Umowa wypożyczenia sprzętu z podpisem online: najem, kaucja, wydanie i zwrot

Po zakończeniu najmu najemca ma zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 KC). Kodeks dodaje domniemanie, że rzecz wydano najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3 KC). Domniemanie można obalić, a najemca, który oddaje porysowaną koparkę, zawsze powie, że rysy były. Rozstrzyga protokół.

Co wpisać, żeby protokół działał:

• numer seryjny albo inwentarzowy, a przy maszynach stan licznika motogodzin,
• kompletność: akumulatory, ładowarki, osprzęt, pokrowce, klucze,
• stan paliwa lub baterii i to, w jakim stanie sprzęt ma wrócić,
• zdjęcia wklejone do PDF z opisem widocznych uszkodzeń,
• przy zwrocie: co odebrano, jakie szkody stwierdzono, czy najemca je uznaje.

Gdy najemca nie zgadza się z opisem szkody, może odrzucić protokół z uzasadnieniem. To też jest ślad: wiesz, co kwestionuje, i masz datę zgłoszenia. Wzór znajdziesz na stronie protokół szkody online.

Kaucja przy najmie sprzętu nie ma osobnej ustawy, więc wszystko zależy od umowy. Spory biorą się z tego, że umowa milczy. Zapisz w niej:

• wysokość kaucji i formę (gotówka, blokada na karcie, przelew),
• z czego wolno ją potrącić: szkody, braki w wyposażeniu, opóźnienie zwrotu, czyszczenie,
• jak ustala się wartość szkody, na przykład według cennika części dołączonego do regulaminu,
• termin zwrotu kaucji po oddaniu sprzętu.

Cennik szkód warto dołączyć do umowy w tym samym PDF, żeby najemca podpisał go razem z nią. Wtedy przy zwrocie nie negocjujesz ceny zagubionej ładowarki, tylko wskazujesz pozycję z cennika.

Przy tanim sprzęcie, na przykład wiertarce na jeden dzień, wystarczy e-mail i telefon. Przy minikoparce, kamerze filmowej albo zestawie oświetlenia scenicznego ryzyko jest inne: sprzęt może nie wrócić. Dla takich umów włącz w podpiszmy weryfikację tożsamości sygnatariusza. Najemca robi zdjęcie dowodu (przód i tył) oraz twarzy, a na komputerze kod QR przenosi go na telefon. Gdy wszyscy sygnatariusze przejdą silną identyfikację, dokument dostaje poziom podpisu zaawansowanego.

To rozwiązanie jest też łagodniejsze dla danych niż kserowanie dowodów do segregatora. Zasady weryfikacji opisujemy na stronie weryfikacja tożsamości podpisującego. Jeśli przy firmach budowlanych sprzęt odbiera kierowca, poproś o upoważnienie od firmy, a protokół wydania niech podpisze kierowca.

Tu wypożyczalnie sprzętu różnią się od wypożyczalni samochodów. Ustawa o prawach konsumenta wyłącza prawo odstąpienia między innymi dla usług w zakresie najmu samochodów oraz usług związanych z wypoczynkiem i wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia (art. 38 ust. 1 pkt 12). Najem betoniarki czy odkurzacza piorącego w tym katalogu nie jest. Przy sprzęcie eventowym albo sportowym na konkretny weekend można próbować powołać się na to wyłączenie, ale jego zakres jest dyskusyjny.

Bezpieczne założenie: jeśli konsument zawiera umowę najmu sprzętu na odległość, przysługuje mu 14 dni na odstąpienie (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Gdy prosi o wydanie sprzętu przed upływem tego terminu, zapisz jego żądanie w umowie. Przy odstąpieniu płaci wtedy proporcjonalnie za okres, w którym korzystał (art. 35). Umowa podpisana przy ladzie, w lokalu wypożyczalni, nie jest umową na odległość. Wypożyczalnię samochodów opisujemy osobno na stronie umowa najmu samochodu dla wypożyczalni.

1. Szablon umowy z regulaminem i cennikiem szkód: jeden PDF, najemca podpisuje go po rezerwacji.
2. Protokół wydania przy ladzie: pracownik wysyła link, najemca podpisuje na własnym telefonie po obejrzeniu sprzętu.
3. Masowa wysyłka: nowy regulamin sezonu albo zasady BHP dla sprzętu budowlanego wysyłasz naraz do stałych klientów, każdy podpisuje własny egzemplarz.
4. Przypomnienia: jeśli najemca nie podpisał umowy przed odbiorem, przypomnienie wychodzi samo.
5. API: jeśli rezerwacje prowadzi system wypożyczalni, umowa może wychodzić do podpisu przez API zaraz po płatności.

Czego nie podpiszesz naszym podpisem: umowy najmu lokalu lub placu na ponad rok, gdy zależy Ci na formie pisemnej, zabezpieczeń wymagających formy szczególnej (na przykład poręczenia, które kodeks wymaga na piśmie pod rygorem nieważności) ani weksla. Nie oferujemy podpisu kwalifikowanego.