Podpisywanie umów w spółce cywilnej: kto podpisuje umowy i podpisy wspólników online

Odpowiedź daje duet przepisów, które trzeba czytać razem. Art. 865 Kodeksu cywilnego mówi o prowadzeniu spraw spółki, a art. 866 o reprezentacji, czyli o tym, kto może podpisać umowę z kimś z zewnątrz.

Art. 865 KC brzmi: „§ 1. Każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. § 2. Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. § 3. Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty”.

Art. 866 KC dopowiada: „W braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw”.

W praktyce daje to cztery sytuacje:

• Zwykła czynność, nikt się nie sprzeciwia: podpisuje dowolny wspólnik sam.
• Zwykła czynność, ale drugi wspólnik zgłosił sprzeciw przed jej zakończeniem: potrzebna jest uchwała wspólników.
• Czynność przekraczająca zwykły zarząd: potrzebna jest uchwała wszystkich wspólników, a umowę najbezpieczniej podpisują wszyscy.
• Czynność nagła, której zaniechanie naraziłoby spółkę na niepowetowane straty: każdy wspólnik może działać sam.

Wszystkie te reguły są dyspozytywne. Umowa spółki albo uchwała mogą wprowadzić na przykład reprezentację łączną dwóch wspólników albo powierzyć podpisywanie umów tylko jednemu z nich. Spółka cywilna nie ma rejestru, w którym kontrahent sprawdziłby takie ograniczenie, więc przy większej umowie warto poprosić o wgląd w umowę spółki albo po prostu o podpisy wszystkich wspólników.

Kodeks nie definiuje „zwykłych czynności spółki” i nie podaje żadnej kwoty. Granicę ustala się dla konkretnej spółki, patrząc na jej skalę, przedmiot działalności i to, czy dana umowa jest powtarzalna. Ta sama umowa na 30 000 zł będzie codziennością dla hurtowni materiałów budowlanych i wyjątkiem dla dwuosobowego gabinetu fizjoterapii.

W praktyce przyjmuje się zwykle taki podział:

• Zwykle mieszczą się w zwykłym zarządzie: umowy z klientami na standardowych warunkach, zakup towaru i materiałów do bieżącej działalności, zlecenia dla podwykonawców w typowym zakresie, zamówienia usług księgowych czy serwisowych, drobne umowy najmu sprzętu.
• Zwykle przekraczają zwykły zarząd: kredyt i pożyczka dla spółki, sprzedaż środka trwałego, wieloletni najem lokalu, leasing samochodu albo maszyny o wartości znaczącej dla spółki, udzielenie gwarancji czy poręczenia, umowy nietypowe dla przedmiotu działalności.

Najprostsze zabezpieczenie przed sporem między wspólnikami to wpisać granicę do umowy spółki, na przykład: „umowy o wartości powyżej 20 000 zł netto oraz umowy zawierane na czas dłuższy niż rok wymagają uchwały wszystkich wspólników”. Wtedy wiadomo, kiedy wystarczy jeden podpis, a kiedy trzeba zebrać wszystkie. Zebranie ich elektronicznie trwa tyle, ile wspólnicy potrzebują na przeczytanie dokumentu.

Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej ani zdolności prawnej. Stronami umowy są więc wspólnicy, a nazwa „ABC s.c.” jest tylko oznaczeniem, pod którym działają. Za zobowiązania spółki odpowiadają wszyscy wspólnicy solidarnie, bo art. 864 KC stanowi krótko: „Za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiedzialni są solidarnie”. Z kolei art. 4 ust. 2 Prawa przedsiębiorców przesądza, że „przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej”.

Dlatego w komparycji wymieniasz każdego wspólnika z imienia i nazwiska, a dopiero potem nazwę spółki i jej numery. Przykład:

Jan Kowalski, NIP 0000000000, oraz Anna Nowak, NIP 0000000000, prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod nazwą „ABC Remonty s.c. Jan Kowalski, Anna Nowak”, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, NIP spółki 0000000000, REGON 000000000, zwani dalej „Wykonawcą”, reprezentowani przez: Jana Kowalskiego i Annę Nowak.

Trzy rzeczy, o których warto pamiętać przy komparycji:

• NIP spółki i NIP wspólników to różne numery. Spółka cywilna ma własny NIP i REGON do rozliczeń podatkowych, a każdy wspólnik ma swój wpis w CEIDG. Wpisz oba, żeby faktura i umowa nie rozjechały się przy windykacji.
• Wpisz, kto podpisuje. Linijka „reprezentowani przez” mówi drugiej stronie, czyich podpisów ma się spodziewać. Te same osoby dodajesz potem jako podpisujących w panelu.
• Zmiana składu wspólników zmienia strony umowy. Przy umowach wieloletnich dopisz klauzulę o obowiązku informowania o zmianie wspólników.

Ten sam problem, tylko z zarządem zamiast wspólników, opisaliśmy przy podpisywaniu umów w spółce z o.o., a porównanie wszystkich form prawnych w artykule o tym, kto może podpisać umowę w imieniu firmy.

