Protokół zdawczo-odbiorczy samochodu: wzór przekazania auta służbowego

Minimalny protokół przekazania pojazdu to: strony, data i godzina, identyfikacja auta (numer rejestracyjny i VIN), stan licznika, paliwo, lista dokumentów, kluczy i wyposażenia, opis uszkodzeń i podpisy. W firmach z flotą dochodzą trzy elementy, o których zwykle się zapomina.

• Karta paliwowa i jej PIN. Karta to dostęp do pieniędzy firmy. Protokół powinien wskazywać, że pracownik ją otrzymał, a przy zwrocie, że ją oddał. PIN nie wpisuj do protokołu, przekaż go innym kanałem.
• Kontrolki i usterki zgłoszone przy przekazaniu. Świecąca kontrolka silnika, którą odnotowano przy wydaniu, przestaje być sporem przy zwrocie.
• Opony sezonowe i elementy przechowywane poza autem. Drugi komplet kół w magazynie firmy albo u pracownika to częsty brak przy rozstaniu.

Jeżeli przekazujesz nie auto, lecz laptop, telefon czy narzędzia, użyj osobnego wzoru protokołu przekazania sprzętu. Ogólny wzór dla lokali i innych rzeczy jest na stronie o protokole zdawczo-odbiorczym.

Protokół przekazania auta pracownikowi ma znaczenie wykraczające poza opis rys. Kodeks pracy przewiduje dwa reżimy odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu pracodawcy.

• Odpowiedzialność ogólna (art. 114 KP i następne): pracownik odpowiada za szkodę wyrządzoną ze swej winy, a odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119 KP). Przy winie umyślnej odpowiada w pełnej wysokości (art. 122 KP).
• Odpowiedzialność za mienie powierzone (art. 124 KP): pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w tym mieniu. Uwolni się, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności gdy pracodawca nie zapewnił warunków do zabezpieczenia mienia (art. 124 § 3 KP).

To pracodawca musi udowodnić, że auto zostało pracownikowi powierzone, i w jakim stanie. Protokół przekazania podpisany przez pracownika jest podstawowym dowodem. Czy w konkretnej sprawie samochód służbowy zostanie uznany za mienie powierzone, zależy od okoliczności (na przykład czy auto używało kilku kierowców na zmianę), więc protokół nie gwarantuje pełnej odpowiedzialności, ale bez niego pracodawca zwykle zostaje przy limicie z art. 119 KP.

Przy zwrocie auta, na przykład przy rozwiązaniu umowy o pracę, sporządź drugi protokół. Razem z dokumentami końcowymi pracownik może podpisać go zdalnie, tak jak wypowiedzenie umowy o pracę.

Przy sprzedaży samochodu

Protokół zdawczo-odbiorczy samochodu do umowy sprzedaży dokumentuje wydanie auta kupującemu: godzinę (z chwilą wydania przechodzi na kupującego niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia rzeczy, art. 548 § 1 KC), przebieg, przekazane dokumenty i kluczyki. Przy sprzedaży zarejestrowanego pojazdu sprzedający przekazuje kupującemu dowód rejestracyjny (art. 78 ust. 1 Prawa o ruchu drogowym), więc wpisz to w punkcie 4. Samą umowę sprzedaży opisaliśmy na stronie o umowie sprzedaży z podpisem elektronicznym.

Przy najmie

Protokół zdawczo-odbiorczy samochodu do umowy najmu sporządza się dwa razy: przy wydaniu i przy zwrocie. Scal protokół wydania z umową najmu samochodu w jeden PDF, a protokół zwrotu podpisz osobno.

Po naprawie

Protokół odbioru samochodu po naprawie potwierdza, że warsztat wydał auto, i jest miejscem na zastrzeżenia klienta: niewykonana naprawa, nowe uszkodzenie, brak wymienionych części. Klient, który podpisze odbiór bez uwag, trudniej udowodni później, że rysa powstała w warsztacie.

Tak. Przepisy nie wymagają dla protokołu przekazania pojazdu formy pisemnej, więc zwykły podpis elektroniczny (SES) w pełni wystarcza, a art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zakazuje odmowy skutku prawnego podpisowi tylko dlatego, że jest elektroniczny. Przy przekazaniu drogiego auta między firmami albo pracownikowi, z którym może być spór, włącz kod SMS lub weryfikację tożsamości, żeby dokument dostał poziom podpisu zaawansowanego (AdES).

Wyjątek w obszarze flot: umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej (art. 125 § 1 KP), gdy kilku pracowników łącznie odpowiada za powierzone mienie, wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Taką umowę podpisuje się odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, którego nie oferujemy. Sam protokół przekazania auta tego wymogu nie ma.

1. Zrób zdjęcia auta dookoła, licznika i wnętrza. Ponumeruj je zgodnie z punktem 6 wzoru.
2. Wypełnij wzór, scal protokół i zdjęcia w jeden PDF (do 6 MB) i wgraj go do podpiszmy.
3. Dodaj sygnatariuszy: osobę przekazującą i odbierającą. Przy przekazaniu między firmami dodaj reprezentantów obu stron.
4. Obie osoby podpisują na telefonie przy aucie, z linku w e-mailu. Po ostatnim podpisie każdy dostaje PDF z Kartą Podpisów, znacznikami czasu i skrótem SHA-256.

Protokół w stałej wersji zapisz jako szablon. Przy flocie, w której co miesiąc kilka aut zmienia kierowcę, oszczędza to przepisywanie wzoru od zera.

• Protokół podpisany w biurze, bez oglądania auta. Pracownik potwierdza stan, którego nie widział, a przy zwrocie kwestionuje własny podpis.
• Zdjęcia w osobnym mailu. Nie wiadomo, czy dotyczą tego przekazania. Zdjęcia w tym samym pliku są objęte tym samym podpisem.
• Brak protokołu zwrotu. Pracownik oddaje kluczyki na recepcji i odchodzi z firmy. Uszkodzenie wykryte tydzień później trudno przypisać komukolwiek.
• Szkoda opisana w protokole przekazania zamiast w protokole szkody. Jeżeli auto wraca uszkodzone po zdarzeniu, sporządź osobny protokół szkody z opisem okoliczności.