Umowa najmu samochodu: wzór dla wypożyczalni i floty, podpis online

Przepisy o najmie (art. 659 i następne KC) wymagają w zasadzie tylko dwóch rzeczy: oznaczenia rzeczy oddanej do używania i czynszu. Wszystko inne wypożyczalnia musi dopisać sama, bo inaczej zostaje przy ogólnych regułach, które zwykle działają na jej niekorzyść.

• Identyfikacja pojazdu: numer rejestracyjny i VIN. Przy flocie kilkudziesięciu takich samych aut sama marka i model nic nie mówią.
• Dane najemcy i prawa jazdy, a przy najmie firmowym także dane kierowców dopuszczonych do prowadzenia.
• Kaucja, udział własny i limit kilometrów wpisane kwotami, z zasadą potrącenia z kaucji.
• Procedura przy szkodzie: kogo i jak zawiadomić, czego nie robić (na przykład samodzielnych napraw w przypadkowym warsztacie).
• Mandaty i opłaty: kto płaci i ile kosztuje obsługa wezwania.
• Protokół wydania i zwrotu. Art. 675 § 3 KC stanowi, że domniemywa się, iż rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Bez protokołu to domniemanie działa przeciwko najemcy tylko w teorii, bo wypożyczalnia i tak musi wykazać, jakie uszkodzenia powstały w czasie najmu. Wzór protokołu znajdziesz na stronie o protokole zdawczo-odbiorczym samochodu.

Umowa najmu samochodu między firmami to zwykle najem kilku aut na miesiące, z fakturą VAT i z kierowcami, którzy nie są stroną umowy. Z tego wynikają trzy dodatkowe zapisy, których w najmie na weekend dla osoby prywatnej nie potrzebujesz.

• Lista uprawnionych kierowców i obowiązek najemcy, by dopilnował, że pojazd prowadzą tylko oni. Art. 668 § 1 KC pozwala najemcy oddać rzecz w podnajem lub do bezpłatnego używania, jeżeli umowa mu tego nie zabrania, więc zakaz trzeba wpisać wprost.
• Odpowiedzialność najemcy za kierowców jak za własne działania, bez względu na to, czy kierowca jest pracownikiem, czy podwykonawcą.
• Zasady VAT po stronie najemcy. Najemca, który chce odliczać pełny VAT od czynszu, musi mieć pojazd wykorzystywany wyłącznie do działalności. Art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wiąże to z ustalonymi zasadami używania pojazdu (w praktyce regulaminem korzystania z samochodu służbowego) i z ewidencją przebiegu pojazdu. To obowiązek najemcy, nie wypożyczalni, ale warto o nim przypomnieć w umowie. Sama wypożyczalnia, dla której najem aut jest przedmiotem działalności, ewidencji przebiegu dla tych aut nie prowadzi (art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c).

Regulamin korzystania z samochodu służbowego to osobny dokument wewnętrzny najemcy. Pracownicy podpisują go razem z protokołem przekazania samochodu służbowego, a możesz go rozesłać do podpisu całemu działowi naraz jednym wysłaniem masowym.

Samochód zastępczy

Umowa najmu samochodu zastępczego po kolizji jest zwykłą umową najmu. Różni się rozliczeniem: czynsz często pokrywa ubezpieczyciel sprawcy z OC, a wypożyczalnia dochodzi go na podstawie cesji wierzytelności podpisanej przez poszkodowanego. Cesję podpisuje się osobnym dokumentem, wzór i zasady formy opisaliśmy na stronie o umowie cesji wierzytelności. Zasad uznawania okresu najmu przez ubezpieczycieli nie opisujemy, bo każdy z nich stosuje własną praktykę likwidacyjną.

Najem z opcją wykupu

Jeżeli najemca ma prawo kupić auto po zakończeniu umowy za z góry ustaloną kwotę, konstrukcja zbliża się do leasingu. Umowa leasingu wymaga dziś tylko formy dokumentowej, co opisaliśmy na stronie o formie umowy leasingu. Samo przeniesienie własności auta przy wykupie to osobna umowa sprzedaży.

Tak. Najem samochodu nie ma ustawowego wymogu formy, więc umowa jest ważna nawet ustnie, a podpis elektroniczny służy przede wszystkim dowodowi. Art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS zabrania odmowy skutku prawnego podpisowi elektronicznemu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną.

Dla wypożyczalni praktyczne pytanie brzmi inaczej: czy za pół roku udowodni, że umowę podpisał konkretny człowiek, a nie ktoś z cudzym prawem jazdy. Dlatego przy nowym kliencie włącz weryfikację tożsamości podpisującego: najemca robi zdjęcie dowodu z obu stron i zdjęcie twarzy, a gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego (AdES). Przy stałym kliencie firmowym wystarczy kod SMS.

Formy pisemnej (podpis odręczny albo kwalifikowany) wymagają natomiast zabezpieczenia, których wypożyczalnie czasem żądają od klientów firmowych: poręczenie osoby trzeciej za długi najemcy (art. 876 § 2 KC) i weksel, który wymaga podpisu własnoręcznego. Tych dokumentów w podpiszmy nie podpiszesz.

1. Uzupełnij wzór i scal go z protokołem wydania w jeden PDF (do 6 MB). Zdjęcia auta skompresuj, żeby zmieściły się w pliku.
2. Wgraj plik i dodaj sygnatariuszy: przedstawiciela wypożyczalni i najemcę, a przy najmie firmowym także osobę reprezentującą firmę najemcy. Ustal kolejność: najpierw najemca, na końcu wypożyczalnia.
3. Włącz silną identyfikację: kod SMS dla stałych klientów, weryfikację dowodu i twarzy dla nowych. Na komputerze najemca skanuje kod QR i kończy weryfikację na telefonie.
4. Wydaj kluczyki po podpisie. Obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów: imiona, e-maile, adresy IP, znaczniki czasu, metodę identyfikacji i skrót SHA-256 dokumentu.

Umowę w stałej wersji zapisz jako szablon w panelu, a przy wydaniu na miejscu najemca podpisuje ją na telefonie, bez zakładania konta (zobacz podpis elektroniczny na telefonie).

• Kaucja bez zasady potrącenia. Jeżeli umowa nie mówi, że wypożyczalnia może potrącić z kaucji koszty szkód i paliwa, zatrzymanie kaucji kończy się sporem o to, czy w ogóle wolno było.
• Protokół zwrotu podpisany „bez uwag” w pośpiechu, a uszkodzenie zauważone dzień później. Wtedy wypożyczalnia musi udowodnić, że szkoda powstała u najemcy, mając przeciwko sobie własny protokół. Rób zdjęcia przy zwrocie, zanim najemca odjedzie.
• Brak zakazu podnajmu. Bez niego najemca może legalnie oddać auto innej osobie (art. 668 § 1 KC).
• Skan dowodu wysyłany mailem. Kopia dokumentu tożsamości w skrzynce pracownika to problem z ochroną danych, o którym piszemy w tekście o skanie dowodu do umowy najmu. Weryfikacja przy podpisie zastępuje ten obieg.