Skan dowodu osobistego do umowy najmu: co wolno wynajmującemu

Wynajmujący co do zasady nie powinien żądać skanu ani ksero dowodu osobistego najemcy. Nie dlatego, że kopiowanie dokumentu jest przestępstwem, bo nie jest. Powód jest inny i bardziej praktyczny: do zawarcia umowy najmu potrzebujesz danych, które i tak wpisujesz w jej treść, a nie obrazu dokumentu. Biorąc skan, przyjmujesz na siebie obowiązki administratora danych i ryzyko wycieku, a w zamian nie dostajesz niczego, co pomogłoby Ci w sporze. Tożsamość najemcy da się potwierdzić inaczej, w samym procesie podpisywania umowy.

Ten tekst rozkłada trzy rzeczy: co naprawdę mówią przepisy o kopiowaniu dowodu, dlaczego skan jest słabym zabezpieczeniem, i co zrobić zamiast niego. Stan prawny na 9 września 2026 r.

Czy kserowanie dowodu osobistego jest karalne

Najpierw trzeba rozbroić mit, który krąży od 2019 roku. Wtedy weszła w życie ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych i część mediów ogłosiła, że za ksero dowodu grozi więzienie. To nieporozumienie wynikające z czytania sankcji bez definicji.

Sankcja rzeczywiście jest. Art. 58 tej ustawy brzmi:

Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Cały ciężar leży jednak w słowie „replika”, a to pojęcie ustawa definiuje sama, w art. 2 ust. 1 pkt 6:

odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Trzy rzeczy z tego wynikają. Po pierwsze, repliką jest kopia o cechach autentyczności, czyli taka, która może uchodzić za prawdziwy dokument. Po drugie, karalne jest wytwarzanie, oferowanie, zbywanie albo przechowywanie w celu zbycia, a nie samo posiadanie. Po trzecie, zwykła kserokopia i wydruk komputerowy zrobione do celów służbowych są z definicji repliki wyłączone wprost.

Przepis celuje w produkcję atrap dowodów sprzedawanych w internecie, nie w wynajmującego, który zeskanował dokument najemcy. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji wyjaśniało zresztą po wejściu ustawy w życie, że kopia pozbawiona cech autentyczności, choćby przez format czy brak kolorów, nie wypełnia znamion z art. 58.

Skoro nie jest karalne, to na czym polega problem

Problem jest po stronie ochrony danych i to on w praktyce kosztuje. RODO w art. 5 ust. 1 lit. c wymaga, żeby dane były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania. To zasada minimalizacji i przy skanie dowodu trudno ją obronić.

Zastanów się, czego naprawdę potrzebujesz do umowy najmu. Imienia i nazwiska, adresu, numeru PESEL, serii i numeru dowodu, danych kontaktowych. Wszystko to wpisujesz w treść umowy i to Ci wystarcza do identyfikacji strony oraz do ewentualnego pozwu. Skan dodaje do tego zestawu wizerunek, wzór graficzny dokumentu, podpis własnoręczny, datę ważności i organ wydający. Żadnej z tych rzeczy nie użyjesz.

W zamian dostajesz trzy konkretne zobowiązania. Musisz mieć podstawę prawną dla tego akurat zakresu danych, musisz je zabezpieczyć i musisz je usunąć, gdy cel ustanie. Plik z dowodem leżący w skrzynce pocztowej albo w archiwum rozmów na komunikatorze nie spełnia żadnego z tych warunków. A jeśli wypłynie, to Ty jesteś administratorem, który dopuścił do naruszenia.

Jest jeszcze jeden argument, o którym mało kto myśli. Skan dowodu w cudzych rękach to gotowy materiał do wyłudzenia kredytu albo zawarcia umowy na czyjeś dane. Świadomi najemcy o tym wiedzą i coraz częściej odmawiają. Prośba o skan potrafi więc odstraszyć dokładnie tych kandydatów, na których Ci najbardziej zależy, bo to oni pilnują swoich spraw.

