Podpisywanie umów w spółce jawnej: kto podpisuje umowy i reprezentacja wspólników online

Zasada jest prosta i szersza niż w spółce cywilnej. Artykuł 29 KSH brzmi: „§ 1. Każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę. § 2. Prawo wspólnika do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. § 3. Prawa reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich.”

W praktyce oznacza to, że jeżeli w KRS przy spółce stoi reprezentacja samodzielna, podpis jednego wspólnika pod umową z klientem wiąże spółkę. Nie ma znaczenia, czy to umowa na 2 000 zł, czy na 200 000 zł. Wewnętrzne ustalenia wspólników (na przykład „większe umowy konsultujemy”) nie działają wobec kontrahenta, bo tak mówi właśnie § 3.

Stroną umowy jest spółka, a nie wspólnicy. Spółka jawna jest spółką osobową, która zgodnie z art. 8 § 1 KSH „może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana”. To odróżnia ją od spółki cywilnej, w której stronami są wspólnicy. Jednocześnie art. 22 § 2 KSH przesądza, że „każdy wspólnik odpowiada za zobowiązania spółki bez ograniczenia całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi wspólnikami oraz ze spółką”, przy czym wierzyciel sięga po majątek wspólnika dopiero wtedy, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna (art. 31 § 1 KSH).

Dla wspólnika wniosek jest niewygodny: umowa podpisana przez drugiego wspólnika może skończyć się odpowiedzialnością twoim prywatnym majątkiem. Dlatego wiele spółek jawnych, nawet z reprezentacją samodzielną, zbiera pod ważniejszymi umowami podpisy wszystkich wspólników. Podpis elektroniczny sprawia, że nie trzeba na to czekać do wspólnego spotkania.

Jedyną drogą do ograniczenia reprezentacji, która działa wobec kontrahentów, jest umowa spółki. Art. 30 § 1 KSH stanowi: „Umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem.” Taki sposób reprezentacji zgłasza się do rejestru (art. 26 § 1 pkt 4 KSH).

Wpis w KRS ma realną moc. Art. 15 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym mówi, że „od dnia dokonania wpisu w Rejestrze nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ujawnionych wpisów”. Kontrahent, który przyjął podpis jednego wspólnika przy reprezentacji łącznej, nie obroni się tym, że nie zajrzał do rejestru. Sprawdzenie zajmuje minutę, bo odpis aktualny pobierzesz bez opłat z wyszukiwarki KRS Ministerstwa Sprawiedliwości.

Przy reprezentacji łącznej zbierasz więc dwa podpisy na jednym dokumencie: dwóch wspólników albo wspólnika i prokurenta, dokładnie w konfiguracji z KRS. W podpiszmy.pl obie osoby dodajesz jako podpisujących tej samej umowy, a Karta Podpisów pokazuje oba podpisy z czasem i adresem IP. Dopiero po nich dokument idzie do klienta, jeśli tak ustawisz kolejność.

Pozbawienie wspólnika prawa reprezentacji wbrew jego woli jest trudniejsze: art. 30 § 2 KSH wymaga „ważnych powodów” i prawomocnego orzeczenia sądu. W spółkach rodzinnych częściej spotkasz więc reprezentację łączną wpisaną od początku niż odebranie komuś prawa do podpisu.

Tu wspólnicy spółek jawnych najczęściej się mylą. Kodeks rozdziela dwie rzeczy: reprezentację (kto może podpisać wobec świata) i prowadzenie spraw (kto może podjąć decyzję wewnątrz spółki).

• Zwykłe czynności. Art. 39 § 2 KSH: „Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki.” Jeżeli jednak choć jeden wspólnik się sprzeciwi, potrzebna jest uchwała (art. 39 § 3 KSH).
• Czynności przekraczające zwykły zarząd. Art. 43 KSH: „W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym także wspólników wyłączonych od prowadzenia spraw spółki.” Chodzi o zakup nieruchomości, kredyt, wieloletni najem hali, umowę znacznie większą niż zwykłe zamówienia.

Brak zgody z art. 43 nie unieważnia umowy wobec kontrahenta, bo reprezentacja z art. 29 § 3 jest nieograniczona. Skutek jest wewnętrzny: wspólnik, który podpisał sam, odpowiada wobec pozostałych za szkodę. Najtańszym zabezpieczeniem jest uchwała wszystkich wspólników podpisana przed umową albo podpisy wszystkich wspólników pod samą umową. Obie rzeczy robisz online w jednym panelu i masz na nie dowód z datą i godziną.

Skoro stroną jest spółka, w komparycji wpisujesz jej firmę, numery rejestrowe i osoby, które podpisują w jej imieniu. Przykład dla reprezentacji łącznej:

Kowalski i Wspólnicy Spółka Jawna z siedzibą w Poznaniu, ul. Przykładowa 1, 60-000 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, NIP 0000000000, REGON 000000000, reprezentowana łącznie przez wspólników: Jana Kowalskiego i Piotra Kowalskiego, zwana dalej „Dostawcą”.

