Umowa ramowa wzór: współpraca, sprzedaż i dostawy na zamówienia wykonawcze
Przygotowaliśmy wzór umowy ramowej, która ustala stałe warunki współpracy, a konkretne ilości, ceny i terminy zostawia zamówieniom wykonawczym. Pokazujemy, jak ułożyć obieg: ramówka, zamówienie, potwierdzenie, aneks.
Umowę ramową podpisujesz raz, a każde zamówienie wykonawcze możesz potem wysyłać do akceptacji jako osobny PDF.
1. Wgraj
2. Dodaj strony
3. Wyślij
Zacznij: wgraj dokument po założeniu konta
Plik PDF · do 6 MB · 30 sekund, bez karty
Bez karty płatniczej. Darmowe demo: 3 dokumenty na próbę.
nienazwana
kodeks nie opisuje umowy ramowej, strony ustalają jej treść
bez formy
brak wymogu formy szczególnej, podpis online wystarcza
przed zawarciem
OWU wiążą, gdy doręczono je przed umową (art. 384 KC)
ta sama forma
aneks w formie przewidzianej dla umowy (art. 77 § 1 KC)
Krótka odpowiedź: umowa ramowa nie jest uregulowana w Kodeksie cywilnym i nie wymaga formy szczególnej, więc możesz ją podpisać online zwykłym albo zaawansowanym podpisem elektronicznym. Najważniejsze w niej jest to, jak powstaje zamówienie wykonawcze: kto je składa, w jakiej formie, w jakim terminie jest potwierdzane i co się dzieje przy braku odpowiedzi.
Umowa ramowa działa jak konstytucja współpracy. Raz ustala ceny albo cennik, rabaty, warunki płatności, odpowiedzialność, reklamacje, poufność i czas trwania. Zamówienia wykonawcze dopowiadają tylko to, co zmienne: ilość, termin, miejsce dostawy, konkretną usługę. Dzięki temu nie negocjujesz umowy przy każdej partii towaru ani przy każdym zleceniu.
Poniżej znajdziesz wzór umowy ramowej o współpracy w wersji dla sprzedaży i dostaw, zasady łączenia jej z ogólnymi warunkami i zamówieniami, przykład z praktyki oraz błędy, przez które ramówka nic nie reguluje.
Wzór umowy ramowej o współpracy (do skopiowania i pobrania w PDF)
Wzór nadaje się jako umowa ramowa sprzedaży towarów albo umowa ramowa dostawy, a po zmianie § 1 także jako ramówka usług (serwis, druk, transport, prace montażowe). Gdy dostawca wytwarza towar i dostarcza go partiami według harmonogramu, a nie na zamówienia, lepsza będzie umowa dostawy ze stałym harmonogramem.
UMOWA RAMOWA O WSPÓŁPRACY
zawarta w dniu [data] w [miejscowość] pomiędzy:
[nazwa firmy], NIP [NIP], z siedzibą w [adres], reprezentowaną przez [imię i nazwisko, funkcja], zwaną dalej Wykonawcą,
a
[nazwa firmy], NIP [NIP], z siedzibą w [adres], reprezentowaną przez [imię i nazwisko, funkcja], zwaną dalej Zamawiającym.
- § 1. Przedmiot. Umowa określa ogólne warunki, na jakich Wykonawca będzie [sprzedawał i dostarczał Zamawiającemu towary albo świadczył usługi] wymienione w Załączniku nr 1, na podstawie zamówień wykonawczych (dalej Zamówienia). Umowa nie zobowiązuje Zamawiającego do złożenia określonej liczby Zamówień, [z zastrzeżeniem § 7].
- § 2. Zamówienia. Zamówienie składa osoba wskazana w Załączniku nr 2, [e-mailem na adres [adres] albo przez przesłanie PDF do podpisu elektronicznego]. Zamówienie określa: przedmiot i ilość, cenę lub odesłanie do cennika, termin i miejsce realizacji, osobę do kontaktu.
