Umowa wynajmu sprzętu: wzór dla wypożyczalni i firm, z kaucją i protokołem wydania

Istotą najmu jest oddanie rzeczy do używania za czynsz (art. 659 § 1 KC). Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju (art. 659 § 2 KC). Żeby umowa była użyteczna w sporze, opisz dodatkowo:

• Sprzęt z numerem seryjnym i wartością odtworzeniową. Zapis „zagęszczarka, 1 szt.” nie odróżni jej od innych egzemplarzy w magazynie.
• Okres najmu co do godziny i zasady przedłużenia. Gdy najemca po terminie używa rzeczy nadal za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości najem uważa się za przedłużony na czas nieoznaczony (art. 674 KC).
• Kaucję i to, co wolno z niej potrącić. Przy najmie sprzętu przepisy nie limitują kaucji, więc decyduje umowa.
• Miejsce używania i osoby uprawnione. Najemca może oddać rzecz osobie trzeciej, jeżeli umowa mu tego nie zabrania (art. 668 § 1 KC), więc zakaz trzeba wpisać wprost.
• Protokół wydania i zwrotu jako załączniki, podpisane tak samo jak umowa.

Kodeks rozdziela ciężary dość precyzyjnie. Wynajmujący wydaje sprzęt w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymuje go w takim stanie przez czas najmu (art. 662 § 1 KC). Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem obciążają najemcę (art. 662 § 2 KC). Najemca powinien niezwłocznie zawiadomić wynajmującego o potrzebie napraw, które obciążają wynajmującego (art. 666 § 2 KC).

Po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Granica między zużyciem a uszkodzeniem przy koparce, rusztowaniu czy agregacie bywa sporna, dlatego protokół zwrotu ze zdjęciami jest tak ważny.

Pilnuj terminu: roszczenia wynajmującego o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy (art. 677 KC). Wypożyczalnia, która odkrywa pęknięte ramię koparki przy przeglądzie po pół roku, musi jeszcze wykazać, że szkoda powstała u tego najemcy.

Jeżeli najemca używa sprzętu w sposób sprzeczny z umową i mimo upomnienia nie przestaje albo zaniedbuje go tak, że grozi mu uszkodzenie, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów (art. 667 § 2 KC). Przy zwłoce z czynszem za co najmniej dwa pełne okresy płatności także (art. 672 KC).

Przy najmie długoterminowym, na przykład laptopów dla zespołu albo wyposażenia kuchni restauracji, umowy często zawiera się na czas nieoznaczony. Jeżeli umowa nie przewiduje terminów wypowiedzenia, stosuje się terminy ustawowe z art. 673 § 2 KC:

Najem na czas oznaczony obie strony mogą wypowiedzieć tylko w wypadkach określonych w umowie (art. 673 § 3 KC). Jeśli chcesz mieć możliwość wcześniejszego zakończenia, wpisz ją w umowie. Wypowiedzenie umowy zawartej na piśmie albo elektronicznie wymaga formy dokumentowej (art. 77 § 2 KC), więc wystarczy e-mail albo dokument podpisany online.

Tak. Najem rzeczy ruchomej nie wymaga żadnej formy szczególnej. Forma pisemna dotyczy w Kodeksie cywilnym najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok (art. 660 KC), a nie sprzętu. Zwykły podpis elektroniczny jest więc w pełni skuteczny, a zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS sąd nie odmówi mu skutku prawnego tylko z powodu postaci elektronicznej.

Przy najmie maszyn o dużej wartości warto podnieść poziom identyfikacji. W podpiszmy włączasz kod SMS i weryfikację tożsamości ze zdjęciem dowodu i twarzy. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego. To wygodniejsze i bezpieczniejsze niż kserowanie dowodu osobistego klienta przy ladzie.

1. Zapisz wzór jako szablon w panelu. Przy każdym wynajmie uzupełniasz tylko dane klienta, sprzęt i daty, a potem zapisujesz PDF.
2. Dołącz protokół wydania ze zdjęciami do tego samego PDF, do 6 MB. Zdjęcia licznika motogodzin, poziomu paliwa i widocznych rys.
3. Dodaj klienta jako sygnatariusza. Dostaje link e-mailem i podpisuje na telefonie przy odbiorze sprzętu, bez zakładania konta. Przy firmie klienta podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji albo pełnomocnik.
4. Wydaj sprzęt po podpisie. Obie strony dostają PDF z Kartą Podpisów. Przy zwrocie tak samo podpisujecie protokół zwrotu. Osobny wzór znajdziesz przy protokole przekazania sprzętu.

Wypożyczalnia z własnym systemem rezerwacji może wysyłać umowy przez API i odbierać informację o podpisie przez webhooki. Szczegóły w dokumentacji API.