Umowa najmu podpisana przez jednego współwłaściciela: czy jest ważna i kto musi podpisać

Umowa najmu podpisana przez jednego współwłaściciela zwykle jest ważna, ale nie zawsze. Rozstrzygają trzy rzeczy: czy wynajem mieszczy się w zwykłym zarządzie rzeczą wspólną, jak duży udział ma osoba podpisująca, i czy lokal nie należy do majątku wspólnego małżonków. W tym ostatnim przypadku brak zgody współmałżonka zawiesza ważność całej umowy do czasu jej potwierdzenia.

Sytuacja wraca w kółko: mieszkanie po rodzicach należy do trojga rodzeństwa, ale najemcę znajduje i umowę podpisuje jedno z nich. Albo mieszkanie jest wspólne małżonków, a umowę podpisuje tylko mąż, bo żona akurat jest w pracy. Poniżej rozstrzygnięcie oparte na przepisach w brzmieniu obowiązującym 4 września 2026 roku, z zaznaczeniem, gdzie granica jest ostra, a gdzie faktycznie płynna.

Czy umowa najmu podpisana przez jednego współwłaściciela jest ważna?

Tak, jeżeli wynajem jest w tym konkretnym przypadku czynnością zwykłego zarządu, a podpisujący reprezentuje większość udziałów. Kodeks cywilny dzieli decyzje dotyczące rzeczy wspólnej na dwie kategorie i od tego podziału zależy, ile podpisów jest potrzebnych.

Art. 201 KC: „Do czynności zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli. W braku takiej zgody każdy ze współwłaścicieli może żądać upoważnienia sądowego do dokonania czynności”.

Art. 199 KC: „Do rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. W braku takiej zgody współwłaściciele, których udziały wynoszą co najmniej połowę, mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich współwłaścicieli”.

Kluczowe jest to, jak liczy się większość. Nie chodzi o liczbę osób. Art. 204 KC: „Większość współwłaścicieli oblicza się według wielkości udziałów”. Jeżeli więc jeden ze współwłaścicieli ma 3/4 udziału, a dwaj pozostali po 1/8, to ten jeden ma większość i sam może dokonywać czynności zwykłego zarządu. Odwrotnie, troje rodzeństwa z równymi udziałami po 1/3 nigdy nie da większości jedną osobą.

Wynajem mieszkania to zwykły zarząd czy czynność go przekraczająca?

Nie ma ustawowej listy, więc ocena jest zawsze konkretna. Przyjmuje się jednak dość zgodnie, że najem na krótki, oznaczony czas, na typowych warunkach i za rynkowy czynsz mieści się w zwykłym zarządzie, bo jest po prostu normalnym korzystaniem z nieruchomości i pobieraniem z niej pożytków. Poza zwykły zarząd wychodzi natomiast najem, który na długo blokuje możliwość dysponowania lokalem albo istotnie odbiega od warunków rynkowych.

W praktyce sygnałem ostrzegawczym są cztery rzeczy: umowa na czas nieoznaczony, umowa na wiele lat, czynsz wyraźnie poniżej rynkowego oraz nietypowe zobowiązania, na przykład zgoda na kosztowną przebudowę albo rezygnacja z prawa wypowiedzenia. Każda z nich przesuwa umowę w stronę art. 199 KC, czyli wymogu zgody wszystkich współwłaścicieli.

Osobno stoi art. 209 KC: „Każdy ze współwłaścicieli może wykonywać wszelkie czynności i dochodzić wszelkich roszczeń, które zmierzają do zachowania wspólnego prawa”. To przepis o czynnościach zachowawczych, na przykład o pozwie o eksmisję albo o zapłatę zaległego czynszu. Nie daje on prawa do samodzielnego zawarcia umowy najmu, ale pozwala jednemu współwłaścicielowi działać w obronie wspólnej nieruchomości.

