Pełnomocnictwo do reprezentowania firmy: wzór dla pracownika

Jednoosobowa działalność gospodarcza. Przedsiębiorca działa sam i sam podpisuje pełnomocnictwa. W CEIDG może ujawnić pełnomocnika i prokurenta, co ułatwia kontrahentom sprawdzenie umocowania.

Spółka z o.o. i akcyjna. Pełnomocnictwa udziela zarząd w sposób ujawniony w KRS. Art. 205 § 1 KSH: jeżeli umowa spółki nie reguluje sposobu reprezentacji, „do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem”. Pełnomocnictwo podpisane przez jednego członka przy reprezentacji łącznej jest wadliwe. Szczegóły opisaliśmy na stronie o podpisywaniu umów w spółce z o.o..

Umowa z członkiem zarządu. Art. 210 § 1 KSH: w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza „lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników”. Takiego pełnomocnika nie ustanawia zarząd.

Spółki osobowe reprezentują wspólnicy według umowy spółki i rejestru. Ogólne zasady, kto wiąże firmę podpisem, zebraliśmy w tekście kto może podpisać umowę w imieniu firmy.

Prokura to pełnomocnictwo handlowe o ustawowo szerokim zakresie. Art. 109(1) § 1 KC: prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS, „które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa”. Paragraf 2: prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Art. 109(2) § 1 KC dodaje: „Przepisu art. 99 § 1 nie stosuje się”. Prokurent umocowany dokumentem pisemnym może więc dokonywać także czynności w formie szczególnej. Wyjątki są w art. 109(3) KC: do zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania oraz zbywania i obciążania nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Prokura może być łączna (art. 109(4) KC) i może być w każdym czasie odwołana (art. 109(7) § 1 KC).

Pełnomocnictwo pracownika do zawierania umów handlowych podlega art. 99 § 1 KC: wymaga formy szczególnej tylko wtedy, gdy wymaga jej sama umowa. Umowy sprzedaży, dostawy, usług, zlecenia czy zamówienia jej nie wymagają, więc pełnomocnictwo rodzajowe podpisane online jest ważne.

Formy szczególnej wymagają między innymi: poręczenie, przejęcie długu, umowy dotyczące nieruchomości, zbycie udziałów w sp. z o.o. oraz weksel, który wymaga podpisu na dokumencie papierowym. Pełnomocnictwa do takich czynności nie podpisuj online. Wzór wyłącza je wprost.

Istnieje też umocowanie bez dokumentu. Art. 97 KC: osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności „poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa”. To chroni klientów sklepu czy salonu, ale nie zastępuje pełnomocnictwa przy umowach B2B.

Osobny temat to upoważnienia porządkowe, które nie są pełnomocnictwem, na przykład upoważnienie do odbioru dokumentów czy faktur. Opisaliśmy je na stronie o upoważnieniu do odbioru dokumentów. Upoważnienie pracownika do przetwarzania danych osobowych to z kolei dokument z obszaru RODO, a nie reprezentacji.

1. Uzupełnij wzór: lista umów, limity, termin, wyłączenia. Zapisz jako PDF.
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy: członków zarządu według KRS (przy reprezentacji łącznej obu, z kolejnością podpisywania) oraz pracownika, jeżeli ma potwierdzić przyjęcie.
3. Przy wyższych limitach włącz kod SMS i weryfikację tożsamości. Gdy przejdą ją wszyscy sygnatariusze, dokument ma poziom podpisu zaawansowanego.
4. Każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów. Pracownik przesyła go kontrahentowi razem z umową, a kontrahent może sprawdzić integralność w walidatorze.

W planie Team pełnomocnictwa i umowy podpisane na ich podstawie trafiają do wspólnych dokumentów firmy, więc przy sporze masz oba pliki w jednym miejscu. Szablon z panelu pozwala wysyłać ten sam wzór kolejnym pracownikom.

• Brak limitu kwotowego. Pracownik z pełnomocnictwem do „umów sprzedaży” może zawrzeć umowę o dowolnej wartości.
• Pełnomocnictwo podpisane przez niewłaściwe osoby. Zawsze porównaj podpisujących z aktualnym odpisem KRS. Skutki braku umocowania opisuje art. 103 KC.
• Prokura udzielona mailem. Jest nieważna. Wymaga formy pisemnej, czyli papieru albo podpisu kwalifikowanego.
• Brak odwołania po odejściu pracownika. Pełnomocnictwo nie wygasa automatycznie z rozwiązaniem umowy o pracę, jeśli nie wpisano takiego zastrzeżenia.
• Pełnomocnictwo ogólne zamiast rodzajowego. Wymaga formy pisemnej i daje zbyt wiele. Różnice opisaliśmy na stronie o pełnomocnictwie ogólnym.