- § 3. Potwierdzenie. Wykonawca potwierdza albo odrzuca Zamówienie w formie dokumentowej w terminie [liczba] dni roboczych. Brak odpowiedzi w tym terminie [oznacza przyjęcie Zamówienia albo oznacza jego odrzucenie]. Z chwilą potwierdzenia dochodzi do zawarcia umowy wykonawczej na warunkach Zamówienia i niniejszej umowy.
- § 4. Ceny. Ceny określa cennik stanowiący Załącznik nr 3. Wykonawca może zmienić cennik raz na [liczba] miesięcy, zawiadamiając Zamawiającego z wyprzedzeniem [liczba] dni. Zmiana nie dotyczy Zamówień potwierdzonych przed jej wejściem w życie.
- § 5. Realizacja i odbiór. Realizację Zamówienia potwierdza [dokument WZ, protokół odbioru albo potwierdzenie odbioru dostawy] podpisany przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego.
- § 6. Płatność. Zamawiający zapłaci za każde Zamówienie w terminie [liczba] dni od doręczenia faktury. W razie opóźnienia Wykonawca może wstrzymać realizację kolejnych Zamówień.
- § 7. Prognozy i minimalne zamówienia. [Opcjonalnie:] Zamawiający przekazuje kwartalną prognozę zamówień. Prognoza nie jest wiążąca, [z wyjątkiem pierwszego miesiąca, który Zamawiający zobowiązuje się zamówić w co najmniej [procent] prognozowanej ilości].
- § 8. Reklamacje i odpowiedzialność. Wady zgłasza się w terminie [liczba] dni od odbioru, z opisem i zdjęciami. Odpowiedzialność każdej ze stron za szkody wynikłe z umowy ogranicza się do [wartości danego Zamówienia albo kwoty [kwota] netto], z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie.
- § 9. Pierwszeństwo dokumentów. W razie sprzeczności obowiązuje kolejno: potwierdzone Zamówienie w zakresie ilości, terminu i miejsca, niniejsza umowa, załączniki. Ogólne warunki handlowe stron nie mają zastosowania, chyba że strony wyraźnie je przywołają w aneksie.
- § 10. Czas trwania. Umowa zostaje zawarta na czas [nieoznaczony albo oznaczony do dnia [data]]. Może zostać wypowiedziana z zachowaniem [liczba] miesięcy okresu wypowiedzenia. Zamówienia potwierdzone przed rozwiązaniem umowy realizuje się na jej warunkach.
- § 11. Poufność. Strony zachowują w poufności ceny i warunki handlowe w czasie trwania umowy i przez [liczba] lat po jej rozwiązaniu.
- § 12. Postanowienia końcowe. Zmiany umowy wymagają formy dokumentowej w postaci aneksu podpisanego przez obie strony. Strony zawierają umowę w postaci elektronicznej i podpisują ją podpisem elektronicznym. Załączniki: nr 1 zakres towarów lub usług, nr 2 osoby upoważnione do składania i potwierdzania Zamówień, nr 3 cennik.
............................................
Wykonawca: [imię i nazwisko, funkcja]
............................................
Zamawiający: [imię i nazwisko, funkcja]
Nie usuwaj § 3: bez reguły o potwierdzeniu nie wiadomo, kiedy zamówienie wiąże, a spory o niezrealizowane zamówienia są najczęstsze w ramówkach. Załącznik nr 2 aktualizuj, gdy zmieniają się osoby po stronie klienta, bo zamówienie od osoby spoza listy łatwo zakwestionować. Wybierz jedną wersję § 3 (milczenie jako przyjęcie albo odrzucenie) i usuń drugą.
Uzupełniony dokument zapisz jako PDF i wyślij do podpisu. Druga strona podpisze z telefonu, bez zakładania konta.
Wyślij umowę ramową do podpisuCo musi zawierać umowa ramowa o współpracy
Kompletna umowa ramowa ma dwie warstwy: stałe warunki współpracy i mechanizm zawierania pojedynczych umów. Wzór umowy ramowej powinien obejmować:
- Zakres towarów lub usług w załączniku, z możliwością rozszerzenia aneksem.