Umowa najmu podpisana przez jednego z małżonków: tu zasada jest inna

To najczęściej pomijany fragment i najgroźniejszy w skutkach. Jeżeli mieszkanie należy do majątku wspólnego małżonków, nie stosuje się przepisów o współwłasności ułamkowej, tylko Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. A ten ustanawia wyraźny wyjątek od samodzielnego zarządu.

Zasadą jest art. 36 § 2 KRO: „Każdy z małżonków może samodzielnie zarządzać majątkiem wspólnym, chyba że przepisy poniższe stanowią inaczej”. I właśnie przepis poniższy stanowi inaczej.

Art. 37 § 1 pkt 1 KRO: „Zgoda drugiego małżonka jest potrzebna do dokonania czynności prawnej prowadzącej do zbycia, obciążenia, odpłatnego nabycia nieruchomości lub użytkowania wieczystego, jak również prowadzącej do oddania nieruchomości do używania lub pobierania z niej pożytków”.

Wynajęcie mieszkania to właśnie oddanie nieruchomości do używania i pobieranie z niej pożytków. Zgoda drugiego małżonka jest więc wymagana zawsze, niezależnie od tego, czy umowa jest na rok, czy na miesiąc, i niezależnie od wysokości czynszu. Rozróżnienie zwykły zarząd kontra czynność go przekraczająca w ogóle się tu nie pojawia.

Co się dzieje, gdy małżonek nie wyraził zgody

Umowa nie jest od razu nieważna, ale jest w zawieszeniu. Art. 37 § 2 KRO: „Ważność umowy, która została zawarta przez jednego z małżonków bez wymaganej zgody drugiego, zależy od potwierdzenia umowy przez drugiego małżonka”. To konstrukcja bezskuteczności zawieszonej: umowa istnieje, ale dopóki nie ma potwierdzenia, nie wywołuje skutków.

Najemca nie jest w tej sytuacji bezradny. Art. 37 § 3 KRO: „Druga strona może wyznaczyć małżonkowi, którego zgoda jest wymagana, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu”. Innymi słowy najemca może wyznaczyć termin i po jego bezskutecznym upływie po prostu wyjść z umowy.

Warto zapamiętać jeszcze art. 37 § 4 KRO: „Jednostronna czynność prawna dokonana bez wymaganej zgody drugiego małżonka jest nieważna”. Umowa da się uratować potwierdzeniem, jednostronne oświadczenie już nie. To ma znaczenie przy wypowiedzeniu najmu: jeżeli wypowiedzenie składa jeden małżonek bez zgody drugiego, jest ono nieważne od razu i nie ma czego potwierdzać. Więcej o formie takich oświadczeń w tekście o tym, jak wygląda wypowiedzenie umowy elektronicznie.

Gdyby małżonek bezpodstawnie odmawiał zgody, zostaje art. 39 KRO: „Jeżeli jeden z małżonków odmawia zgody wymaganej do dokonania czynności, albo jeżeli porozumienie z nim napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, drugi małżonek może zwrócić się do sądu o zezwolenie na dokonanie czynności. Sąd udziela zezwolenia, jeżeli dokonania czynności wymaga dobro rodziny”.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu: różnica, której prawie nikt nie zauważa

Art. 37 § 1 ma cztery punkty i różnią się one zakresem czynności. Punkt 1 dotyczy nieruchomości i wymienia wprost także „oddanie nieruchomości do używania lub pobierania z niej pożytków”. Punkt 2 dotyczy „prawa rzeczowego, którego przedmiotem jest budynek lub lokal”, czyli między innymi spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, ale wymienia wyłącznie zbycie, obciążenie i odpłatne nabycie. Oddania do używania w punkcie 2 nie ma.

Praktyczna konsekwencja jest taka, że wynajęcie mieszkania będącego odrębną własnością lokalu, a więc nieruchomością lokalową, wymaga zgody współmałżonka, natomiast wynajęcie lokalu, do którego małżonkom przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo, tego wymogu z art. 37 nie uruchamia. Zanim więc uznasz, że umowa wisi w zawieszeniu, sprawdź w księdze wieczystej albo w zaświadczeniu ze spółdzielni, jaki tytuł prawny naprawdę przysługuje wynajmującemu. Ta jedna informacja zmienia całą ocenę.

