Karta pracy sprzętu wzór: raport dzienny pracy maszyny i rozliczenie z operatorem

• Identyfikacja maszyny: numer seryjny albo rejestracyjny. Na dużej budowie pracuje kilka koparek tego samego typu.
• Operator z uprawnieniami. Przy wypadku albo szkodzie pierwsze pytanie brzmi: kto siedział w kabinie.
• Godziny i motogodziny: zegarowe mówią, ile maszyna była na placu, motogodziny ile rzeczywiście pracowała silnikiem. Umowa powinna wskazywać, które z nich się rozlicza.
• Przestoje z przyczyną: brak frontu robót albo deszcz to zwykle ryzyko zamawiającego, awaria sprzętu wynajmującego. Rozstrzyga umowa, karta dostarcza faktów.
• Zakres robót: przybliżony, ale pozwala kierownikowi budowy powiązać koszt sprzętu z postępem prac.
• Paliwo, uszkodzenia, stan sprzętu na koniec zmiany.
• Podpis przedstawiciela zamawiającego tego samego dnia.

Raport dzienny pracy sprzętu na dużej budowie bywa zbiorczy: jedna tabela dla wszystkich maszyn na placu. Wzór powyżej łatwo zamienić w taką tabelę, dodając po wierszu na maszynę.

Wynajem sprzętu z operatorem łączy najem maszyny i usługę jej obsługi. Karta pracy jest tu tym, czym protokół wykonania usługi przy usługach cyklicznych: zbiera fakty, na których opiera się faktura. Dlatego już w umowie ustal:

• kto podpisuje karty po stronie zamawiającego (imiennie, z adresem e-mail),
• czy rozliczasz godziny zegarowe czy motogodziny i jakie jest minimum dzienne,
• które przestoje są płatne, a które nie,
• w jakim terminie zamawiający zgłasza zastrzeżenia do karty i co się dzieje, gdy tego nie zrobi,
• że miesięczna faktura opiera się na sumie podpisanych kart.

Ramowy wzór umowy, kaucji i protokołu wydania maszyny znajdziesz na stronie umowa najmu sprzętu. Przy wydaniu i zwrocie maszyny na budowie przyda się też protokół przekazania sprzętu, a przy odbiorze samych robót protokół odbioru robót.

Wiele firm prowadzi karty pracy sprzętu w Excelu, bo łatwo w nim zsumować godziny z miesiąca. To dobre narzędzie do liczenia, ale słabe jako dowód: arkusz można zmienić w każdej chwili i nie widać, kto co zatwierdził.

Praktyczny obieg wygląda tak: operator albo dyspozytor uzupełnia kartę (w Excelu, w edytorze albo odręcznie i zdjęciem), zapisuje ją jako PDF i wysyła do podpisu. Podpisany PDF ma skrót SHA-256 na Karcie Podpisów, więc każda późniejsza zmiana w treści jest wykrywalna. Excel zostaje narzędziem do zestawień, a podpisane karty dowodem.

Nie oferujemy formularza do wypełniania wewnątrz PDF. Elektroniczna karta pracy w podpiszmy to gotowy plik PDF, który zamawiający czyta i podpisuje na telefonie albo komputerze, bez zakładania konta.

Żaden przepis nie określa wzoru ani formy karty pracy sprzętu. Jest to dokument dowodowy do umowy, więc zwykły podpis elektroniczny (SES) wystarczy, a rozporządzenie eIDAS (art. 25 ust. 1) zakazuje odmowy skutku prawnego podpisowi tylko dlatego, że jest elektroniczny. Jeśli umowa najmu wymaga kart „na piśmie”, bez określenia skutków takie zastrzeżenie w razie wątpliwości ma tylko cel dowodowy (art. 76 KC). Warto jednak dopisać w umowie, że karty podpisuje się elektronicznie.

1. Zapisz kartę jako PDF (do 6 MB), ze zdjęciem licznika.
2. Dodaj sygnatariuszy: operatora i przedstawiciela zamawiającego, w tej kolejności.
3. Kierownik budowy podpisuje z linku na telefonie albo odrzuca kartę z uzasadnieniem, np. „przestój 10:00 do 12:00 z powodu awarii, nie deszczu”.
4. Obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów. Na koniec miesiąca wszystkie karty dołączasz do faktury.

Pod hasłem „karta pracy” kryje się kilka różnych dokumentów:

• Dzienna karta pracy pracownika dokumentuje czas i zadania osoby, nie maszyny. Przy umowie o pracę pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy według Kodeksu pracy, a przy zleceniu ewidencję godzin. Wzór dla zleceniobiorców: ewidencja godzin umowy zlecenia.
• Karta pracy kierowcy w transporcie nie zastępuje zapisów tachografu ani ewidencji czasu pracy kierowców, które mają własne przepisy. Karta pracy sprzętu dotyczy maszyn budowlanych i roboczych.
• Karta pracy wolontariusza potwierdza czas i zakres świadczeń wolontariusza dla organizacji. Wzór porozumienia: porozumienie wolontariackie.