Potwierdzenie odbioru wzór: dostawa, dokumenty, pismo i zamówienie

Przy dostawie od przewoźnika działa art. 545 § 2 Kodeksu cywilnego: kupujący ma zbadać przesyłkę w czasie i w sposób przyjęty przy przesyłkach tego rodzaju, a gdy stwierdzi ubytek lub uszkodzenie powstałe w przewozie, musi dokonać czynności potrzebnych do ustalenia odpowiedzialności przewoźnika. Potwierdzenie odbioru z uwagami o stanie opakowań, podpisane w chwili dostawy przy kierowcy, jest najprostszą z tych czynności.

Wpisz liczbę opakowań i palet, a nie tylko „towar odebrany”. Gdy opakowanie jest uszkodzone, opisz to i zrób zdjęcia jeszcze przy kierowcy. Jeżeli nie zdążysz sprawdzić zawartości, napisz wprost, że przyjmujesz dostawę bez sprawdzenia zawartości, z terminem sprawdzenia. Pełną ścieżkę reklamacji jakościowej, z badaniem rzeczy i zawiadomieniem o wadzie, opisujemy przy protokole odbioru. Szkody w transporcie międzynarodowym dokumentuje się dodatkowo na liście CMR, o czym piszemy na stronie CMR list przewozowy.

Uwaga na nazwę „potwierdzenie dostawy” w systemie SENT. Przy przewozie towarów objętych monitorowaniem odbiorca uzupełnia zgłoszenie na platformie PUESC (formularzem albo w aplikacji SENT DOSTAWY). To obowiązek w systemie państwowym i żaden dokument podpisany poza nim go nie zastępuje.

Przy dokumentach i pismach liczy się chwila dotarcia. Art. 61 § 1 KC stanowi, że oświadczenie woli jest złożone innej osobie z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Dla postaci elektronicznej § 2 wskazuje chwilę wprowadzenia oświadczenia do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby adresat mógł się z nim zapoznać. Od tej chwili biegną terminy wypowiedzenia, odpowiedzi na reklamację czy zapłaty.

Potwierdzenie odbioru dokumentów przydaje się, gdy przekazujesz komplet: umowę z załącznikami, dokumentację techniczną, certyfikaty do dostawy. Wypisz każdy dokument osobno, z liczbą stron i informacją, czy to oryginał, czy kopia. Przy dużym komplecie przekazywanym np. do biura rachunkowego lepszy jest pełny protokół przekazania dokumentów z podpisem obu stron.

Dwie rzeczy, których ten dokument nie zastąpi. Pierwsza to zwrotne potwierdzenie odbioru poczty przy pismach sądowych i urzędowych oraz e-Doręczenia: te doręczenia mają własne tryby. Druga to faktura korygująca: od 2021 r. ustawa o VAT nie wymaga już potwierdzenia odbioru korekty jako warunku rozliczenia, liczy się dokumentacja uzgodnienia warunków obniżenia ceny. Takie uzgodnienie możesz jednak podpisać online jak każdy inny dokument.

Potwierdzenie przyjęcia zamówienia to nie zwykła informacja, że mail dotarł. Jeżeli zamówienie jest ofertą, a potwierdzenie przyjmuje ją bez zmian, w tym momencie powstaje umowa. Jeżeli potwierdzenie zmienia cenę, termin albo ilość, między przedsiębiorcami wchodzi w grę reguła, że odpowiedź z nieistotnymi zmianami może zostać uznana za przyjęcie, ale istotne zmiany oznaczają nową ofertę. Dlatego w wariancie C wzoru jest osobne pole na zmiany. Całość, z formularzem zamówienia i chwilą zawarcia umowy, rozpisaliśmy na stronie zamówienie z podpisem online.

Tak, w relacjach między firmami. Przepisy nie wymagają dla potwierdzenia odbioru formy pisemnej, więc zwykły podpis elektroniczny (SES) zgodny z eIDAS w zupełności wystarcza, a art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmawiania mu skutków tylko dlatego, że jest elektroniczny. Jego siła dowodowa zależy od tego, co da się wykazać: kto podpisał, kiedy i czy treść się nie zmieniła. Karta Podpisów w podpiszmy zapisuje imię i nazwisko, e-mail, IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 dokumentu.

Jak to wygląda: wgrywasz PDF, dodajesz odbiorcę (i opcjonalnie siebie jako przekazującego), przy wartościowych przesyłkach włączasz kod SMS albo weryfikację tożsamości. Odbiorca podpisuje na telefonie. Jeżeli dostawa się nie zgadza, może odrzucić dokument z uzasadnieniem, które od razu trafia do Ciebie. Przy wielu odbiorcach tego samego pisma (np. nowy cennik dla dealerów) użyj masowej wysyłki: każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

• „Odebrano bez zastrzeżeń” wpisane z góry. Odbiorca podpisuje, zanim sprawdzi towar, i traci argument w sporze z przewoźnikiem.
• Brak godziny. Przy terminach liczonych w godzinach albo przy dostawie po zamknięciu biura sama data nie wystarcza.
• Ogólnik zamiast listy. „Dokumenty odebrano” nie mówi, które. Po roku każda strona pamięta inny komplet.
• Podpis osoby przypadkowej. Wpisz, w czyim imieniu odbiera osoba podpisująca. Przy dokumentach dla firmy przyda się upoważnienie do odbioru dokumentów.
• Potwierdzenie traktowane jak odbiór jakościowy. Jeśli ma nim być, napisz to wprost albo użyj protokołu odbioru.