Co powinien sprawdzić najemca, zanim podpisze

Najemca ponosi realne ryzyko, bo to on może zostać z umową, która nie wywołuje skutków, i z zapłaconą kaucją. Trzy rzeczy do sprawdzenia, zanim złoży podpis:

• Kto figuruje w księdze wieczystej. Numer księgi wieczystej można sprawdzić w wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości. W dziale II widać wszystkich właścicieli i wielkość udziałów, a przy majątku wspólnym małżonków wpis obejmuje oboje bez podania udziałów.
• Czy podpisujący ma większość udziałów. Przy równych udziałach jedna osoba nigdy jej nie ma, więc podpis jednego z trojga rodzeństwa nie wystarcza nawet do czynności zwykłego zarządu.
• Czy pozostali wyrazili zgodę na piśmie. Zgoda nie musi być w umowie, ale musi dać się wykazać. Najprościej dołączyć ją jako załącznik albo poprosić wszystkich o podpisanie samej umowy.

To ten sam mechanizm co przy firmach, gdzie umowę podpisuje osoba bez umocowania. Opisaliśmy go szerzej w tekście o tym, kto może podpisać umowę w imieniu firmy, a kwestię samych podpisów pod dokumentem w artykule o tym, czy umowa bez podpisu jest ważna.

Jak zebrać podpisy wszystkich współwłaścicieli bez zwoływania spotkania

Największym problemem praktycznym nie jest prawo, tylko logistyka. Rodzeństwo mieszka w trzech miastach, jedno z małżonków jest za granicą, a najemca chce wprowadzić się w przyszłym tygodniu. Dowożenie papieru do podpisu po kolei zabiera dwa tygodnie i zwykle kończy się tym, że umowę podpisuje ta jedna osoba, która akurat jest pod ręką. Stąd bierze się cały problem opisany wyżej.

Zwykła umowa najmu nie ma zastrzeżonej formy szczególnej pod rygorem nieważności. Art. 660 KC mówi tylko: „Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nie oznaczony”. Sankcją jest więc zmiana czasu trwania umowy, a nie jej nieważność. Dlatego zwykła umowa najmu i zgoda pozostałych współwłaścicieli mogą zostać podpisane elektronicznie, a każdy podpisuje ze swojego miejsca.

Wygląda to tak: wgrywasz PDF umowy, wpisujesz adresy e-mail wszystkich współwłaścicieli i najemcy, ustawiasz kolejność podpisywania i wysyłasz. Każdy dostaje link, otwiera dokument w przeglądarce i podpisuje bez zakładania konta. Na końcu wszyscy dostają ten sam PDF z Kartą Podpisów, w której widać, kto podpisał, kiedy, z jakiego adresu IP i jaki był skrót SHA-256 dokumentu w momencie podpisu. To rozwiązuje dokładnie ten problem, który tworzy nieważne umowy: brakujący podpis jednej osoby. Krok po kroku opisaliśmy to w tekście o tym, jak podpisać dokument przez dwie osoby, a warunki dla samego najmu na stronie o podpisie elektronicznym na umowie najmu.

Cały proces wynajmu i tak przeniósł się do internetu. Ogłoszenie z profesjonalnymi zdjęciami wnętrza, wideoprezentacja, rozmowa i weryfikacja najemcy zdalnie, a na końcu papierowa umowa, po którą trzeba jechać przez pół Polski. To ostatnie ogniwo można zamknąć tak samo jak wcześniejsze.

Jedno ważne zastrzeżenie. Zwykły podpis elektroniczny nie zachowuje formy pisemnej, więc nie nadaje się do najmu okazjonalnego i instytucjonalnego, gdzie ustawa o ochronie praw lokatorów zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności. Tam potrzebny jest papier albo podpis kwalifikowany, a do tego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Pełne zestawienie dokumentów według wymaganej formy znajdziesz na stronie jakie umowy można podpisać elektronicznie.

