Upoważnienie do odbioru towaru: wzór dla hurtowni, składu budowlanego i przesyłek

• Dane firmy upoważniającej i osoby, która podpisuje. Hurtownia sprawdza, czy podpisał ktoś uprawniony do reprezentacji. Kto może podpisać za spółkę, wyjaśniamy we wpisie kto może podpisać umowę w imieniu firmy.
• Dane osoby upoważnionej i dokumentu tożsamości. Przy kierowcy firmy transportowej także nazwa przewoźnika i numer rejestracyjny.
• Dostawca i miejsce odbioru. Konkretny magazyn, skład, oddział.
• Zakres. Towar z zamówienia, dokumenty (WZ, faktury, atesty), kwitowanie odbioru, zapłata.
• Czas obowiązywania. Jednorazowo, na okres albo do odwołania.

Upoważnienie do odbioru towaru i faktur warto łączyć w jednym dokumencie, bo kierowca i tak odbiera papiery razem z paletą. Jeśli osoba ma odbierać tylko dokumenty (np. z urzędu czy od biura rachunkowego), użyj wzoru upoważnienia do odbioru dokumentów.

Przesyłka kurierska. Firmy kurierskie wydają paczki według własnych regulaminów: kod odbioru w SMS, wskazanie innej osoby w aplikacji, odbiór w punkcie z dokumentem. Upoważnienie z naszego wzoru przyda się, gdy kurier pyta o umocowanie osoby przyjmującej przesyłkę w recepcji albo gdy odbierasz paczkę w oddziale. Czy je przyjmie, zależy od regulaminu przewoźnika, więc sprawdź go przed wysłaniem pracownika.

Upoważnienie do odbioru przesyłki na poczcie. Prawo pocztowe przewiduje wydanie przesyłki pełnomocnikowi adresata z pełnomocnictwem udzielonym na zasadach ogólnych albo z pełnomocnictwem pocztowym (art. 37 ust. 2 pkt 2 Prawa pocztowego). Pełnomocnictwo pocztowe udziela się w placówce operatora, w obecności jego pracownika, albo elektronicznie z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym, jeżeli operator przewidział to w regulaminie (art. 38 Prawa pocztowego). Nasz podpis nie jest żadnym z tych trzech. Placówka może też żądać oryginału zwykłego pełnomocnictwa. Przy stałym odbiorze listów poleconych firmy najpewniejsze jest więc pełnomocnictwo pocztowe założone w placówce.

Na budowie towar odbiera zwykle kierownik robót, brygadzista albo kierowca podwykonawcy. Skład budowlany wydaje towar na podstawie WZ i porównuje dane kierowcy z upoważnieniem przesłanym przez klienta. Przykład z praktyki: firma zamawia stal zbrojeniową na kilka budów, a skład ma na liście trzy osoby upoważnione do odbioru na każdą z nich. Gdy jeden brygadzista odchodzi z firmy, biuro wysyła odwołanie e-mailem i nowe upoważnienie tego samego dnia.

W hurtowni spożywczej lub elektrycznej upoważnienie stałe obejmuje zwykle wszystkie zamówienia na koncie klienta. Hurtownia może dodatkowo wymagać, by upoważniony podpisał WZ czytelnie i wpisał datę odbioru. Obieg WZ opisujemy na stronie dokument WZ online, a potwierdzanie dostaw na stronie potwierdzenie odbioru dostawy. Cały obieg dokumentów magazynowych omawiamy przy podpisywaniu dokumentów w logistyce i magazynie.

Upoważnienie do odbioru towaru jest pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo wymaga formy szczególnej tylko wtedy, gdy wymaga jej czynność, do której upoważnia (art. 99 § 1 KC). Odbiór towaru od kontrahenta takiej formy nie wymaga, więc podpis elektroniczny zwykły albo zaawansowany jest ważny. Hurtownia może jednak ustalić, że przyjmuje upoważnienia wyłącznie na swoim formularzu albo w oryginale. To jej decyzja handlowa, nie wymóg prawa, i warto ją uzgodnić przy zakładaniu konta klienta.

PDF z Kartą Podpisów pokazuje, kto podpisał upoważnienie, kiedy i z jakiego adresu e-mail. Magazyn sprawdzi autentyczność pliku w walidatorze. Szerzej o formach pisemnej, dokumentowej i elektronicznej piszemy na stronie moc prawna.

1. Uzupełnij wzór i zapisz PDF. Stałe upoważnienie zapisz w panelu jako szablon, żeby przy zmianie kierowcy tylko podmienić dane.
2. Dodaj sygnatariuszy. Osobę reprezentującą firmę, a jeśli chcesz mieć wzór podpisu, także osobę upoważnioną.
3. Włącz kod SMS dla podpisującego za firmę, gdy dostawca chce mieć pewność, że podpisał właściwy człowiek.
4. Wyślij PDF dostawcy. Po podpisaniu wszyscy dostają dokument z Kartą Podpisów. Prześlij go na adres magazynu przed odbiorem, a kierowca pokaże go na telefonie.

Jeśli pełnomocnik firmy chce przekazać odbiór dalej, potrzebne jest pełnomocnictwo substytucyjne, a on sam musi mieć na to zgodę.

• Inna osoba niż w upoważnieniu. Przewoźnik podstawia innego kierowcę. Wpisz dwie osoby albo upoważnij firmę transportową i jej kierowców z listą numerów dokumentów.
• Upoważnienie wygasło. Termin „do 31 grudnia” mija, a zamówienia idą dalej.
• Brak prawa do kwitowania. Magazyn wymaga podpisu na WZ, a upoważnienie mówi tylko o „odbiorze”.
• Podpis bez uwag przy uszkodzeniu. Kierowca podpisuje WZ bez zastrzeżeń, choć paleta jest rozbita. Reklamację opisuje protokół reklamacyjny.
• Nieodwołane upoważnienie byłego pracownika. Wyślij dostawcy odwołanie od razu po zakończeniu współpracy.