Podpis elektroniczny dla agencji eventowej: kosztorys, podwykonawcy i zgody uczestników

Najwięcej pieniędzy agencja traci na zmianach, które klient zlecił, a potem nie chce za nie zapłacić. Dodatkowy ekran LED, przesunięcie gali o godzinę, 30 osób więcej na kolacji. Dlatego każdy etap zakresu zamykaj podpisem:

• Kosztorys wstępny z opcjami, które klient zaznacza, podpisany jako akceptacja budżetu.
• Umowa z harmonogramem płatności: zaliczka po podpisaniu, druga transza po potwierdzeniu obiektu, rozliczenie po protokole wykonania.
• Aneksy do zakresu z ceną każdej zmiany. Klient podpisuje z telefonu tego samego dnia.
• Protokół wykonania po wydarzeniu, z listą zrealizowanych elementów i uwag.

U klienta korporacyjnego dokument podpisuje zwykle kilka osób. Ustaw kolejność: brand manager akceptuje merytorycznie, dział zakupów sprawdza budżet, dyrektor z umocowaniem podpisuje na końcu. Pilnuj, żeby wśród sygnatariuszy była osoba uprawniona do reprezentacji albo z pełnomocnictwem, a nie tylko koordynator projektu.

Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim). Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza (art. 81 ust. 2 pkt 2). Ten wyjątek nie obejmuje zbliżeń na konkretnych gości ani zamkniętej gali dla zaproszonych, której zdjęcia klient chce wykorzystać w reklamie. Zgody warto więc zebrać przed wydarzeniem:

• masowa wysyłka zgody razem z regulaminem do listy zarejestrowanych uczestników, każdy podpisuje własny egzemplarz,
• osobna zgoda na nagranie i publikację wystąpienia dla każdego prelegenta, z listą kanałów, na których pojawi się nagranie,
• dla dzieci na evencie rodzinnym zgodę podpisuje rodzic lub opiekun.

Prezentacja i wystąpienie prelegenta mogą być utworem. Klientowi zwykle wystarczy licencja niewyłączna na wymienionych polach eksploatacji, a tę podpiszesz online. Pamiętaj, że licencja bez określenia czasu i terytorium uprawnia do korzystania przez pięć lat w kraju licencjobiorcy (art. 66 ust. 1). Przeniesienie praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53), podobnie licencja wyłączna (art. 67 ust. 5). Umowy z fotografem i filmowcem wydarzenia opisujemy na stronie umowa z fotografem online.

Umowy agencji z klientem i podwykonawcami są zawierane między przedsiębiorcami. Nawet gdy strony zastrzegą formę pisemną dla dowodu, przepisów o skutkach jej niezachowania między przedsiębiorcami nie stosuje się (art. 74 § 4 KC). Podpis elektroniczny z Kartą Podpisów daje dowód, kto i którą wersję zaakceptował.

Podpisem zwykłym (SES) ani zaawansowanym (AES) nie złożysz dokumentu, który prawo wymaga w formie pisemnej pod rygorem nieważności: przeniesienia praw do filmu z wydarzenia, licencji wyłącznej, licencji na zarejestrowany znak towarowy. Te podpisuje się odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którego nie oferujemy. Wnioski o zezwolenia na imprezę masową i zgłoszenia do urzędów składasz w kanałach urzędowych. Jeśli agencja sprzedaje osobom prywatnym pakiety z noclegiem i transportem, wchodzi w przepisy o imprezach turystycznych, opisane na stronie biura podróży.

1. Jeden projekt, osobne PDF: umowa z klientem, osobne zlecenia dla każdego podwykonawcy, regulamin i zgody uczestników. Rider techniczny i plan sali w tym samym pliku co zlecenie.
2. Szablony: kosztorys, aneks do zakresu, zgoda prelegenta na nagranie, protokół wykonania.
3. Kolejność podpisów po stronie klienta i agencji, automatyczne przypomnienia e-mail dla tych, którzy zwlekają.
4. Kod SMS albo weryfikacja tożsamości przy nowym podwykonawcy, któremu płacisz zaliczkę.
5. Zespół w planie Team: kilku project managerów na wspólnych dokumentach agencji, a szef widzi, co czeka na podpis przed eventem.
6. API: jeśli rejestrację uczestników prowadzisz we własnym systemie, zgody możesz wysyłać przez API i webhooki.

Ogólne zasady obiegu w agencjach kreatywnych i marketingowych opisujemy na stronie podpis elektroniczny dla agencji.