Trzy szczegóły, które oszczędzają kłopotów przy windykacji i w sądzie:

• Firma spółki musi zawierać nazwisko wspólnika i dopisek „spółka jawna”. Przepisz ją z KRS co do litery, razem ze skrótem „sp.j.”, jeśli spółka go używa.
• Reprezentacja w komparycji ma odpowiadać KRS. Jeżeli rejestr mówi o reprezentacji łącznej, a pod umową stoi jeden podpis, problem wyjdzie przy pierwszym sporze.
• Te same osoby dodajesz jako podpisujących. Nazwiska z komparycji i nazwiska na Karcie Podpisów powinny być identyczne. Dzięki temu dowód, kto podpisał za spółkę, jest kompletny.

Dla porównania: w spółce cywilnej w komparycji wymieniasz każdego wspólnika z imienia i nazwiska, bo to oni są stronami (opisaliśmy to przy podpisywaniu umów w spółce cywilnej), a w spółce z o.o. podpisuje zarząd zgodnie z zasadą reprezentacji z KRS (podpisywanie umów w spółce z o.o.).

W spółce z o.o. umowy podpisuje zarząd według zasady reprezentacji z KRS, a członkowie zarządu co do zasady nie odpowiadają za długi spółki własnym majątkiem, dopóki nie zajdą przesłanki z art. 299 KSH. Zestawienie wszystkich form prawnych, łącznie z jednoosobową działalnością i fundacją, znajdziesz w artykule o tym, kto może podpisać umowę w imieniu firmy.

Wspólnik wynajmuje spółce swój lokal, sprzedaje jej samochód albo pożycza pieniądze. Kodeks spółek handlowych nie ma dla spółki jawnej przepisu, który wprost regulowałby taką umowę, tak jak art. 210 KSH robi to w spółce z o.o. Zdrowy rozsądek i ostrożność podpowiadają jedno: wspólnik nie powinien podpisywać takiej umowy po obu stronach.

Najbezpieczniejszy układ to podpis drugiego wspólnika po stronie spółki i uchwała wszystkich wspólników, jeśli umowa przekracza zwykłe czynności. Dla pełnomocników art. 108 KC stanowi wprost, że „pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy”, i ta logika dobrze opisuje ryzyko także u wspólników. Gdy w spółce jest dwóch wspólników, a umowę zawiera jeden z nich, dokument podpisują oboje: jeden jako strona, drugi w imieniu spółki. W panelu to dwie osoby na jednej umowie.

Zwykły podpis elektroniczny, taki jak w podpiszmy.pl, daje formę dokumentową. Art. 25 rozporządzenia eIDAS nie pozwala odmówić mu skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną, ale formy pisemnej nie zastępuje. Dlatego uczciwy podział wygląda tak.

Online zwykłym podpisem elektronicznym:

• umowy z klientami i dostawcami, zamówienia, oferty przyjęte przez klienta, protokoły odbioru,
• umowy o współpracy B2B, umowy zlecenia, NDA, umowy powierzenia danych,
• aneksy do umów, które same nie wymagały formy szczególnej,
• uchwały wspólników, bo KSH nie zastrzega dla nich formy, z wyjątkiem zmiany umowy spółki,
• pełnomocnictwa szczególne do czynności, dla których prawo nie wymaga formy szczególnej (art. 99 § 1 KC).

Podpis kwalifikowany albo papier:

• Umowa spółki jawnej. Art. 23 KSH: „Umowa spółki powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.” Alternatywą jest system S24 i wzorzec umowy, który podpisuje się podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (art. 23¹ § 2 KSH).
• Zmiana umowy spółki. Wymaga zgody wszystkich wspólników (art. 9 KSH) i tej samej formy co umowa (art. 77 § 1 KC).
• Zgoda na przeniesienie ogółu praw i obowiązków wspólnika. Art. 10 § 2 KSH wymaga „pisemnej zgody wszystkich pozostałych wspólników”.
• Prokura i pełnomocnictwo ogólne. Prokurę udziela się na piśmie pod rygorem nieważności, a ustanowienie jej w spółce jawnej wymaga zgody wszystkich wspólników prowadzących sprawy (art. 41 § 1 KSH). Pełnomocnictwo ogólne także wymaga pisma (art. 99 § 2 KC).
• Weksel podpisuje się wyłącznie własnoręcznie na papierze.
• Sprawozdanie finansowe podpisuje się podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Szczegóły opisaliśmy w tekście o tym, kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe.

Pełną listę umów z podziałem na formy znajdziesz na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Uchwała to najczęstszy dokument, który wspólnicy spółki jawnej chcą podpisać bez spotkania: zgoda na umowę przekraczającą zwykłe czynności, podział zysku, zakup samochodu, wynajem nowego magazynu. KSH nie narzuca dla takich uchwał formy, więc liczy się dowód, że zgodzili się wszyscy.

Praktyczny sposób: uchwałę zapisujesz jako PDF z datą, treścią i listą wszystkich wspólników, także tych wyłączonych od prowadzenia spraw, bo art. 43 KSH wymaga również ich zgody. Wysyłasz ją do podpisu równolegle. Każdy wspólnik podpisuje w swojej przeglądarce, a finalny plik z Kartą Podpisów trafia do wszystkich. Ten sam dokument możesz od razu dołączyć do teczki umowy, której dotyczy.

Uchwała zmieniająca umowę spółki jest wyjątkiem: skoro zmienia umowę zawartą na piśmie, sama też potrzebuje formy pisemnej, czyli podpisów kwalifikowanych albo papieru.