Dokument WZ wzór: wydanie zewnętrzne, PZ i podpis odbiorcy online

Żaden przepis nie nazywa dokumentu „WZ”. Nazwa i układ pochodzą z praktyki magazynowej. Wymogi treści wynikają natomiast z tego, że dla firmy prowadzącej księgi rachunkowe WZ jest dowodem księgowym. Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga, żeby dowód zawierał co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzono pod inną datą, także datę sporządzenia,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej.

Dla WZ najważniejszy jest punkt piąty razem z art. 21 ust. 4. Ten przepis pozwala zastąpić podpisy „znakami zapewniającymi ustalenie tych osób” tylko wtedy, gdy dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów. WZ dokumentuje właśnie wydanie składnika aktywów, więc paraf, pieczątek czy samego loginu w systemie nie traktuj jako wystarczającego zamiennika podpisu odbierającego. Firmy na uproszczonej ewidencji podatkowej nie podlegają tym wymogom wprost, ale wystawiają WZ z tych samych powodów dowodowych.

Dokument PZ (wzór i przykład to częste pytanie) ma tę samą budowę co WZ, tylko odwrócone role: wystawia go odbiorca po przeliczeniu dostawy, a jako podstawę wpisuje numer WZ i faktury dostawcy. Rozbieżności między PZ a WZ dostawcy to pierwszy sygnał do reklamacji ilościowej, więc opisz je w uwagach od razu przy przyjęciu.

Faktura to dokument podatkowy: dokumentuje sprzedaż na potrzeby VAT i rozliczeń. WZ to dokument magazynowy: dokumentuje fizyczne wydanie towaru. Mogą mieć różne daty (towar wydany 28 września, faktura 30 września), różne ilości (wydanie częściowe, kilka WZ do jednej faktury zbiorczej) i różnych podpisujących. Hasło „faktura WZ” oznacza w praktyce fakturę z powołaniem numerów WZ albo WZ drukowany razem z fakturą. Jeden dokument nie zastępuje drugiego, bo spełniają różne wymagania.

Korekty też idą inaczej. Błędny WZ przekazany kontrahentowi poprawiasz dokumentem korygującym wysłanym odbiorcy z uzasadnieniem, bo art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości nie pozwala poprawiać dowodów zewnętrznych skreśleniem. W obiegu elektronicznym jest to proste: wystawiasz korektę jako nowy PDF i wysyłasz ją do podpisu tym samym osobom.

WZ podpisuje wystawca (magazynier albo osoba wydająca) oraz osoba, której towar faktycznie wydano. Przy odbiorze osobistym to pracownik klienta, przy transporcie przewoźnika działającego na zlecenie klienta to kierowca, przy dostawie własnym transportem sprzedawcy zwykle dopiero osoba przyjmująca towar u klienta.

Przy papierze problem jest zawsze ten sam: nieczytelny podpis bez nazwiska i brak godziny. Elektronicznie wygląda to tak:

• magazyn eksportuje WZ z programu magazynowego do PDF i wysyła go do podpisu,
• kierowca albo odbiorca dostaje link e-mailem, otwiera go na telefonie, sprawdza pozycje i podpisuje palcem albo kliknięciem,
• przy wartościowym towarze włączasz kod SMS albo weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu, żeby było jasne, kto odebrał,
• obie strony dostają ten sam PDF z Kartą Podpisów: imię i nazwisko, e-mail, adres IP, znaczniki czasu i skrót SHA-256 pliku.

Ustawa o rachunkowości nie określa technicznej postaci podpisu i nie wymaga podpisu kwalifikowanego. Podpis elektroniczny, który jednoznacznie wskazuje osobę, dobrze spełnia funkcję z art. 21 ust. 1 pkt 5. Opisz jednak ten sposób podpisywania dowodów w polityce rachunkowości i uzgodnij go z księgową albo biegłym rewidentem, bo to oni będą go oceniać. Nie oferujemy integracji z konkretnymi programami magazynowymi. Dostępne są API i webhooki, przez które Twój zespół IT może wysyłać WZ do podpisu i odbierać podpisane pliki.

Elektroniczny dokument WZ nie jest listem przewozowym. WZ mówi, co wyszło z magazynu, list przewozowy CMR mówi, co przewoźnik przyjął do przewozu i na jakich warunkach. Nie prowadzimy e-CMR w rozumieniu protokołu do konwencji CMR i nie wystawiamy listów przewozowych. O tym, czym jest CMR i gdzie przydaje się podpis online w transporcie, piszemy na stronie CMR list przewozowy, a o samym zleceniu dla przewoźnika na stronie zlecenie transportowe.

• Podpis bez nazwiska. Zawijas kierowcy na papierowym WZ po roku nic nie mówi. Przy sporze o brak towaru nie wiesz, kto odebrał.
• Brak godziny i daty wydania. Gdy towar wychodzi wieczorem, a WZ ma datę następnego dnia, rozjeżdżają się stany i okresy.
• Brak uwag przy wydaniu. Uszkodzona paleta bez adnotacji to później słowo przeciwko słowu. Uwagi wpisuj przed podpisem.
• Poprawki długopisem na WZ przekazanym klientowi. Dowód zewnętrzny poprawia się sprostowaniem, a nie skreśleniem.
• Podmiana pliku po podpisie. W PDF z Kartą Podpisów każda zmiana treści rozjeżdża skrót SHA-256, co sprawdzisz w walidatorze.