Zlecenie transportowe wzór: co wpisać i jak przyjąć zlecenie online

Minimum to strony, trasa, ładunek i fracht. W praktyce spory rodzą się na punktach, które w szybkim zleceniu „dam zlecenie transportowe” na giełdzie często się pomija:

• OCP przewoźnika: numer polisy, suma gwarancyjna i zakres terytorialny. Polisa, która nie obejmuje danego kraju albo rodzaju towaru, to częsta przyczyna odmowy wypłaty.
• Termin płatności i warunek dokumentów: od kiedy liczy się termin (od wystawienia faktury czy od doręczenia faktury z potwierdzoną dostawą).
• Zakaz przeładunków i podzlecania: ogranicza ryzyko, że towar pojedzie z kimś, kogo nie sprawdziłeś.
• Kary umowne i postoje: konkretne kwoty zamiast ogólnego „według stawek rynkowych”.
• Moment przyjęcia zlecenia: kiedy przewoźnik jest związany i co oznacza milczenie.

Zlecenie przewozowe dla busa różni się głównie wymaganym pojazdem i skalą kar. Zlecenie międzynarodowe powinno wskazywać konwencję CMR i instrukcje celne, a przy towarze ADR klasę i numer UN.

Skoro umowa przewozu nie wymaga formy szczególnej, przewoźnik może przyjąć zlecenie w dowolny sposób, który wyraża wolę: odpowiedzią e-mail „przyjmuję”, kliknięciem na giełdzie transportowej, podpisem na skanie albo podpisem elektronicznym. Każdy z tych sposobów spełnia formę dokumentową, czyli oświadczenie w postaci dokumentu, z którego da się ustalić osobę składającą oświadczenie.

Problem pojawia się w sporze. Mail „ok” z prywatnego adresu dyspozytora, odpowiedź na wcześniejszą wersję zlecenia albo skan bez daty to słabe dowody, zwłaszcza gdy stawka lub kara była zmieniana w korespondencji. Podpis elektroniczny na konkretnym PDF-ie zamyka ten problem: wiadomo, jaką treść przyjęto, kto i kiedy ją podpisał, a skrót SHA-256 pokazuje, że plik nie został potem zmieniony.

Prawo nie wymaga do zlecenia podpisu kwalifikowanego ani odręcznego. Forma pisemna byłaby potrzebna tylko wtedy, gdyby strony same ją zastrzegły, na przykład w umowie ramowej dla zmian stawek. Szerzej o formach: forma dokumentowa, co to jest.

1. Uzupełnij wzór, dołącz warunki ogólne i instrukcję załadunku, zapisz jako jeden PDF.
2. Wgraj plik, dodaj przewoźnika (imię i e-mail osoby uprawnionej do reprezentacji albo dyspozytora z pełnomocnictwem) i opcjonalnie swoją osobę jako drugiego sygnatariusza.
3. Przy nowym przewoźniku włącz kod SMS albo weryfikację tożsamości: to ogranicza ryzyko, że zlecenie przyjmie podszywający się pośrednik.
4. Po podpisie obie strony dostają ten sam PDF z Kartą Podpisów. Przy stałych trasach zapisz zlecenie jako szablon.

Jeżeli przewoźnik ma uwagi do stawki albo terminu, może odrzucić zlecenie z uzasadnieniem, a Ty dostajesz odpowiedź od razu. Przy ofertach składanych klientom przyda się też akceptacja oferty handlowej online.

• Przyjęcie zlecenia przez osobę bez umocowania. Dyspozytor bez pełnomocnictwa to ryzyko, że przewoźnik zakwestionuje umowę. Przy stałej współpracy poproś o pełnomocnictwo lub wskaż osoby w umowie ramowej.
• Kary tylko po jednej stronie. Przewoźnicy coraz częściej odrzucają takie zlecenia albo akceptują je z uwagami, które potem trudno odtworzyć z maili.
• Brak weryfikacji przewoźnika. Kradzieże ładunków „na podstawionego przewoźnika” zaczynają się od zlecenia przyjętego z nowego adresu e-mail.
• Zmiana stawki telefonicznie. Uzgodnioną zmianę potwierdź aneksem albo nowym zleceniem, a nie tylko rozmową.
• Brak odesłania do CMR przy przewozie międzynarodowym. Konwencja i tak się stosuje, ale wpis ułatwia rozmowę z ubezpieczycielem i odbiorcą.