Oferta handlowa wzór: jak napisać ofertę, która po podpisie klienta staje się umową

W języku sprzedaży „oferta handlowa” to każdy dokument z propozycją współpracy. W prawie liczy się tylko jedno: czy dokument określa istotne postanowienia umowy. Art. 66 § 1 KC: „Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.” Przy sprzedaży to przedmiot i cena, przy usługach zakres i wynagrodzenie.

Art. 71 KC stanowi z kolei, że ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Różnica w praktyce:

Jeśli nie chcesz być związany, napisz to wprost, np. „dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego”. Jeśli chcesz, żeby podpis klienta zamykał sprawę, zadbaj o komplet istotnych postanowień, tak jak we wzorze powyżej.

Dobra oferta handlowa jest krótka w części głównej i szczegółowa w załącznikach. Sprawdzony schemat oferty handlowej:

1. Nagłówek z numerem, datą, danymi obu firm i nawiązaniem do zapytania.
2. Streszczenie w trzech zdaniach: co dostarczasz, w jakim terminie i za ile.
3. Przedmiot oferty z parametrami, które klient może porównać z innymi ofertami.
4. Cena jednoznacznie netto z informacją o VAT, z tym, co obejmuje i czego nie obejmuje.
5. Warunki: termin realizacji, płatność, gwarancja, odpowiedzialność.
6. Termin ważności oferty i sposób jej przyjęcia.
7. Zakończenie oferty handlowej: jedno konkretne wezwanie, np. „Podpisz blok akceptacji, a realizację rozpoczniemy w ciągu 3 dni roboczych”.

Przykład oferty handlowej w praktyce: firma serwisująca klimatyzację wysyła ofertę na przegląd 12 urządzeń w biurowcu, z ceną za całość, terminem wykonania w ciągu 14 dni i ważnością oferty do końca miesiąca. Zarządca podpisuje blok akceptacji na telefonie, a serwis dostaje powiadomienie i plik z Kartą Podpisów. Umowa jest zawarta, bez osobnego zlecenia.

Mail z ofertą handlową powinien być krótki, bo cała treść jest w PDF: „Dzień dobry, w załączniku przesyłamy ofertę nr [numer] na [przedmiot], ważną do [data]. Ofertę można przyjąć, podpisując blok akceptacji w przeglądarce, bez drukowania. W razie pytań jestem do dyspozycji. [podpis]”.

Jeżeli nie wpiszesz terminu, obowiązuje art. 66 § 2 KC. Oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. telefonu, wideorozmowy) przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Oferta złożona w inny sposób, np. mailem, wiąże tak długo, jak długo w zwykłym toku czynności można było otrzymać odpowiedź. To pojęcie nieostre, dlatego we wzorze wpisaliśmy konkretną datę.

W relacjach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana, jeżeli odwołanie dotarło do klienta przed wysłaniem przez niego przyjęcia. Nie można jej jednak odwołać, jeżeli wynika to z jej treści albo określono w niej termin przyjęcia (art. 66(2) KC). Wpisując termin ważności, zobowiązujesz się więc do utrzymania ceny do tego dnia. Przy zmiennych cenach materiałów ustaw krótszy termin.

Przepis o ofercie w postaci elektronicznej (art. 66(1) KC) dotyczy głównie ofert w sklepach i systemach online. Jego § 4 wyłącza zastosowanie tych zasad do umów zawieranych pocztą elektroniczną albo podobnymi środkami indywidualnego porozumiewania się na odległość, a więc do typowej oferty wysłanej konkretnemu klientowi.

W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez oferenta oświadczenia o przyjęciu oferty (art. 70 § 1 KC). Podpis klienta w bloku akceptacji to właśnie takie oświadczenie. Trzy sytuacje, które warto znać:

• Przyjęcie ze zmianami. Przyjęcie oferty z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia poczytuje się za nową ofertę (art. 68 KC). Między przedsiębiorcami odpowiedź ze zmianami nieistotnymi jest przyjęciem, chyba że oferta dopuszcza przyjęcie wyłącznie bez zastrzeżeń albo oferent niezwłocznie się sprzeciwi (art. 68(1) KC). Stąd zdanie o przyjęciu bez zastrzeżeń we wzorze.
• Milczenie klienta. Co do zasady nie jest przyjęciem. Wyjątek: przedsiębiorca, który dostał ofertę od kogoś, z kim jest w stałych stosunkach gospodarczych, i nie odpowiedział niezwłocznie (art. 68(2) KC). Lepiej na tym nie polegać.
• Forma. Zwykła umowa sprzedaży lub o świadczenie usług nie wymaga formy szczególnej, więc przyjęcie oferty podpisem elektronicznym jest skuteczne. Jeśli jednak umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. przeniesienie autorskich praw majątkowych), także przyjęcie wymaga podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego, którego nie oferujemy.

Jak to zrobić w podpiszmy.pl: zapisz ofertę jako PDF, wgraj ją, dodaj siebie jako pierwszego sygnatariusza, a klienta jako drugiego. Ty podpisujesz ofertę, klient dostaje link i podpisuje blok akceptacji w przeglądarce. Przy wysokich kwotach włącz kod SMS dla klienta. Obie strony dostają ten sam PDF z Kartą Podpisów, a Ty widzisz moment przyjęcia oferty co do sekundy. Jeśli klient odrzuci ofertę, podaje powód, który trafia do Ciebie.

Formularz ofertowy to inny dokument niż oferta handlowa. Przygotowuje go zamawiający, a wykonawca tylko uzupełnia: cenę, termin, oświadczenia. Stosuje się go przy zapytaniach ofertowych w firmach, w projektach dofinansowanych i w zamówieniach publicznych.

W zamówieniach publicznych obowiązują własne zasady formy. Według art. 63 ustawy Prawo zamówień publicznych oferta w postępowaniu o wartości równej lub wyższej od progów unijnych składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, czyli z podpisem kwalifikowanym. Poniżej progów unijnych wystarcza także podpis zaufany albo podpis osobisty. Naszym podpisem formularza ofertowego do przetargu publicznego nie złożysz.

W prywatnym zapytaniu ofertowym forma zależy od zamawiającego. Jeśli dopuszcza podpis elektroniczny, wypełniony formularz ofertowy w PDF możesz podpisać u nas i odesłać z Kartą Podpisów.

• Brak terminu ważności. Klient przyjmuje ofertę po dwóch miesiącach, a Ty spierasz się, czy jeszcze wiązała.
• Niejasna cena. Brak informacji, czy kwota jest netto czy brutto, i co obejmuje. Spór o transport lub montaż zaczyna się po realizacji.
• Ogólne warunki w osobnym linku. Jeśli klient ich nie podpisał razem z ofertą, trudniej wykazać, że je przyjął. Dołącz je do tego samego PDF.
• Podpis osoby bez umocowania. Asystentka zarządu nie zawsze może przyjąć ofertę za spółkę. Sprawdź reprezentację albo poproś o pełnomocnictwo.