Kto naprawdę może sporządzać kopie dokumentów

Wyjątki istnieją, tylko są wąskie i wynikają z konkretnych przepisów. Najszerszy dotyczy instytucji obowiązanych w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Art. 34 ust. 1 pkt 1 tej ustawy nakłada na nie obowiązek identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości, a art. 34 ust. 4 daje odpowiadające temu uprawnienie:

Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.

Instytucją obowiązaną jest między innymi bank, notariusz, kantor, biuro rachunkowe w zakresie prowadzenia ksiąg oraz pośrednik w obrocie nieruchomościami. Jeżeli wynajmujesz przez pośrednika, to on może mieć podstawę, której Ty nie masz. Prywatny wynajmujący, spółka podpisująca umowę B2B i pracodawca zawierający umowę o pracę w tym katalogu się nie mieszczą.

Warto to zapamiętać także w drugą stronę. Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowe, kopia dokumentu klienta nie jest fanaberią, tylko elementem udokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego, którego może zażądać kontrola.

Czy skan dowodu w ogóle coś zabezpiecza

Tu dochodzimy do sedna, bo cała dyskusja o legalności przesłania fakt, że skan jest po prostu kiepskim zabezpieczeniem. Zastanów się, przed czym miałby chronić.

Przed podaniem fałszywych danych? Zdjęcie dokumentu przysłane mailem można dziś wygenerować albo przerobić w kilka minut, a Ty oceniasz je na oko, na telefonie, bez żadnego punktu odniesienia. Przed tym, że umowę podpisze ktoś inny niż właściciel dokumentu? Skan tego w ogóle nie dotyka, bo nie łączy dokumentu z osobą, która kliknęła w link. Przed ucieczką z zaległym czynszem? Dane potrzebne do pozwu masz w umowie, a nie w skanie.

W sporze sądowym kopia dowodu przysłana mailem jest dowodem słabym. Nie wiadomo, kto ją wykonał ani kiedy, nie wiadomo, czy dotyczy osoby, która faktycznie zawarła umowę, i nie ma powiązania z treścią dokumentu. Znacznie więcej znaczy zapis, że konkretna osoba w konkretnym momencie, z konkretnego adresu IP, okazała dokument tożsamości i twarz zgodną ze zdjęciem w tym dokumencie, a potem podpisała plik o określonym skrócie SHA-256.

Co zrobić zamiast zbierania skanów

Sensowna kolejność wygląda tak. Najpierw w treści umowy umieszczasz dane, które są Ci realnie potrzebne, łącznie z serią i numerem dowodu oraz numerem PESEL. Ich wpisanie do umowy jest czymś zupełnie innym niż przechowywanie obrazu dokumentu i nikt tego nie kwestionuje. Potem, jeżeli druga strona jest dla Ciebie osobą nieznaną, weryfikujesz tożsamość w momencie podpisu, zamiast archiwizować dokument.

Taka weryfikacja tożsamości podpisującego działa w praktyce prosto. Najemca dostaje link do umowy, przed polem podpisu fotografuje telefonem przód i tył dokumentu oraz własną twarz, system porównuje dane z dokumentu z tymi, które wpisałeś w zaproszeniu, a twarz ze zdjęciem w dokumencie. Zdjęcia są kasowane zaraz po ocenie, więc u Ciebie nie zostaje żadna kopia. Zostaje wynik, i to on trafia do śladu audytowego oraz na Kartę Podpisów doklejaną do finalnego PDF.

Różnica jest zasadnicza. Nie gromadzisz danych, których nie potrzebujesz, a jednocześnie masz mocniejszy dowód niż plik JPG w skrzynce. Przy okazji cała umowa zamyka się elektronicznie, bez drukowania i skanowania, co przy najmie ma dodatkową zaletę opisaną w tekście o podpisie elektronicznym na umowie najmu.

Kiedy e-podpis przy najmie nie wystarczy

Trzeba to powiedzieć, bo inaczej rada byłaby niepełna. Zwykły najem lokalu w reżimie kodeksowym możesz zamknąć elektronicznie w całości, razem z aneksami i protokołem zdawczo odbiorczym. Wyjątkiem jest najem okazjonalny i instytucjonalny. Ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga tam formy pisemnej pod rygorem nieważności, a dodatkowo najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Aktu notarialnego nie zastąpi żaden podpis elektroniczny, także kwalifikowany.

