Uchwała wspólnoty mieszkaniowej: wzór uchwały, karta do głosowania i zbieranie głosów online

Uchwała ma być zrozumiała bez dodatkowych wyjaśnień. W praktyce zawiera numer i datę, przedmiot, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, wynik głosowania w udziałach i informację o trybie podjęcia. Przy czynności przekraczającej zwykły zarząd uchwała musi wyrażać zgodę na tę czynność i udzielać zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów (art. 22 ust. 2 UWL). Przykłady takich czynności z art. 22 ust. 3 UWL:

• przyjęcie rocznego planu gospodarczego i ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu (uchwała w sprawie zaliczek),
• ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy,
• zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, np. oddanie ściany pod reklamę,
• nabycie nieruchomości,
• zgoda na nadbudowę lub przebudowę.

Wybór zarządu to obowiązek wspólnoty, w której jest więcej niż trzy lokale (art. 20 ust. 1 UWL), a zarząd lub jego członkowie mogą być w każdej chwili odwołani uchwałą (art. 20 ust. 2 UWL). Zmiana sposobu zarządu ustalonego w umowie notarialnej, np. odejście od zarządcy powierzonego w akcie, wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a UWL). Tego online nie zrobisz.

Zarząd zbiera głosy od właścicieli poza zebraniem. W uchwale z 27 lutego 2020 r. (III CZP 59/19) Sąd Najwyższy przyjął, że w tym trybie uchwała zapada z chwilą oddania ostatniego głosu, który przesądza o większości. Ta sama uchwała wskazuje ryzyko: jeżeli nie wszystkim właścicielom zapewniono udział w głosowaniu i mogło to mieć wpływ na treść uchwały, sąd może ją uchylić. Dlatego kartę trzeba wysłać do wszystkich, a nie tylko do tych, którzy zagłosują „za”.

O treści uchwały podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie każdy właściciel powinien zostać powiadomiony na piśmie (art. 23 ust. 3 UWL). Od dnia tego powiadomienia biegnie właścicielowi sześciotygodniowy termin na zaskarżenie (art. 25 ust. 1a UWL). Skoro ustawa mówi „na piśmie”, najbezpieczniej wysłać powiadomienie listem albo doręczyć je za potwierdzeniem, nawet jeśli same głosy zbierasz elektronicznie.

Właściciel może zaskarżyć uchwałę, jeżeli jest niezgodna z prawem lub umową właścicieli, narusza zasady prawidłowego zarządzania albo w inny sposób narusza jego interesy (art. 25 ust. 1 UWL). Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie (art. 25 ust. 2 UWL). Przy głosach elektronicznych zarzuty dotyczą zwykle trzech rzeczy:

• Kto oddał głos. Sam adres e-mail bywa podważany. Karta Podpisów z adresem e-mail, adresem IP, czasem i kodem SMS albo weryfikacją dowodu daje znacznie mocniejszy materiał.
• Czy wszyscy mogli zagłosować. Właściciele bez adresu e-mail muszą dostać kartę papierową. Tryb mieszany jest dopuszczalny.
• Czy regulamin wspólnoty dopuszcza taki sposób. Jeżeli umowa właścicieli lub uchwała określa formę oddawania głosów, trzeba się jej trzymać. Gdy wspólnota chce głosować online regularnie, warto najpierw podjąć uchwałę o zasadach głosowania elektronicznego.

Nie ma przepisu, który przesądzałby, że głos złożony podpisem elektronicznym jest zawsze skuteczny. Orzecznictwo sądów powszechnych jest w tej sprawie przychylne, ale każda sprawa jest oceniana osobno. Nasz podpis nie jest podpisem kwalifikowanym i nie spełnia formy pisemnej, więc tam, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej (np. pełnomocnictwo współwłaścicieli z art. 23 ust. 2b UWL), użyj papieru. Porównanie poziomów podpisu znajdziesz na stronie o rodzajach podpisów elektronicznych.

1. Przygotuj PDF z treścią uchwały i kartą do głosowania.
2. Użyj masowej wysyłki: ten sam plik trafia do każdego właściciela jako osobny egzemplarz z własną Kartą Podpisów.
3. Przy ważnych uchwałach włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości.
4. Właściciel, który się nie zgadza, może odrzucić dokument z uzasadnieniem. Uzasadnienie trafia do zarządu.
5. Po zamknięciu głosowania zarząd sumuje udziały z podpisanych kart i wpisuje wynik do uchwały. Liczenie udziałów wykonujesz sam, system go nie prowadzi.

Szablony w panelu pozwalają używać tego samego układu karty przy kolejnych uchwałach. Przy powierzeniu zarządu firmie przyda się też wzór pełnomocnictwa.

• Karta bez udziału lokalu. Wynik liczony „głowami” zamiast udziałami, bez podstawy w umowie lub uchwale, narusza art. 23 ust. 2 UWL.
• Głosowanie zamknięte po uzyskaniu większości, bez wysłania kart pozostałym. Uchwała istnieje, ale może zostać uchylona, jeżeli brak udziału mógł wpłynąć na wynik.
• Zmiana treści uchwały w trakcie zbierania głosów. Część właścicieli głosuje nad inną wersją. Każda zmiana oznacza nowe głosowanie, a skrót SHA-256 na Karcie Podpisów pokazuje, nad którą wersją głosowano.
• Brak powiadomienia na piśmie. Termin na zaskarżenie nie zaczyna biec.