Protokół wykonania usługi wzór: potwierdzenie usług miesięcznych i podstawa do faktury

• Odwołanie do umowy: numer i data. Protokół sam w sobie nie ustala ceny ani zakresu, tylko potwierdza wykonanie tego, co umówiono.
• Okres rozliczeniowy z datami od i do. Przy usługach świadczonych w sposób ciągły data zamknięcia okresu ma znaczenie podatkowe.
• Zakres wykonany i niewykonany. Sam wykonany zakres to połowa obrazu: klient powinien widzieć, czego nie zrobiono i dlaczego.
• Parametry SLA, jeśli umowa je określa: czas reakcji, dostępność, liczba przekroczeń.
• Prace dodatkowe z odwołaniem do zlecenia (e-mail, zamówienie), bo to one najczęściej są kwestionowane.
• Kwota do faktury netto z informacją o VAT.
• Podpis osoby upoważnionej przez zamawiającego, wskazanej w umowie.

Przy usługach IT z rozbudowanym SLA zajrzyj do wzoru umowy SLA, a przy usługach utrzymania obiektu do umowy na sprzątanie i ochronę, gdzie protokół miesięczny jest załącznikiem.

Protokół nie jest dokumentem wymaganym przez ustawę o VAT, ale pomaga wykazać moment wykonania usługi. Ustawa przewiduje dwie reguły ważne dla usług rozliczanych w częściach:

• przy usługach przyjmowanych częściowo usługę uznaje się za wykonaną także w przypadku wykonania części, dla której określono zapłatę (art. 19a ust. 2 ustawy o VAT),
• usługę, dla której ustalono następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego te płatności lub rozliczenia się odnoszą (art. 19a ust. 3).

Fakturę wystawia się co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi (art. 106i ust. 1). Protokół podpisany w pierwszych dniach miesiąca daje więc czas na wystawienie faktury w terminie. Szczegóły rozliczeń podatkowych skonsultuj z księgowym, bo zależą od konstrukcji umowy.

Tak. Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 KC), a przy odpłatnym zleceniu wynagrodzenie należy się po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy (art. 744 KC). Żaden z tych przepisów nie wymaga formy szczególnej dla potwierdzenia wykonania. Protokół jest dowodem, a zwykły podpis elektroniczny (SES) z Kartą Podpisów dobrze się do tego nadaje.

Uwaga na umowę: jeśli strony zastrzegły dla protokołu formę pisemną, to bez określenia skutków w razie wątpliwości ma ona tylko cel dowodowy (art. 76 KC). Przy zastrzeżeniu formy pisemnej pod rygorem nieważności potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany, którego podpiszmy nie oferuje. Warto wtedy aneksem dopuścić akceptację protokołu podpisem elektronicznym. Więcej: moc prawna.

1. Zapisz wzór jako szablon w panelu i co miesiąc uzupełniaj tylko okres, zakres i kwotę. Plik PDF do 6 MB.
2. Dodaj sygnatariuszy: osobę po Twojej stronie i osobę upoważnioną przez klienta. Przy spółce z reprezentacją łączną albo gdy klient chce dwóch akceptacji (kierownik i dział finansowy), ustaw kolejność podpisywania.
3. Włącz automatyczne przypomnienia e-mail. Klient, który zapomni o protokole, dostanie przypomnienie bez Twojego udziału.
4. Klient podpisuje albo odrzuca protokół z uzasadnieniem. Odrzucenie jest sygnałem do korekty przed wystawieniem faktury, a nie po niej.
5. Podpisany PDF z Kartą Podpisów (imiona, e-maile, adresy IP, znaczniki czasu, skrót SHA-256) dołączasz do faktury.

Przy wielu klientach na tej samej usłudze pomaga masowa wysyłka: każdy klient dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.

• Protokół „za całość” bez zakresu. Gdy klient zakwestionuje fakturę po pół roku, nie ma z czym porównać.
• Podpis osoby bez upoważnienia, np. recepcji. Wskaż w umowie osobę akceptującą protokoły.
• Brak odstępstw w protokole, a potem kara umowna. Jeśli zamawiający podpisał protokół bez uwag, trudniej mu później wykazać nienależyte wykonanie w tym okresie.
• Protokół podpisany po terminie faktury. Obieg papierowy potrafi trwać dwa tygodnie. Podpis online zamyka go w dniu wysłania.

Jeżeli rozliczasz osobę na umowie zlecenia godzinowo, obowiązkowa jest dodatkowo ewidencja godzin. Przy naprawach sprzętu użyj protokołu serwisowego.