Tak, jeżeli umowa mieści się w zwykłych czynnościach spółki, żaden wspólnik się nie sprzeciwił, a umowa spółki nie wprowadza reprezentacji łącznej. Wtedy podpis jednego wspólnika wiąże wszystkich.

Co dzieje się, gdy jeden wspólnik podpisze umowę przekraczającą zwykły zarząd bez uchwały? Umowa nie jest od razu nieważna. Wspólnik działał poza granicami umocowania, więc stosuje się art. 103 § 1 KC: „Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta”. Druga strona, zgodnie z § 2, „może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu”.

Dla kontrahenta to zła wiadomość: zamiast umowy ma umowę w zawieszeniu, zależną od woli drugiego wspólnika. Dlatego firmy, które regularnie podpisują umowy ze spółkami cywilnymi, wpisują do swoich procedur prostą zasadę: przy kwocie powyżej ustalonego progu podpisują wszyscy wspólnicy. Przy podpisie elektronicznym ta zasada nic nie kosztuje, bo drugi wspólnik dostaje link i podpisuje z telefonu. Jak ustawić dokument dla kilku podpisujących, pokazaliśmy w poradniku o tym, jak podpisać dokument przez dwie osoby.

Kodeks cywilny nie przewiduje dla uchwał wspólników spółki cywilnej żadnej formy. Uchwała jest ważna nawet wtedy, gdy wspólnicy podejmą ją ustnie, więc forma pisemna czy dokumentowa pełni tu funkcję dowodową, a nie warunku ważności. Wyjątek to sytuacja, w której umowa spółki sama zastrzega dla uchwał określoną formę. Wtedy trzymasz się tego, co w niej zapisaliście.

Uchwała podpisana elektronicznie przez wszystkich wspólników daje trzy rzeczy, których nie da ustna zgoda przez telefon:

• Dowód treści: wszyscy podpisali ten sam plik, a zmiana choćby przecinka po podpisaniu zmienia skrót SHA-256.
• Dowód, kto i kiedy: Karta Podpisów zapisuje czas, adres e-mail i adres IP każdego wspólnika.
• Dokument dla banku czy leasingodawcy: instytucja, która prosi o zgodę wszystkich wspólników na zaciągnięcie zobowiązania, dostaje jeden PDF, a nie łańcuch maili.

Typowe uchwały, które wspólnicy podpisują w ten sposób, to zgoda na kredyt albo leasing, na zakup lub sprzedaż środka trwałego, na najem lokalu, na udzielenie pełnomocnictwa pracownikowi i na zmianę zasad podziału obowiązków. Każdą z nich wysyłasz tak samo jak umowę: PDF, lista wspólników, podpis.

Tu odpowiadamy ostrożnie, bo chodzi o dokument założycielski. Art. 860 § 2 KC stanowi: „Umowa spółki powinna być stwierdzona pismem”. To forma pisemna zastrzeżona dla celów dowodowych, a nie pod rygorem nieważności. Umowa spółki zawarta w innej formie jest ważna, a skutki opisuje art. 74 § 1 KC: „Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności”.

Zwykły podpis elektroniczny daje formę dokumentową, a nie pisemną. Elektronicznym odpowiednikiem pisma jest wyłącznie podpis kwalifikowany (art. 78(1) § 2 KC). Art. 74 § 4 KC wyłącza wprawdzie te ograniczenia dowodowe „do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami”, ale przy zakładaniu spółki wspólnicy często dopiero stają się przedsiębiorcami, a umowę spółki i tak pokazuje się potem urzędowi skarbowemu, bankowi czy kontrahentom.

Nasza rekomendacja jest więc prosta: samą umowę spółki cywilnej i jej zmiany podpiszcie na papierze albo podpisem kwalifikowanym. Wszystko, co spółka podpisuje później w codziennym obrocie, czyli umowy z klientami, zlecenia dla podwykonawców, umowy B2B, NDA i uchwały wspólników, podpiszecie zwykłym podpisem elektronicznym bez żadnego ryzyka formalnego. Pełną listę umów i wymaganych dla nich form zebraliśmy na stronie o tym, jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Wspólnicy często chcą, żeby umowy z klientami podpisywał kierownik biura albo jeden wspólnik w imieniu obu. Da się to zrobić pełnomocnictwem, ale forma pełnomocnictwa zależy od jego zakresu. Art. 99 KC brzmi: „§ 1. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. § 2. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie”.

• Pełnomocnictwo ogólne, czyli do czynności zwykłego zarządu bez wskazania rodzaju umów: tylko na papierze albo podpisem kwalifikowanym.
• Pełnomocnictwo rodzajowe, na przykład do zawierania umów sprzedaży z klientami do określonej kwoty: jeżeli same umowy nie wymagają formy szczególnej, pełnomocnictwo też jej nie wymaga i można je podpisać zwykłym podpisem elektronicznym.
• Kto udziela: wspólnik może umocować pełnomocnika tylko w granicach, w jakich sam reprezentuje spółkę. Przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd pełnomocnictwa udzielają wszyscy wspólnicy.

Więcej przypadków, także z pełnomocnictwem procesowym i do urzędów, opisaliśmy w artykule o tym, czy pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie.