Arkusz spisu z natury: wzór i zasady remanentu w 2026 r.

Nowe rozporządzenie o podatkowej księdze przychodów i rozchodów weszło w życie 1 stycznia 2026 r. i zastąpiło rozporządzenie z 2019 r. Zgodnie z § 20 podatnik sporządza spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów:

• na dzień 1 stycznia i na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku,
• w razie utraty w ciągu roku prawa do opodatkowania ryczałtem,
• przy zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów wspólników i przy likwidacji działalności.

§ 21 wymienia co najmniej: imię i nazwisko właściciela (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza, szczegółowe określenie składnika, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, łączną wartość spisu, klauzulę „Spis zakończono na pozycji…” i podpis właściciela (wspólników). § 22 określa wycenę: materiały i towary według cen zakupu lub nabycia albo według niższych cen rynkowych z dnia spisu, wyroby własne według kosztów wytworzenia.

Na ryczałcie nie ma corocznego remanentu na potrzeby podatku dochodowego. Spis jest jednak potrzebny, gdy podatnik traci prawo do ryczałtu i przechodzi na księgę, a także przy likwidacji firmy ze względu na VAT.

Art. 14 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowuje towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie zostały sprzedane, gdy rozwiązuje się spółka cywilna lub handlowa niemająca osobowości prawnej albo gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną kończy działalność opodatkowaną i zgłasza to naczelnikowi urzędu skarbowego. Dotyczy to towarów, przy których przysługiwało prawo do odliczenia VAT (ust. 4).

Ust. 5 nakłada obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień rozwiązania spółki albo zaprzestania działalności. Informację o spisie, ustalonej wartości towarów i kwocie podatku należnego trzeba złożyć najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres obejmujący ten dzień. Przepis nie dotyczy podatników zwolnionych podmiotowo z VAT (ust. 2).

W praktyce przy likwidacji jednoosobowej firmy robi się jeden spis, który służy i podatkowi dochodowemu, i VAT, ale arkusz musi pokazywać ceny i wartości potrzebne do obu rozliczeń. O rozwiązaniu spółki cywilnej i podpisach wspólników piszemy na stronie podpisywanie umów w spółce cywilnej.

Firmy prowadzące księgi rachunkowe inwentaryzują na ostatni dzień roku obrotowego m.in. rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki pieniężne w kasie i środki trwałe drogą spisu ich ilości z natury, wyceny, porównania z księgami oraz wyjaśnienia i rozliczenia różnic (art. 26 ust. 1 pkt 1). Spisem obejmuje się też składniki należące do innych jednostek, powierzone do sprzedaży lub przechowania (art. 26 ust. 2). Art. 27 wymaga, by przebieg i wyniki inwentaryzacji udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg, a różnice wyjaśnić i rozliczyć w roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ustawa nie narzuca wyglądu arkusza. Szczegóły (numeracja arkuszy, komisje, poprawki, arkusze jako druki ścisłego zarachowania) określa instrukcja inwentaryzacyjna firmy. Nasz wzór zawiera pola, które takie instrukcje zwykle przewidują. Po spisie powstaje jeszcze protokół rozliczenia różnic, a przy przekazaniu magazynu nowej osobie przyda się protokół zdawczo-odbiorczy.

Rozporządzenie o KPiR wymaga podpisu właściciela, ale nie określa jego formy, a samą księgę od 2026 r. prowadzi się coraz częściej wyłącznie elektronicznie. Ustawa o rachunkowości również nie wymaga odręcznych podpisów na arkuszach. Dlatego spis sporządzony w arkuszu kalkulacyjnym, zapisany jako PDF i podpisany elektronicznie przez komisję i właściciela spełnia wymagania, o ile treść jest rzetelna i da się ustalić, kto podpisał. Jeżeli instrukcja inwentaryzacyjna Twojej firmy wymaga arkuszy papierowych z numerami ścisłego zarachowania, trzymaj się jej albo zmień instrukcję.

Jak to zrobić w podpiszmy:

1. Policz towar na miejscu, wpisz dane do arkusza kalkulacyjnego i jeszcze tego samego dnia wyeksportuj go do PDF.
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy w kolejności: członkowie komisji, osoba odpowiedzialna materialnie, właściciel lub wspólnicy.
3. Każdy podpisuje z telefonu albo komputera. Karta Podpisów zapisuje znaczniki czasu, więc widać, że podpisy powstały w dniu spisu lub zaraz po nim.
4. Gotowy PDF przekaż do biura rachunkowego i zarchiwizuj razem z księgą.

Współpraca z księgową przez podpis online: podpis elektroniczny dla biura rachunkowego.

• Arkusz uzupełniany po kilku tygodniach. Spis ma pokazywać stan na konkretny dzień. Arkusz dopisany po czasie trudno obronić przy kontroli.
• Wycena po cenach sprzedaży. Rozporządzenie każe wyceniać po cenach zakupu lub nabycia albo niższych cenach rynkowych, a nie po cenach z paragonu.
• Brak klauzuli zamykającej. Bez „Spis zakończono na pozycji” nie wiadomo, czy ktoś nie dopisał pozycji później.
• Towar obcy w wartości spisu. Towar komisowy i przechowywany wpisuje się osobno i nie podnosi wartości remanentu.
• Zapomniany spis przy zmianie wspólnika. § 20 wymaga go także w trakcie roku, nie tylko na 31 grudnia.