Najczęstsze pytania

Czy wszyscy współwłaściciele muszą podpisać umowę najmu?

Nie zawsze. Jeżeli wynajem jest czynnością zwykłego zarządu, wystarczy zgoda większości liczonej według wielkości udziałów (art. 201 i art. 204 KC). Jeżeli umowa jest długoterminowa, na czas nieoznaczony albo na warunkach odbiegających od rynkowych, potrzebna jest zgoda wszystkich (art. 199 KC). W razie wątpliwości bezpieczniej zebrać wszystkie podpisy.

Czy umowa najmu podpisana bez zgody małżonka jest nieważna?

Nie od razu. Jest bezskuteczna zawieszona: jej ważność zależy od potwierdzenia przez drugiego małżonka (art. 37 § 2 KRO). Do czasu potwierdzenia nie wywołuje skutków. Najemca może wyznaczyć termin na potwierdzenie i po jego bezskutecznym upływie staje się wolny (art. 37 § 3 KRO).

Czy zgoda współwłaściciela musi być na piśmie?

Kodeks cywilny nie zastrzega dla niej formy szczególnej przy zwykłej umowie najmu, więc wystarczy forma dokumentowa, na przykład wiadomość e-mail albo skan. Problemem nie jest forma, tylko dowód. Zgodę wyrażoną ustnie trudno wykazać po dwóch latach sporu, dlatego warto podpisać ją razem z umową.

Co grozi najemcy, który podpisał umowę tylko z jednym współwłaścicielem?

Ryzykiem jest to, że pozostali współwłaściciele zakwestionują umowę i zażądają wydania lokalu, a najemca będzie dochodził zwrotu kaucji i odszkodowania od osoby, która umowę podpisała. Nie jest to sytuacja bez wyjścia, ale kosztuje czas i pieniądze. Sprawdzenie działu II księgi wieczystej przed podpisaniem zajmuje kilka minut.

Czy jeden współwłaściciel może sam wypowiedzieć umowę najmu?

Wypowiedzenie jest jednostronną czynnością prawną, więc reguły są ostrzejsze. Przy majątku wspólnym małżonków wypowiedzenie bez wymaganej zgody drugiego małżonka jest nieważne wprost, bez możliwości potwierdzenia (art. 37 § 4 KRO). Przy współwłasności ułamkowej stosuje się te same progi co przy zawarciu umowy, a więc większość udziałów albo zgodę wszystkich.

Czy współwłaściciele mogą podpisać umowę najmu elektronicznie?

Tak, przy zwykłej umowie najmu. Kodeks cywilny nie zastrzega dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności, a art. 660 KC przewiduje jedynie, że przy braku formy pisemnej umowa na dłużej niż rok jest traktowana jako zawarta na czas nieoznaczony. Wyjątkiem są najem okazjonalny i instytucjonalny, gdzie potrzebny jest papier albo podpis kwalifikowany.

Jak sprawdzić, kto jest właścicielem mieszkania?

Przez elektroniczną przeglądarkę ksiąg wieczystych Ministerstwa Sprawiedliwości, jeżeli znasz numer księgi. Dział II zawiera właścicieli i wielkość ich udziałów. Przy majątku wspólnym małżonków oboje są wpisani bez podania udziałów, co samo w sobie jest sygnałem, że potrzebne będą dwa podpisy.

Czy pełnomocnictwo od pozostałych współwłaścicieli wystarczy?

Tak, i przy większej liczbie współwłaścicieli jest to często najwygodniejsze rozwiązanie. Pełnomocnictwo do zawarcia zwykłej umowy najmu nie wymaga formy szczególnej, ale powinno jasno określać zakres umocowania. Kwestię formy takiego dokumentu omówiliśmy w tekście o tym, czy pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie.