Umowa spółki cywilnej: wzór umowy i zasady zawarcia

Kodeks cywilny nie wylicza elementów umowy spółki cywilnej tak jak KSH przy spółce jawnej. Z istoty umowy (art. 860 § 1 KC) wynikają dwa elementy konieczne: wspólny cel gospodarczy i sposób działania, w szczególności wkłady. Wkład może polegać na wniesieniu własności lub innych praw albo na świadczeniu usług, a jeśli umowa milczy, domniemywa się, że wkłady mają jednakową wartość (art. 861 KC).

Reszta to postanowienia, bez których spółka działa według przepisów domyślnych, często niekorzystnych:

• Zysk i strata. Bez umowy każdy wspólnik ma równy udział w zyskach i stratach bez względu na wartość wkładu. Można to zmienić, a nawet zwolnić wspólnika od strat, ale nie można wyłączyć go od zysku (art. 867 § 1 KC).
• Wypłata zysku. Domyślnie wspólnik może żądać podziału zysku dopiero po rozwiązaniu spółki, a przy spółce zawartej na dłuższy czas z końcem roku obrachunkowego (art. 868 KC).
• Prowadzenie spraw. Każdy wspólnik prowadzi sprawy zwykłe bez uchwały, ale gdy drugi się sprzeciwi, potrzebna jest uchwała (art. 865 § 2 KC). Reprezentacja idzie w tych samych granicach (art. 866 KC).
• Wystąpienie. Przy spółce na czas nieoznaczony wspólnik może wypowiedzieć udział na trzy miesiące naprzód na koniec roku obrachunkowego, a z ważnych powodów bez terminu (art. 869 KC).

Kto i jak podpisuje potem umowy z kontrahentami w imieniu spółki cywilnej, opisujemy osobno na stronie o podpisywaniu umów w spółce cywilnej.

Art. 860 § 2 KC mówi, że umowa spółki powinna być stwierdzona pismem. Przepis nie zastrzega rygoru nieważności, więc jest to forma pisemna dla celów dowodowych. Umowa zawarta ustnie, mailem albo podpisana zwykłym podpisem elektronicznym jest ważna. Skutek niezachowania formy pisemnej jest tylko dowodowy (art. 74 § 1 KC), a w stosunkach między przedsiębiorcami przepisów o skutkach niezachowania formy dowodowej w ogóle się nie stosuje (art. 74 § 4 KC).

Uczciwie trzeba jednak powiedzieć, że zwykły i zaawansowany podpis elektroniczny nie spełnia formy pisemnej w rozumieniu Kodeksu. Formę pisemną daje podpis własnoręczny albo kwalifikowany (art. 78(1) KC). Jeżeli bank, urząd albo kontrahent zażąda umowy „na piśmie”, podpiszcie ją odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wkład w postaci nieruchomości. Do wykonania zobowiązania do wniesienia własności rzeczy stosuje się odpowiednio przepisy o sprzedaży (art. 862 KC), a umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości wymaga aktu notarialnego (art. 158 KC). Jeśli nieruchomość ma być wniesiona tylko do używania, stosuje się przepisy o najmie, co jest częstym rozwiązaniem, gdy wspólnik udostępnia spółce własny lokal.

Umowa spółki jawnej jest surowsza pod dwoma względami. Po pierwsze, powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art. 23 KSH). Po drugie, musi zawierać: firmę i siedzibę spółki, określenie wkładów każdego wspólnika i ich wartość, przedmiot działalności oraz czas trwania, jeżeli jest oznaczony (art. 25 KSH). Spółkę zgłasza się do KRS.

Umowy spółki jawnej nie podpiszecie ważnie w podpiszmy. Nasz podpis (SES albo AdES) nie jest podpisem kwalifikowanym i nie spełnia formy pisemnej, a tu jej brak oznacza nieważność. Możliwe drogi to podpisy odręczne na papierze, kwalifikowane podpisy elektroniczne wszystkich wspólników albo umowa na wzorcu w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości (S24), podpisywana kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym albo osobistym.

Spółkę cywilną można przekształcić w spółkę jawną; przekształcenie wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego przez wszystkich wspólników, a umowa spółki jawnej w tym trybie nie może być zawarta na wzorcu (art. 26 § 4 KSH). O reprezentacji spółki jawnej piszemy na stronie o podpisywaniu umów w spółce jawnej.

Zmiana umowy spółki cywilnej (np. przystąpienie nowego wspólnika, zmiana udziału w zysku, zmiana nazwy) wymaga zgody wszystkich wspólników. Zróbcie ją aneksem w tej samej formie co umowa. Jeżeli w umowie zastrzegliście formę pisemną dla zmian, aneks trzeba podpisać odręcznie albo kwalifikowanym podpisem.

Uchwała o rozwiązaniu spółki cywilnej. Spółka rozwiązuje się z przyczyn przewidzianych w umowie, za zgodą wszystkich wspólników, a z ważnych powodów każdy wspólnik może żądać rozwiązania przez sąd (art. 874 § 1 KC). Jednomyślną uchwałę o rozwiązaniu spółki z dniem [data] możecie podpisać online: wskażcie w niej datę, osobę odpowiedzialną za zamknięcie spraw (zgłoszenia w CEIDG, urzędzie skarbowym, ZUS, banku) i sposób rozliczenia.

Umowa o podział majątku spółki cywilnej. Od rozwiązania spółki do wspólnego majątku stosuje się przepisy o współwłasności w częściach ułamkowych. Z majątku pozostałego po zapłaceniu długów zwraca się wkłady, a nadwyżkę dzieli w stosunku udziału w zyskach (art. 875 KC). Jeśli w majątku jest nieruchomość, jej podział wymaga aktu notarialnego.

Wezwanie do zapłaty wspólników spółki cywilnej. Wierzyciel spółki może żądać zapłaty od każdego wspólnika z osobna albo od wszystkich razem, bo odpowiadają solidarnie (art. 864 KC). Wezwanie adresuje się do wspólników imiennie, a nie do „spółki”. Jeżeli wspólnik uzna dług, warto to udokumentować, o czym piszemy na stronie uznanie długu.

1. Uzupełnij wzór i zapisz umowę jako PDF razem z załącznikiem (wykaz wkładów rzeczowych).
2. Dodaj wszystkich wspólników jako sygnatariuszy. Umowa zamknie się dopiero po ostatnim podpisie.
3. Włącz weryfikację tożsamości (zdjęcie dowodu i twarzy) albo kod SMS. Gdy wszyscy wspólnicy ją przejdą, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.
4. Każdy wspólnik dostaje PDF z Kartą Podpisów, który możecie przedstawić w banku albo u księgowej.

Błędy, które widzimy najczęściej:

• brak granicy między zwykłym a przekraczającym zwykły zarząd, przez co jeden wspólnik podpisuje leasing bez wiedzy drugiego,
• udział w zysku ustalony „po równo”, choć wkłady są nierówne,
• brak postanowień na wypadek śmierci albo wystąpienia wspólnika,
• umowa spółki jawnej podpisana mailem lub zwykłym e-podpisem (nieważna),
• wkład w postaci mieszkania albo działki wpisany do zwykłej umowy bez notariusza.