręczenia (art. 876 § 2 KC) i umowy o zakazie konkurencji z pracownikiem (art. 101(3) KP).

Aplikacje do podpisu kwalifikowanego zwykle podpisują kilka plików jednym poleceniem, ale każdy plik dostaje wtedy osobny podpis albo trafia do kontenera ASiC, a podpis zaufany na gov.pl podpisuje jeden plik za jednym razem. Jeżeli w kopercie jest choć jeden dokument wymagający formy pisemnej, wyślij go osobno do podpisu kwalifikowanego, a resztę kompletu podpiszcie z linku. Różnice między poziomami podpisu opisuje strona o umowach, które można podpisać elektronicznie.