Oświadczenie o potrąceniu czy umowa kompensaty i który dokument wysłać kontrahentowi

Krótka odpowiedź: oświadczenie o potrąceniu wysyłasz sam, bez zgody kontrahenta, ale tylko wtedy, gdy obie faktury są już po terminie płatności i dotyczą pieniędzy. Umowę kompensaty podpisują obie firmy i działa ona także dla faktur przed terminem, przy zakazie potrącenia w umowie i przy rozliczeniu trzech firm. Jeśli kontrahent współpracuje, wybierz umowę, bo kończy spór o to, czy potrącenie w ogóle nastąpiło.

Różnica nie jest akademicka. Źle wybrany dokument oznacza, że po miesiącu kontrahent wysyła wezwanie do zapłaty za fakturę, którą Ty uważasz za rozliczoną, a Twoja księgowa i jego księgowa mają w księgach dwie różne kwoty. Poniżej masz przepisy, tabelę wyboru, wzór oświadczenia i sposób, żeby dokument doszedł do kontrahenta z dowodem doręczenia.

Oświadczenie o potrąceniu czy umowa kompensaty w jednej tabeli

Tabela pokazuje prostą regułę. Oświadczenie to narzędzie na sytuację, w której kontrahent nie płaci i nie chce rozmawiać. Umowa to narzędzie na zwykłe, comiesięczne rozliczenia z firmą, z którą handlujesz w obie strony.

Kiedy wystarczy oświadczenie o potrąceniu wierzytelności

Oświadczenie wystarczy, gdy spełniasz cztery warunki z art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego: obie firmy są wobec siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami, obie wierzytelności są pieniężne, obie są wymagalne i obie da się dochodzić przed sądem. Przepis brzmi: „Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.”

Sposób działania opisuje art. 499 KC: „Potrącenia dokonywa się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe.” Moc wsteczna ma praktyczne skutki: od dnia, w którym obie faktury stały się wymagalne, nie biegną już odsetki od skompensowanej części. Dlatego w oświadczeniu warto podać ten dzień wprost.

Najczęstszy błąd to potrącenie faktury, której termin płatności jeszcze nie minął. Twoja wierzytelność musi być wymagalna, a wierzytelność kontrahenta, z której potrącasz, według przeważającego poglądu nie musi, bo dłużnik może spełnić świadczenie przed terminem. Bezpieczniej jednak zaczekać, aż miną oba terminy, albo zawrzeć umowę.

Kiedy potrzebna jest umowa kompensaty

Umowa jest potrzebna zawsze wtedy, gdy któryś warunek z art. 498 KC nie jest spełniony, a strony i tak chcą się rozliczyć. Kodeks nie reguluje kompensaty umownej osobno. Opiera się ona na swobodzie umów z art. 353(1) KC, więc strony same decydują, które faktury rozliczają, na jaki dzień i co dzieje się z odsetkami.

• Bieżące rozliczenia z terminami w przyszłości. Wykonawca i podwykonawca wystawiają sobie faktury co miesiąc z 30-dniowym terminem. Czekanie, aż wszystkie staną się wymagalne, nie ma sensu, więc podpisują umowę z dniem kompensaty na koniec miesiąca.
• Zakaz potrącenia w umowie handlowej. Sieci handlowe i zamawiający publiczni często wpisują taki zakaz. Wtedy kompensata jest możliwa tylko za ich zgodą, czyli umową.
• Kompensata trójstronna. Gdy A jest winna B, B jest winna C, a C jest winna A, potrącenie ustawowe nie działa, bo nie ma dwóch stron będących jednocześnie dłużnikami i wierzycielami. Rozliczenie w trójkącie to wyłącznie umowa podpisana przez wszystkie trzy firmy.
• Różne waluty. Gdy faktury są w euro i w złotych, umowa ustala kurs przeliczenia i ucina spór, który przy jednostronnym oświadczeniu zwykle się pojawia.

Gotowy wzór z listą faktur obu stron, saldem i wariantem dla trzeciej firmy jest na stronie kompensata wzór umowy kompensaty. Tam też możesz od razu wysłać go kontrahentowi do podpisu.

Oświadczenie o potrąceniu wzór

Krótki wzór, który możesz skopiować. Wymień każdą fakturę osobno, bo oświadczenie, które mówi tylko o „wzajemnych należnościach”, nie pozwala ustalić, co zostało umorzone.

[miejscowość], [data]

[nazwa firmy składającej oświadczenie], NIP [numer], reprezentowana przez [imię i nazwisko, funkcja]

do: [nazwa kontrahenta], NIP [numer]

OŚWIADCZENIE O POTRĄCENIU

Na podstawie art. 498 i 499 Kodeksu cywilnego oświadczam, że potrącam wierzytelność [nazwa firmy] wobec [nazwa kontrahenta] z faktury nr [numer] z dnia [data], płatnej do [data], w kwocie [kwota] zł, z wierzytelnością [nazwa kontrahenta] wobec [nazwa firmy] z faktury nr [numer] z dnia [data], płatnej do [data], w kwocie [kwota] zł.

Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się do kwoty [kwota niższa] zł ze skutkiem na dzień [dzień, w którym obie stały się wymagalne]. Do zapłaty na rzecz [nazwa firmy albo kontrahenta] pozostaje [kwota] zł, płatne na rachunek nr [numer] do dnia [data].

[podpis osoby uprawnionej do reprezentacji]

Pod oświadczeniem podpisuje się tylko firma, która je składa, ale sam podpis nie kończy sprawy. Oświadczenie jest skuteczne dopiero wtedy, gdy dotrze do kontrahenta, i to Ty musisz umieć wykazać, że dotarło.

