Uchwała wspólników: wzór uchwały o podziale zysku i zasady podejmowania

1. Zgromadzenie wspólników na miejscu

Zarząd zwołuje zgromadzenie listami poleconymi albo przesyłkami kurierskimi wysłanymi co najmniej dwa tygodnie wcześniej. E-mail zamiast listu jest dopuszczalny tylko dla wspólnika, który uprzednio wyraził na to pisemną zgodę i podał adres (art. 238 § 1 KSH). Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że ustawa albo umowa spółki stanowią inaczej (art. 245 KSH). Bez formalnego zwołania uchwałę można podjąć, gdy reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt nie zgłosił sprzeciwu (art. 240 KSH).

2. Zgromadzenie z udziałem zdalnym

Wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 234(1) KSH). Potrzebna jest dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym i regulamin takiego udziału. Podpisy uczestników na liście obecności nie są wtedy wymagane (art. 248 § 2 KSH).

3. Uchwała bez zgromadzenia (tryb pisemny)

Art. 227 § 2 KSH pozwala powziąć uchwałę bez zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie albo na głosowanie pisemne. To wygodne w spółkach z dwoma albo trzema wspólnikami, ale wymaga formy pisemnej: podpisu odręcznego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 78(1) KC). Zarząd wpisuje taką uchwałę do księgi protokołów (art. 248 § 3 KSH).

Uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty to obowiązkowy punkt zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego (art. 231 § 1 i § 2 pkt 2 KSH). Wspólnik ma prawo do udziału w zysku przeznaczonym do podziału uchwałą, a jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk dzieli się w stosunku do udziałów (art. 191 § 1 i 3 KSH). Do dywidendy uprawnieni są wspólnicy, którym udziały przysługiwały w dniu powzięcia uchwały, chyba że wyznaczono dzień dywidendy (art. 193 KSH).

Brak uchwały o podziale zysku oznacza, że wspólnik nie ma roszczenia o wypłatę dywidendy, a zysk zostaje w spółce jako niepodzielony. Zmiana uchwały o podziale zysku jest możliwa kolejną uchwałą, ale co do zasady nie odbierze wspólnikom dywidendy, która już stała się wymagalna. Taką zmianę przygotuj z doradcą, bo wchodzą w grę skutki podatkowe.

W spółce jawnej zasada jest inna: każdy wspólnik ma prawo do równego udziału w zyskach, chyba że umowa stanowi inaczej, i może żądać podziału oraz wypłaty całości zysku z końcem roku obrotowego (art. 51 i art. 52 KSH). Uchwała o podziale zysku w spółce jawnej albo komandytowej porządkuje więc to, co wynika z umowy, i dokumentuje decyzję na potrzeby księgowości.

KSH nie przesądza wprost, jakim podpisem przewodniczący i protokolant podpisują protokół zgromadzenia. Skoro jednak uchwały idą do akt rejestrowych, a sądy i notariusze oczekują formy pisemnej, rekomendujemy podpis odręczny albo kwalifikowany. Nie sprzedajemy podpisu kwalifikowanego i nie twierdzimy, że nasz podpis go zastępuje.

Uchwała w sprawie zbycia albo nabycia nieruchomości (art. 228 pkt 4 KSH) nie wymaga aktu notarialnego z mocy KSH, ale notariusz przy umowie sprzedaży zechce ją zobaczyć. Formę i sposób podpisania takiej uchwały ustal z kancelarią przed zgromadzeniem.

W spółce cywilnej każdy wspólnik prowadzi bez uchwały sprawy zwykłe, ale gdy któryś się sprzeciwi, potrzebna jest uchwała wspólników (art. 865 § 2 KC). W spółce jawnej sprawy przekraczające zwykłe czynności wymagają zgody wszystkich wspólników (art. 43 KSH). Typowe przykłady: uchwała wspólników spółki cywilnej w sprawie zmiany danych (adresu, nazwy, rachunku), uchwała o przyjęciu nowego wspólnika, uchwała o rozwiązaniu spółki cywilnej, zgoda na zakup samochodu albo zaciągnięcie kredytu.

1. Wgraj uchwałę w PDF.
2. Dodaj wszystkich wspólników jako sygnatariuszy. Uchwała zamknie się dopiero po ostatnim podpisie, więc łatwo wykazać, że zgoda była jednomyślna.
3. Włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości, jeżeli uchwała dotyczy majątku albo zmiany składu wspólników.
4. Po podpisaniu każdy wspólnik dostaje PDF z Kartą Podpisów. Gdy któryś odrzuci dokument, jego uzasadnienie trafia do nadawcy.

W spółce z o.o. ten sam obieg przyda się do uzgodnienia projektu uchwały przed zgromadzeniem, a o tym, kto potem podpisuje umowy w imieniu spółki, przeczytasz na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o.. Podobne zasady dla spółki jawnej opisaliśmy na stronie podpisywanie umów w spółce jawnej.

Uchwałę sprzeczną z umową spółki albo dobrymi obyczajami, godzącą w interesy spółki lub mającą na celu pokrzywdzenie wspólnika, można zaskarżyć powództwem o uchylenie (art. 249 KSH). Termin to miesiąc od otrzymania wiadomości o uchwale, nie później niż sześć miesięcy od jej powzięcia (art. 251 KSH). Uchwała sprzeczna z ustawą może być zaskarżona powództwem o stwierdzenie nieważności: w ciągu sześciu miesięcy od wiadomości, najpóźniej trzech lat od powzięcia (art. 252 § 3 KSH). Wspólnik, który był obecny i głosował przeciw, musi zażądać zaprotokołowania sprzeciwu (art. 250 pkt 2 KSH).

Najczęstsze błędy, które otwierają drogę do zaskarżenia albo podważenia ważności uchwały:

• zwołanie zgromadzenia e-mailem bez wcześniejszej pisemnej zgody wspólnika,
• uchwała w trybie pisemnym „zebrana” mailami albo zwykłym e-podpisem,
• pominięcie jednego wspólnika w głosowaniu pisemnym,
• pełnomocnik na zgromadzeniu bez pisemnego pełnomocnictwa (art. 243 § 2 KSH), o czym piszemy przy pełnomocnictwie szczególnym,
• brak uchwały o dalszym istnieniu spółki, gdy bilans wykazał stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (art. 233 § 1 KSH).

Pamiętaj też o skutku braku uchwały przy czynnościach spółki: czynność dokonana bez uchwały wymaganej przez ustawę jest nieważna, choć zgodę można wyrazić do dwóch miesięcy po złożeniu oświadczenia przez spółkę (art. 17 § 1 i 2 KSH).