Zamówienie wzór: zamówienie towaru, potwierdzenie zamówienia i podpis online

Żeby zamówienie było ofertą, a nie pytaniem o cenę, musi określać istotne postanowienia umowy. Przy zamówieniu towaru to:

1. strony, z danymi do faktury i osobą kontaktową;
2. dokładne oznaczenie towaru lub usługi (kod, parametry, wersja);
3. ilość i jednostka;
4. cena jednostkowa i łączna, netto i brutto;
5. termin i miejsce dostawy lub wykonania;
6. warunki płatności.

Warto dodać termin, w którym zamówienie wiąże. Bez niego oferta złożona na piśmie lub mailem przestaje wiązać po czasie, w którym zamawiający mógł w zwykłym toku otrzymać odpowiedź (art. 66 § 2 KC), co przy dostawach bywa sporne.

Umowę poczytuje się w razie wątpliwości za zawartą w chwili, gdy składający ofertę otrzymał oświadczenie o jej przyjęciu (art. 70 § 1 KC). Potwierdzenie zamówienia jest więc momentem, od którego dostawca musi dostarczyć, a kupujący odebrać i zapłacić.

Co jeśli potwierdzenie zmienia warunki? Przyjęcie z zastrzeżeniem zmian jest co do zasady nową ofertą (art. 68 KC). Między przedsiębiorcami działa jednak wyjątek z art. 68(1) KC: odpowiedź z nieistotnymi zmianami lub uzupełnieniami poczytuje się za przyjęcie, a umowa obejmuje te zmiany. Wyjątek nie działa, gdy zamówienie zastrzega przyjęcie tylko bez zastrzeżeń, gdy zamawiający niezwłocznie się sprzeciwi albo gdy dostawca uzależnił przyjęcie od zgody na zmiany. Dlatego we wzorze jest zdanie o zastrzeżeniach.

W stałych relacjach handlowych milczenie też ma znaczenie: przedsiębiorca, który w ramach swojej działalności otrzymał ofertę od stałego kontrahenta i nie odpowiedział niezwłocznie, przyjmuje ją (art. 68(2) KC). Jeśli nie możesz zrealizować zamówienia od stałego klienta, odpowiedz od razu.

Oświadczenie woli można wyrazić przez każde zachowanie, które dostatecznie je ujawnia, także w postaci elektronicznej (art. 60 KC). Sprzedaż towarów i większość usług między firmami nie wymaga formy szczególnej, więc zamówienie przez internet, mailem czy podpisem elektronicznym jest skuteczne. Podpisany PDF z Kartą Podpisów daje przy tym mocniejszy dowód niż zamówienie z formularza na stronie: wiadomo, kto zamówił, kiedy i jakiej dokładnie treści, bo skrót SHA-256 wykrywa każdą późniejszą zmianę pliku.

Wyjątki to rzeczy, które wymagają formy szczególnej z mocy ustawy, na przykład sprzedaż nieruchomości (akt notarialny). Zamówienie przez internet złożone przez konsumenta daje mu co do zasady 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta), a zwrot towaru rządzi się przepisami tej ustawy. Ten wzór jest przeznaczony dla zamówień między firmami.

Wgraj zamówienie jako PDF, dodaj osobę uprawnioną po stronie kupującego jako pierwszego sygnatariusza, a przedstawiciela dostawcy jako drugiego (kolejność podpisywania). Dostawca dostaje link, czyta zamówienie i podpisuje potwierdzenie albo odrzuca je z uzasadnieniem, na przykład „termin możliwy dopiero od [data]”. Uzasadnienie trafia do Ciebie, a Ty wysyłasz poprawione zamówienie. Po podpisaniu obie strony mają ten sam plik z Kartą Podpisów.

Przy powtarzalnych zamówieniach zapisz formularz jako szablon. Jeśli dostawa kończy się odbiorem ilościowym, dołącz potem protokół zdawczo-odbiorczy, a przy stałej współpracy rozważ ramową umowę sprzedaży, zobacz podpis elektroniczny umowy sprzedaży.

• Zamówienie bez ceny („wg cennika”) przy cenniku, który się zmienia. Wpisz cenę albo datę cennika.
• Podpis osoby bez umocowania. Duże zamówienia powinien składać ktoś uprawniony do reprezentacji albo z pełnomocnictwem.
• Potwierdzenie mailem „OK” bez odniesienia do numeru zamówienia. Przy kilku równoległych zamówieniach nie wiadomo, co potwierdzono.
• Ogólne warunki dostawcy doklejone do potwierdzenia. Sprawdź, czy nie zmieniają istotnie Twojego zamówienia; wtedy to nowa oferta, a nie przyjęcie.