Jak doręczyć oświadczenie o potrąceniu, żeby było skuteczne

Oświadczenie jest złożone w chwili, gdy kontrahent mógł zapoznać się z jego treścią, a przy dokumencie elektronicznym z chwilą, gdy trafił do jego skrzynki albo systemu. Art. 61 § 2 KC: „Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.”

Przepis nie wymaga formy pisemnej, więc oświadczenie wysłane e-mailem jest ważne. Problem jest dowodowy: zwykły mail z PDF w załączniku łatwo zakwestionować („nie dostaliśmy”, „trafiło do spamu”, „podpisał ktoś bez umocowania”). Są dwa lepsze sposoby:

• Oświadczenie z potwierdzeniem odbioru. Dodaj pod treścią zdanie „Potwierdzam otrzymanie oświadczenia” i wyślij dokument do podpisu przez link. Podpis kontrahenta nie oznacza zgody na potrącenie, bo zgoda nie jest potrzebna, ale daje dowód doręczenia z datą, godziną i adresem e-mail.
• Umowa zamiast oświadczenia. Jeśli kontrahent i tak ma podpisać potwierdzenie, często prościej od razu wysłać umowę kompensaty. Dostajesz ten sam podpis, a przy okazji ustalasz saldo i termin jego zapłaty.

W podpiszmy.pl obie drogi wyglądają tak samo: wgrywasz PDF, dodajesz osobę po stronie kontrahenta, opcjonalnie wymagasz kodu SMS i wysyłasz link. Karta Podpisów dołączona do PDF zapisuje e-mail, numer telefonu z kodu SMS, adres IP, godzinę i skrót SHA-256 pliku, czyli to, czego brakuje przy zwykłym mailu. Plan Business kosztuje 49 zł netto miesięcznie albo 288 zł netto rocznie, bez limitu dokumentów, a demo obejmuje 3 dokumenty bez karty płatniczej.

Co sprawdzić przed potrąceniem z kontrahentem

Zanim wyślesz jakikolwiek dokument, przejdź pięć punktów. Każdy z nich wyszedł w praktyce jako powód, dla którego kompensata nie zadziałała.

• Salda po obu stronach. Najpierw uzgodnij z księgową kontrahenta listę otwartych faktur. Wysyłka potwierdzenia salda online przed kompensatą oszczędza poprawek w umowie.
• Kondycja kontrahenta. Jeśli firma ma długi u innych, warto sprawdzić kontrahenta w rejestrze dłużników. Przy zagrożeniu upadłością kompensata bywa najszybszym sposobem odzyskania części pieniędzy, a po ogłoszeniu upadłości obowiązują już ograniczenia z prawa upadłościowego.
• Klauzule w umowie handlowej. Zakaz potrącenia, wymóg formy pisemnej dla rozliczeń albo obowiązek uprzedniego wezwania do zapłaty zmieniają wybór dokumentu.
• Przedawnienie. Art. 502 KC pozwala potrącić wierzytelność przedawnioną tylko wtedy, gdy w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło.
• Kto podpisuje. Oświadczenie i umowę podpisuje osoba uprawniona według KRS albo pełnomocnik. Przy reprezentacji łącznej potrzebne są dwa podpisy.

Gdy po kompensacie zostaje saldo, którego kontrahent nie zapłaci w terminie, kolejnym krokiem jest uznanie długu z harmonogramem spłaty. Podpisane przez dłużnika przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC).

Pytania o oświadczenie o potrąceniu i kompensatę

Czy oświadczenie o potrąceniu wymaga zgody drugiej strony?

Nie. Potrącenie ustawowe to jednostronna czynność, którą wykonujesz oświadczeniem złożonym drugiej stronie na podstawie art. 499 KC. Kontrahent nie musi się zgadzać, ale oświadczenie musi do niego dotrzeć, a obie wierzytelności muszą spełniać warunki z art. 498 KC, w tym wymagalność Twojej wierzytelności.

Czy oświadczenie o potrąceniu można wysłać mailem?

Tak, przepisy nie wymagają dla niego formy pisemnej, więc mail albo PDF podpisany elektronicznie są ważne. Oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy trafiło do skrzynki kontrahenta tak, że mógł je przeczytać. Najlepszym dowodem jest podpis kontrahenta pod potwierdzeniem odbioru złożony przez link.

Czym się różni kompensata od potrącenia?

W praktyce to te same pojęcia. Kodeks cywilny używa słowa potrącenie, a księgowość i firmy mówią kompensata. Różnica, o którą warto pytać, dotyczy sposobu: kompensata ustawowa to jednostronne oświadczenie o potrąceniu, a kompensata umowna to umowa podpisana przez obie strony albo przez trzy firmy.

Czy można cofnąć oświadczenie o potrąceniu?

Po dojściu do kontrahenta nie, chyba że on się na to zgodzi. Art. 61 § 1 KC pozwala odwołać oświadczenie tylko wtedy, gdy odwołanie dotarło jednocześnie z oświadczeniem albo wcześniej. Dlatego przed wysyłką sprawdź numery faktur i kwoty, a przy wątpliwościach wyślij projekt umowy kompensaty do uzgodnienia.

Czy kompensatę trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Nie, kompensaty nie zgłasza się nigdzie. Każda firma księguje ją u siebie na podstawie oświadczenia albo umowy, na dzień wskazany w dokumencie, zmniejszając rozrachunki z kontrahentem. Faktury, których dotyczy, zostają bez zmian, także te wystawione w KSeF, bo kompensata zmienia sposób zapłaty, a nie treść faktury.