Protokół przekazania sprzętu: wzór dla pracownika, zwrot i odpowiedzialność

• Identyfikacja każdego urządzenia: numer seryjny, IMEI przy telefonach, numer inwentarzowy firmy. „Laptop Dell” bez numeru pasuje do każdego laptopa w firmie.
• Kompletność zestawu: ładowarka, stacja dokująca, etui, karta SIM. Przy zwrocie braki akcesoriów to najczęstsza pozycja sporna.
• Stan przy wydaniu: nowy albo używany, z opisem widocznych uszkodzeń. Zdjęcie pękniętego rogu obudowy oszczędza rozmowy przy zwrocie.
• Podstawa i cel: powierzenie z obowiązkiem zwrotu, do pracy albo także do użytku prywatnego.
• Dane i dostępy: czy dysk jest szyfrowany, co dzieje się z danymi przy zwrocie. To część obowiązków administratora danych, bo na laptopie pracownika są dane klientów.

Protokół przekazania mienia ma tę samą konstrukcję, gdy przedmiotem jest coś innego niż sprzęt IT, na przykład wyposażenie biura czy maszyna. Dla lokali i dokumentów użyj ogólnego protokołu zdawczo-odbiorczego, a dla aut protokołu przekazania samochodu służbowego.

Art. 124 § 1 KP obejmuje pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, a także narzędzia, instrumenty, środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Art. 124 § 2 KP rozciąga pełną odpowiedzialność na każde inne mienie powierzone na tych samych zasadach, więc obejmuje także laptop i telefon służbowy.

Warunkiem jest skuteczne powierzenie, a jego dowodem jest właśnie protokół. Pracownik uwolni się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie mienia (art. 124 § 3 KP). Dlatego wzór zawiera punkt o tym, co pracodawca zapewnia: torbę, szafkę, blokadę. Przy pracy zdalnej to szczególnie ważne, bo pracodawca nie kontroluje miejsca, w którym sprzęt jest przechowywany.

Jeżeli pracownik nie podpisał protokołu, pracodawca zostaje przy odpowiedzialności ogólnej: musi wykazać winę pracownika, a odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 KP), poza szkodą wyrządzoną umyślnie (art. 122 KP).

Osobny przypadek to sprzęt wspólny dla zespołu, na przykład magazyn narzędzi na budowie. Wspólna odpowiedzialność materialna wymaga umowy o współodpowiedzialności zawartej na piśmie pod rygorem nieważności (art. 125 § 1 KP). Taką umowę podpisuje się odręcznie albo podpisem kwalifikowanym. Zwykły podpis elektroniczny tu nie wystarczy.

Przy rozwiązaniu umowy o pracę protokół zwrotu jest drugą połową dokumentu z dnia zatrudnienia. Kilka zasad, które oszczędzają sporów:

• Ustal termin zwrotu na ostatni dzień pracy, a przy pracy zdalnej wyślij kuriera z opakowaniem wcześniej. Pracownik podpisuje protokół nadania, dział IT po rozpakowaniu podpisuje protokół odbioru.
• Sprawdź sprzęt przy pracowniku albo nagraj rozpakowanie, jeśli zwrot idzie przesyłką. Uszkodzenie odkryte po tygodniu trudno przypisać pracownikowi, a nie przewoźnikowi. Przy uszkodzeniu w transporcie sporządź protokół szkody.
• Nie potrącaj wartości sprzętu z pensji bez zgody. Potrącenia z wynagrodzenia są ograniczone przepisami Kodeksu pracy, a roszczenie o zwrot niezwróconego sprzętu dochodzi się osobno.
• Zadbaj o dane: wylogowanie z kont prywatnych, przeniesienie plików, wyczyszczenie urządzenia przed przekazaniem kolejnej osobie.

Protokół zwrotu pracownik może podpisać zdalnie razem z innymi dokumentami końcowymi, na przykład wypowiedzeniem umowy o pracę.

Do naprawy i serwisu

Protokół przekazania sprzętu do serwisu dokumentuje, co serwis przyjął (numer seryjny, akcesoria, widoczne uszkodzenia) i jaką usterkę zgłoszono. Po naprawie serwis wydaje sprzęt z protokołem odbioru, podobnie jak przy protokole odbioru usługi.

Do utylizacji

Zużyty sprzęt elektroniczny jest odpadem i jego przekazanie firmie zajmującej się odpadami dokumentuje karta przekazania odpadów w systemie BDO (ustawa o odpadach, art. 67). Wewnętrzny protokół zniszczenia czy likwidacji, podpisany przez komisję, jest osobnym dokumentem, opisanym na stronie o protokole zniszczenia. Przed przekazaniem nośników wpisz do protokołu, jak usunięto z nich dane.

Nieodpłatne przekazanie

Protokół nieodpłatnego przekazania sprzętu (na przykład szkole, jednostce OSP albo fundacji) potwierdza wydanie rzeczy. Samo przekazanie własności bez wynagrodzenia to darowizna albo użyczenie, jeśli sprzęt ma wrócić, więc do protokołu dołącz umowę, na przykład umowę użyczenia. Skutki podatkowe darowizny sprzętu uzgodnij z księgowym.

Kodeks pracy nie wymaga formy pisemnej dla protokołu przekazania sprzętu, więc zwykły podpis elektroniczny (SES) wystarczy, a art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmowy skutku prawnego podpisowi tylko dlatego, że jest elektroniczny. Gdy sprzęt jest drogi albo pracownik zdalny, włącz kod SMS: po silnej identyfikacji wszystkich sygnatariuszy dokument ma poziom podpisu zaawansowanego (AdES).

Jak to zrobić w podpiszmy:

1. Wypełnij wzór i zapisz go jako PDF (do 6 MB), ze zdjęciami sprzętu, jeśli je masz.
2. Dodaj sygnatariuszy: osobę z działu IT lub administracji i pracownika.
3. Pracownik podpisuje z telefonu albo komputera, bez zakładania konta.
4. Oboje dostajecie PDF z Kartą Podpisów, który trafia do akt osobowych.

Przy wdrożeniu nowej polityki sprzętowej dla całej firmy użyj wysyłki masowej: jeden dokument trafia do wielu pracowników, każdy dostaje własny egzemplarz i własną Kartę Podpisów.