- Tryb zamówień. Kto zamawia, jakim kanałem, co musi być w zamówieniu, w jakim terminie druga strona potwierdza.
- Ceny. Stały cennik albo zasada wyceny (np. cena z oferty z danego tygodnia), tryb zmiany cennika.
- Odbiór i reklamacje. Jaki dokument potwierdza wykonanie i w jakim terminie zgłasza się wady.
- Płatności, limit odpowiedzialności, poufność.
- Pierwszeństwo dokumentów. Co wygrywa przy sprzeczności umowy, zamówienia, cennika i OWU.
- Czas trwania i wypowiedzenie oraz los zamówień potwierdzonych przed rozwiązaniem.
Umowa ramowa o współpracy przy usługach (np. stały podwykonawca, drukarnia, serwis) wymaga dodatkowo opisu, jak ustala się zakres zlecenia i jak się go odbiera. Dla jednorazowego zlecenia wystarczy zwykła umowa o świadczenie usług, a dla współpracy bez zamówień, np. wspólnej kampanii, umowa o współpracy.
Umowa ramowa, zamówienia wykonawcze, OWU i aneksy: jak to się łączy
W ramówce pracujesz na kilku dokumentach naraz. Każdy ma inną rolę i inny sposób podpisu:
| Dokument | Co ustala | Jak podpisać |
|---|---|---|
| Umowa ramowa | stałe warunki współpracy | podpis obu stron, raz |
| Zamówienie wykonawcze | ilość, termin, miejsce | podpis zamawiającego, potwierdzenie wykonawcy |
| OWU albo cennik | warunki standardowe | załącznik do ramówki albo doręczenie przed zawarciem |
| Aneks | zmiana stałych warunków | podpis obu stron |
Ogólne warunki wiążą drugą stronę, jeśli zostały jej doręczone przed zawarciem umowy, a przy wzorcu w postaci elektronicznej trzeba go udostępnić tak, by można go było przechowywać i odtwarzać (art. 384 § 1 i § 4 KC). Najprościej dołączyć OWU jako kolejne strony PDF umowy ramowej. Zmiana umowy wymaga formy, jaką strony przewidziały dla jej zawarcia (art. 77 § 1 KC), więc jeśli we wzorze zastrzegasz formę dokumentową dla zmian, zmiana w rozmowie telefonicznej nie wystarczy.
Potwierdzenie zamówienia z drobnymi zmianami
Między przedsiębiorcami działa reguła potwierdzenia kupieckiego: gdy jedna strona niezwłocznie potwierdzi umowę w dokumencie z drobnymi uzupełnieniami, które nie zmieniają istotnie treści, wiąże wersja z potwierdzenia, chyba że druga strona niezwłocznie się sprzeciwi (art. 77(1) § 2 KC). Dlatego potwierdzenie zamówienia warto czytać, a nie tylko archiwizować.
Moc prawna: czy umowę ramową można podpisać online
Tak. Ani umowa ramowa, ani typowe umowy wykonawcze (sprzedaż, usługi, dostawa) nie wymagają formy szczególnej między przedsiębiorcami. Zwykły albo zaawansowany podpis elektroniczny wystarcza do zawarcia ramówki, a podpisana wersja z Kartą Podpisów jest dowodem ustaleń. Przy umowie dostawy kodeks przewiduje stwierdzenie pismem, ale skutki niezachowania formy dla celów dowodowych nie dotyczą umów między przedsiębiorcami (art. 74 § 4 KC).
Formy pisemnej, czyli podpisu odręcznego albo kwalifikowanego, wymagają natomiast zabezpieczenia doklejane do ramówki: poręczenie wspólnika za długi zamawiającego czy licencja na znak towarowy. Takie dokumenty podpisuje się osobno, poza podpiszmy. Różnice form opisujemy na stronie forma elektroniczna a pisemna.
Jak podpisać umowę ramową i zamówienia w podpiszmy
- Podpisz ramówkę raz. Wgraj PDF z załącznikami (zakres, lista osób upoważnionych, cennik, OWU), dodaj reprezentantów obu firm i ustal kolejność.