Jeżeli więc świadomie wybierasz najem okazjonalny dla łatwiejszej eksmisji, licz się z wizytą u notariusza. Weryfikacja tożsamości nic tu nie zmienia, bo problemem jest forma, a nie pewność co do osoby.

Najczęstsze pytania

Czy wynajmujący może żądać skanu dowodu osobistego?

Może o niego poprosić, ale najemca nie ma obowiązku go przekazać, a wynajmujący co do zasady nie ma podstawy do przechowywania takiej kopii. RODO w art. 5 ust. 1 lit. c ogranicza dane do niezbędnych, a do zawarcia i egzekwowania umowy najmu wystarczają dane wpisane w jej treść. Podstawę do sporządzania kopii mają wyłącznie instytucje obowiązane, na przykład pośrednik w obrocie nieruchomościami.

Czy można kserować dowód osobisty?

Tak, samo wykonanie kserokopii lub skanu nie jest przestępstwem. Art. 58 ustawy o dokumentach publicznych karze wytwarzanie i przechowywanie w celu zbycia repliki, czyli kopii o cechach autentyczności w skali od 75% do 120% oryginału. Kserokopia i wydruk komputerowy zrobione do celów służbowych są z tej definicji wyłączone wprost w art. 2 ust. 1 pkt 6.

Jakie dane najemcy wolno wpisać do umowy najmu?

Imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL oraz serię i numer dokumentu tożsamości, a także dane kontaktowe. Ten zakres jest niezbędny do identyfikacji strony umowy i do ewentualnego dochodzenia roszczeń, więc mieści się w zasadzie minimalizacji. Kopia dokumentu jest czymś innym niż odpisanie z niego numeru.

Jak potwierdzić tożsamość najemcy bez kopii dowodu?

Najskuteczniej w momencie podpisywania umowy. Najemca fotografuje telefonem dokument tożsamości i własną twarz, a system porównuje odczytane dane z danymi z zaproszenia oraz twarz ze zdjęciem w dokumencie. Wynik zapisuje się w śladzie audytowym umowy, a zdjęcia są kasowane po ocenie, więc nie powstaje żadna kopia do przechowywania.

Co grozi za przechowywanie skanu dowodu bez podstawy prawnej?

Nie sankcja karna z ustawy o dokumentach publicznych, tylko odpowiedzialność z RODO. Przetwarzanie danych bez podstawy prawnej i w nadmiernym zakresie jest naruszeniem, które może skutkować karą administracyjną i roszczeniami osoby, której dane dotyczą. W praktyce dla prywatnego wynajmującego większym ryzykiem jest wyciek pliku i użycie danych do wyłudzenia.

Czy zdjęcie dowodu przysłane na WhatsAppie jest bezpieczniejsze niż skan mailem?

Nie, a zwykle jest gorsze. Plik zostaje w historii rozmowy na obu telefonach, często także w kopii zapasowej w chmurze, i nikt nad nim nie panuje. Z punktu widzenia RODO jest to ten sam problem, tylko z dodatkowym kanałem, z którego trudniej dane usunąć.

Podsumowanie

Kserowanie dowodu nie jest przestępstwem, ale zbieranie skanów przy umowie najmu jest złym pomysłem z zupełnie innych powodów. Nadmiarowe dane, obowiązki, których nie chcesz, ryzyko wycieku i dowód, który w sporze i tak niewiele znaczy. Jeżeli chodzi Ci o pewność, kto podpisuje umowę, potrzebujesz powiązania dokumentu z osobą i z konkretnym plikiem, a nie pliku JPG w skrzynce.

Zanim w ogóle dojdzie do umowy, warto pamiętać, że wybór najemcy zaczyna się od ogłoszenia. Im więcej sensownych zgłoszeń, tym mniej pokusy, żeby podpisać z pierwszą osobą, która się odezwie, a na liczbę zgłoszeń najmocniej wpływają dobre zdjęcia mieszkania. Dopiero potem przychodzi moment, w którym trzeba ustalić, kto naprawdę siedzi po drugiej stronie.