- Zapisz zamówienie jako szablon. Każde kolejne zamówienie to krótki PDF z numerem umowy ramowej, ilością i terminem.
- Wysyłaj zamówienia do akceptacji. Sygnatariuszem jest osoba z Załącznika nr 2. Może podpisać albo odrzucić z uzasadnieniem, a Ty dostajesz odpowiedź w panelu.
- Aneksy przez ten sam obieg. Zmiana cennika albo rozszerzenie zakresu podpisywane przez obie strony, z Kartą Podpisów przy każdej wersji.
Jeśli masz własny system zamówień, API i webhooki pozwalają wysyłać zamówienie do podpisu i zapisywać wynik bez ręcznego przeklejania.
Umowa ramowa: przykład z praktyki i typowe błędy
Drukarnia miała z siecią sklepów umowę ramową sprzedaży ulotek. Zamówienia przychodziły mailem od różnych kierowników, a umowa nie mówiła, kto może zamawiać. Po zmianie dyrektora sieć odmówiła zapłaty za dwa nakłady, twierdząc, że zamówiła je osoba bez upoważnienia. Najczęstsze błędy:
- Brak listy osób upoważnionych do zamówień.
- Brak skutku milczenia. Wykonawca nie odpowiada, zamawiający czeka, a potem obie strony mają inną wersję zdarzeń.
- Ramówka bez zakresu, która w praktyce jest tylko listem intencyjnym. Jeśli dopiero sondujecie współpracę, właściwszy będzie list intencyjny.
- Starcie OWU obu stron. Brak zapisu o pierwszeństwie dokumentów.
- Zmiana cen mailem, mimo że umowa wymaga aneksu.
Jak podpiszmy pomaga przy umowie ramowej
Dla firm, które raz ustalają warunki, a potem przez lata realizują zamówienia.
Ramówka z załącznikami w jednym PDF
Umowa, cennik, OWU i lista osób upoważnionych chronione jednym skrótem SHA-256.
Szablon zamówienia wykonawczego
Kolejne zamówienia wysyłasz z panelu, bez ponownego wgrywania wzoru.
Odrzucenie z uzasadnieniem
Druga strona może odrzucić zamówienie i napisać dlaczego, a odpowiedź trafia do Ciebie.
Aneksy z pełną historią
Każda wersja warunków ma własną Kartę Podpisów z datą i osobami, które ją zaakceptowały.
Zespół w planie Team
Handlowcy i zakupowcy widzą wspólne dokumenty firmy.
Umowa ramowa online w czterech krokach
Od podpisania warunków do pierwszego zamówienia.
Przeciągnij PDF
Uzupełnij wzór
Zakres, tryb zamówień, cennik, pierwszeństwo dokumentów i czas trwania.
Wgraj PDF z załącznikami
Cennik, OWU i lista osób upoważnionych jako kolejne strony.
Złóż podpis · rysowany
PodpisanoPodpiszcie ramówkę
Reprezentanci obu firm, w ustalonej kolejności.
Wysyłaj zamówienia
Każde jako krótki PDF do akceptacji przez osobę upoważnioną.
Kto podpisuje umowę ramową online
Hurtownia i stały odbiorca
Umowa ramowa sprzedaży z cennikiem i cotygodniowymi zamówieniami.
Producent i zakład z łańcucha dostaw
Umowa ramowa dostawy komponentów z prognozą i zamówieniami miesięcznymi.
Firma usługowa i klient korporacyjny
Ramówka serwisu, druku albo sprzątania z odrębnymi zleceniami na każdą lokalizację.
Umowa ramowa: pytania i odpowiedzi
Czym umowa ramowa różni się od zwykłej umowy?
Czy umowa ramowa zobowiązuje do zamawiania?
Czy zamówienie wykonawcze też trzeba podpisać?
Jak zmienić umowę ramową?
Powiązane wzory i poradniki
Podpisz umowę ramową raz, zamówienia wysyłaj z panelu
Wgraj ramówkę z załącznikami, dodaj reprezentantów obu firm i odbierz PDF z Kartą Podpisów.
Wyślij umowę ramową do podpisu